Автоматизация документооборота и бизнес процессов

Сегодня российский рынок  наводнен программами разных разработчиков, предназначенных для автоматизации  документооборота. Несмотря на то, что  их стоимость невысока, ошибка в  выборе в лучшем случае грозит бесполезно потраченным временем. Однако могут  возникнуть и более серьезные  проблемы, например, если в неудачной  системе сгинула заявка на платеж или «зависла» работа по согласованию жизненно важного контракта.

«Е1 Евфрат» ― комплексное программное решение, позволяющее автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Наличие в «Е1 Евфрат» гибкого инструментария настройки позволяет осуществлять внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Программа электронного документооборота «Е1 Евфрат» предназначена для решения различных задач по автоматизации работы с документами: электронный документооборот предприятия, автоматизация различных деловых процессов и организация делопроизводства. Внедрение системы обеспечивает работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Архитектура программы электронного документооборота «Е1 Евфрат» поддерживает полноценную работу с документами в территориально-распределенных структурах со сложной схемой информационных потоков, при этом обеспечивая полную информационную безопасность. Среди организаций, которые выбрали программное решение Е1 Евфрат для построения системы электронного документооборота, соответствующей стандартам в области СЭД, — федеральные и региональные органы законодательной и исполнительной власти, а также другие государственные организации и коммерческие структуры.

Автоматизация документооборота и бизнес процессов

Система «Е1 Евфрат» позволяет автоматизировать бизнес организации в таких процессах как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками и многоe другое. Автоматизация бизнеса обеспечивается за счет применения в системе свободных и жестких маршрутов (workflow) движения документов. Маршруты создаются и редактируются в удобном графическом редакторе.

Возможности

В рамках работы по документу  возможно создание любого количества поручений, согласований и ознакомления. При формулировании нескольких задач  по документу создается маршрут (бизнес-процесс) прохождения документа  по организации. Маршрут может быть последовательным (когда перемещение  документа к следующему сотруднику происходит после завершения работы предыдущим сотрудником) и параллельным (когда в рамках документа существуют одновременно несколько самостоятельных  потоков работ). При этом возможно построение иерархической цепочки  выполнения поручения. Например, руководитель подразделения, назначенный ответственным  исполнителем задания, может создать  подпоручение своему подчиненному с обеспечением контроля хода исполнения этого подпоручения. Допускается построение циклических маршрутов, а также использование периодических заданий.

Для построения типовых маршрутов  используется графический «Дизайнер  маршрутов», а с помощью пунктов  меню на панели инструментов документа  можно построить нестандартный  маршрут работ по документу.

Задачи могут быть выданы как на конкретного пользователя (роль, должность), так и на группу с определяемыми правилами разбора  заданий внутри группы.

• Графический редактор маршрутов движения документов.
• Автоматизация 95% типовых бизнес-процессов любой организации.
• Создание циклических маршрутов и назначение периодических заданий.
• Поддержка исключений в маршрутах.
• Отслеживание этапов движения документов.
• Возможность оперативного редактирования маршрутов.

Преимущества 

• Автоматизируйте деятельность организации без изменения регламентов бизнес-процессов.
• Создавайте сложные маршруты движения документов с учетом всех возможных ситуаций.
• Контролируйте все этапы хода бизнес-процессов.
• Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
• Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием мобильных устройств даже находясь вне офиса.

Пример использования. 

В компанию ежедневно поступают около 3 тыс. почтовых сообщений, 1 тыс. факсов и 1 тыс. электронных писем, которые требуют оперативной обработки. Для компании была разработана автоматизированная система, состоящая из трех основных блоков.

Первый блок, «Специализированный  документооборот», обеспечивает работу с входящими (потоковое сканирование, внедрение технических штрих-кодов), исходящими (специальный контроль) и внутренними документами компании, а также электронным архивом (на момент внедрения содержал более 4 млн. документов). В рамках этого блока осуществляются ввод, регистрация и рассылка документов по исполнителям, контроль сроков исполнения, оперативный поиск, работа внутренней службы.

Блок «ПАТАДМИН» обеспечивает поддержку основной производственной деятельности компании: ведение картотеки  клиентов, ведение картотеки объектов промышленной собственности, формирование исходящих документов, выставление  счетов контрагентам. Блок автоматизировал  основные операции деятельности и специфические  для патентной конторы функции.

Третий блок специализированного  бухгалтерского учета («ОПЕРБУХ») автоматизирует ведение расчетов с клиентами, формирование аналитической отчетности, взаимодействие с бухгалтерской учетной системой. Блок поддерживает различные формы  оплаты по банковскому переводу и по чеку с механизмом инкассации, реализует систему напоминаний об оплате счетов.

Электронный документооборот

Система «Е1 Евфрат» позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса.

На все типы документов в «Е1 Евфрат - электронный документооборот» формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе «Е1 Евфрат - электронный документооборот» присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• договоры;
• служебная записки.

Поля РКК могут заполняться  как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации.

Возможности

«Е1 Евфрат - электронный документооборот» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет  право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее  значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация  РКК потоков или создание новых  типов потоков.

В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких  организаций в «Е1 Евфрат - электронный документооборот» реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

• Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ.
• Поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов.
• Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки).
• Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
• Предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска).
• Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов).
• Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов).
• Обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
• Автоматическая генерация номера и даты документа.
• Использование словарей, справочников и классификаторов при заполнении РКК.
• Контроль заполнения полей РКК.
• Проверка новых документов на дублирование по заданным реквизитам РКК.
• Работа с проектами документов.
• Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (Drag&Recog, автопроцессинг, автоимпорт).
• Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
• Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Преимущества 

• Забудьте о потерянных документах.
• Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз.
• Создайте для сотрудников единое информационное пространство.
• Отслеживайте ход исполнения поручений.
• Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в вашей компании правилами.
• Сократите время на регистрацию документов.

 
Эффект от внедрения электронного документооборота.

Документооборот компании среднего масштаба представляет собой регистрацию  входящей корреспонденции, различного рода согласования, сопровождение процесса подписания договоров, взаимодействие с клиентами, оплату счетов и т.п. Обычно управление всеми эти процессами осуществляет секретарь, используя  для учёта документов множество excel-файлов, менеджеры по продажам также  пользуются этим нехитрым инструментом. В редких случаях используется дешевые  низкопроизводительные системы, которые время от времени «падают», теряя важные данные (согласитесь, знакомая ситуация).

Все перечисленные действия можно автоматизировать, исключить  рутинные операции из обязанностей работника. Что владелец бизнеса получает взамен? Избавление от проволочек и ошибок, повышение скорости и точности работы с данными, концентрацию на ключевых моментах бизнеса.

Для торговой организации, обрабатывающей 1 000 заказов в месяц, получим следующие  цифры:

если на ручную обработку  заказа тратится 30 минут, то при использовании  «Е1 Евфрат» — 5 минут; при условии что стоимость часа работы сотрудника составляет 180 рублей, то экономия на заработной плате сотрудников составит:

Делопроизводство  на предприятии

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью  обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В системе  «Е1 Евфрат» реализованы механизмы  поддержки делопроизводства, соответствующие  стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация документооборота на предприятии заключается в  разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.