История развития документа начиная с 1917 года по настоящее время

До 60-х гг. XIXв. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми записями.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при оформлении дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.14

2.2. Особенности письменного документа на современном этапе

Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Названные в определениях признаки документа предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.15

Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных, поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. 16

Некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
• Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ.
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документов. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

В настоящее время электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

• документирование;
• организация работы с документами.

С конца 90-х годов появляются системы электронного документооборота которые реализуют гораздо большие функциональные возможности по сравнению с предшествующими, например, они помимо работы с учетными карточками умеют работать и с полными текстами документов, имеют настраиваемый интерфейс, мощные средства поиска и целый ряд других сервисных возможностей. Кроме того, они предназначены для применения широким кругом сотрудников любых подразделений организации, которые выполняют функции делопроизводства.

Далее появились системы электронного делопроизводства (СЭД). Системами электронного делопроизводства стали называть такие системы обработки информации, которые автоматизировали учетно-регистрационные и контрольные функции по работе с документами.

На современном этапе - происходит интеграция технологий и систем. Системы электронного документооборота постоянно интегрируются со всеми технологиями, которые используются, либо могут использоваться для работы с документами, например: документ, подготовленный в MS Word, может быть подписан электронной цифровой подписью, затем автоматизированным образом зарегистрирован в системе электронного делопроизводства, затем выслан адресатам по электронной почте, помещен в электронный архив и т.д.17

Таким образом, важнейшей тенденцией развития систем электронного документооборота является интеграция со всеми технологиями, применяемыми в работе с документами.

Среди технологий, используемых в документационном обеспечении, особое значение на современном этапе приобретает технология электронных цифровых подписей. Именно эта технология обеспечивает техническое и юридическое основание для перехода на безбумажные технологии и создание полномасштабных систем электронного документооборота.

Технологии электронной цифровой подписи - ключевые технологии, обеспечивающие переход к безбумажному документообороту Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Превращение систем электронного документооборота в многофункциональные корпоративные системы - это вторая тенденция развития систем электронного документооборота, которую нужно отметить.

Делопроизводство, основанное на использовании бумажных документов, складывалось веками и глубоко вошло в привычку деятельности людей. Соответственно никаких изменений сложившегося порядка делопроизводства при внедрении даже самых современных технологий в одночасье произойти не может. Кроме того, надо учитывать и большее удобство для человека восприятия печатных форм документов по сравнению с чтением документа с экрана компьютера. Это обстоятельство предопределяет использование печатных документов и в перспективе.18

Таким образом, характерная особенность современного этапа использования систем электронного делопроизводства - длительное сосуществование бумажного и электронного документооборота с тенденциями постепенного увеличения роли безбумажных технологий. Важно отметить также влияние, которое оказывает СЭД на функционирование бумажного документооборота. Внедрение СЭД модифицирует и упорядочивает бумажный документооборот: даже если документы используются в бумажном виде, то готовятся они изначально в электронном виде, контроль за движением, печать и управление бумажным документооборотом осуществляется с помощью компьютерных систем. Таким образом, при сосуществовании бумажного и электронного документооборота, электронные технологии и системы электронного документооборота играют все более ведущую роль.

В заключение следует подчеркнуть, что предприятия должны научиться эффективно работать в условиях сосуществования «бумажного» и «безбумажного» документооборота.

Некоторые преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным:

• случаи потерь документов практически отсутствуют;
• усиливается контроль за исполнением распорядительных и прочих документов;
• увеличивается скорость движения, поиска, согласования документов в организации, повышается информированность сотрудников и руководства;
• сокращаются непроизводительные траты времени и средств (на поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.);
• существенно сокращаются затраты на организацию и хранение рабочих бумажных архивов и на ведение делопроизводства (людские ресурсы, помещения, стеллажи, шкафы, папки), приобретение расходных материалов;
• сохраняются леса и улучшается общая экология (в т.ч. помещений).

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.19

Заключение

Итак, в курсовой работе  исследованы изобретение письменности и история появления документов; показана эволюция документа в его историческом развитии; рассмотрена сущность документа и его роль в жизни человека и общества, представлено современное определение документа.

Цель курсовой работы - изучение возникновения письменности и эволюции документа в его историческом развитии – достигнута.

Документ является тем материальным объектом, который несет в себе информацию, обрабатываемую, создаваемую и переносимую в глобальном информационном пространстве.

Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации.

Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства (имеется в виду глобализация всех общественных отношений). В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Наконец, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками мирового информационного пространства.

В таких условиях необходимо на международном уровне обеспечить организационное взаимодействие государств, скоординировать формы и методы их деятельности посредством документированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включающие использование электронного документооборота и электронной подписи, решен вопрос о сочетании электронного и бумажного документа.

Библиографический список

1. Александрова А.Я. Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов, НГТУ им. Р.Е. Алексеева. 2009.- 139 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез. 2010. С. 541.
3. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Ростов-на-Дону. - 2008. - 473 с.
4. Быкова Т.А., Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. Делопроизводство: Учебник для вузов. – М.: МЦФЭР. 2008. С. 54-57.
5. Галахов В.В Делопроизводство. М.: Проспект. 2007. С. 217.
6. Данилевский И. Н. Источниковедение. - М.: Наука. 2011. 236 с.
7. История русской письменности.  http://ruslit.ioso.ru/kir_meph.htm.
8. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука. 2008. 287 с.
9. Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник. М., 2009. – 592 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). - М.:ООО Журнал «Управление персоналом». 4-е изд. 2008.- 408 с.
11. Лопатина Т. Национальные особенности электронного документооборота. Бухгалтерия и банки. - 2009. - № 4. - 59 с.
12. Маркова А.Н. Култорология. История мировой культуры. - М.: ЮНИТИ. - 2011. - 238 с.
13. Маслов Ю.С. Введение в языкознание. - М.: Просвещение. - 2008.  - 340 с.
14. Орлов А.С., Георгиев В.А., Гиоргиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России с древнейших времен до н.э. Учебное пособие. - М. «Проспект». - 2010. - 190 с.
15. Павленко Н.А. История письма / Н.А. Павленко. Мн.: Высшая школа. - 2009. - 413 с. 
16. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ. - 2005. - 308 с.
17. Скворцова Е.М. Теория и история культуры, учебник для вузов. - М.: Юнити. - 2008. - 406 с.
18. Фридрих И. История письма. М.: Наука. - 2008. - 275 с.
19. Чирко Т.М. Лекции по языкознанию. - М.: Арт- Пресс. - 2009. - 358 с.