Финансовый контроль – метод управления финансами

    

Ревизия ассигнований и исполнения сметы расходов проводится с ведома руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия. Она включает в себя проверку обоснованности расчетов сметных назначений, исполнения смет и основных производственных показателей, использования средств по целевому назначению, обеспечения рационального использования средств, соблюдения финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета, и составление отчетности.

Проведению проверки должна предшествовать тщательная подготовка, изучение имеющихся плановых, отчетных данных и материалов, характеризующих исполнение сметы.

На основе изучения перечисленных данных разрабатывается программа ревизии, в которой определяется: за какой период проводится проверка, основные вопросы на  которые следует сосредоточить внимание. 

Перед тем как приступить к ревизии руководитель ревизионной бригады предъявляет полномочия главному бухгалтеру. После чего ревизор, выделенный для ревизии кассы, немедленно приступает к проверке наличия денежных средств и бланков строгой отчетности. Одновременно с ревизией кассы необходимо организовать инвентаризационную комиссию для проверки наличия основных средств, малоценных быстроизнашивающихся средств, материалов у материально- ответственных лиц[4].

Проверка наличия денежных средств в кассе производится в присутствии кассира и главного бухгалтера. При выявлении недостачи или излишек ревизор должен получить от кассира объяснения о причинах их возникновения.

Результаты ревизии кассы оформляются отдельно (промежуточным) актом, в котором указываются фактические остатки наличных денег и их остатки по данным учета на момент проверки, а также излишки или недостачи.

 

 

 

Подготовка к проведению ревизии

 

Планирование ревизии

Документальное ознакомление с деятельностью ревизуемого объекта

Составление программы проведения ревизии

Изучение законодательных актов по ревизуемым вопросам

 

 

Проведение ревизии

 

 

Организационная работа на месте ревизии

Систематизация и подготовка материалов ревизии

Документальная фактическая проверка

 

Систематизация материалов ревизии

Составление промежуточных актов

Составление разовых актов

Составление предложений к актам

Составление сводного акта

Рисунок 1 - Подготовка к проведению ревизии.

 

Кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При ревизии кассовых документов необходимо проверить соблюдается ли Положение о ведении кассовых операций:

• своевременность оформления кассовых операций;
• полностью и своевременно ли оприходованы в кассу деньги, полученные из банка, подтверждаются ли выписками банка суммы, сданные кассой в банк.

 

 

 

Реализация материалов ревизии

 

 

Мероприятия по устранению выявленных недостатков и нарушений

Контроль за устранением недостатков и нарушений

 

 

Устранение недостатков в ходе ревизии

Издание приказов, указаний

Получение информации об устранении нарушений

Выезд ревизора на место контроля

Обсуждение материалов ревизии в коллективе ревизуемого предприятия, в вышестоящих инстанциях

Передача материалов ревизии следственным органам

Проверка устранения нарушений при  проведении следующей ревизии

 

Рисунок -2 Реализация материалов ревизии.

 

Проверяя кассовые операции, ревизоры должны обращать внимание не только на формальную сторону, но и на существо этих операций, выявлять и устанавливать их законность и целесообразность.

Ревизия движения денежных средств проводится по каждому открытому счету в банке или отделении государственного казначейства. Проверка проводится по первичным документам, бухгалтерским записям и выпискам банка.

В процессе проверки необходимо выяснить сколько и какие счета открыты для данного учреждения. Соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам указанным в приложенных к ним первичных документах. Не допускается ли неправильное отражение  в бухгалтерском учете банковских операций. Каждая операция в выписке банка должна быть подтверждена соответствующими первичными документами (счета, платежные поручения, требования и другие). Необходимо обратить внимание на законность совершения операций. Не проводятся ли через текущие и лицевые счета операции, не соответствующие целевому назначению.

Проверка расходования подотчетных сумм производится по карточкам, оборотным ведомостям и авансовым отчетам. Все авансовые отчеты подвергаются с точки зрения законности произведенных расходов и достоверности приложенных к ним оправдательных документов. Необходимо установить, не значатся ли за отдельными работниками длительное время крупные суммы. Соблюдаются ли сроки своевременности возврата неиспользованных остатков и предоставления авансовых отчетов. Нет ли случаев выдачи новых авансов до полного расчета по ранее выданным авансам, незаконных выдач авансов и т. д..

Кроме того следует поверить соблюдается ли установленный законом порядок и нормы возмещения расходов на служебные командировки.

Проверка расходования фонда заработной платы и расчетов с рабочими и служащими начинается с ознакомления с утвержденной сметой, штатным расписанием, тарификационными списками, приказами, расчетно-платежными ведомостями и другими документами.

     При этом необходимо установить:

• нет ли перерасхода ФЗП против сметных назначений;
• соблюдается ли предельная численность работников;
• правильно ли проведена тарификация медицинских работников, учителей.    

При этом следует обратить внимание на правильность установленных доплат к окладам.

При проверке правильности учета фактически отработанного времени необходимо сопоставить табеля учета рабочего времени с графиком работы (медицинские учреждения).

Проверить правильность начисления доплат за замещение отсутствующих работников.

Установить не включаются ли в ведомости вымышленные лица, правильно ли производятся подсчеты в расчетно-платежных ведомостях.

Не допускается ли расходования ФОТ на цели не предусмотренные сметой.

При проведении комплексной проверки, налоговым инспектором ГНС проверяется правильность удержания из заработной платы налогов и своевременно ли вносятся удержанные суммы в бюджет[5].

Проверку состояния расчетов рекомендуется начать с анализа материалов инвентаризации расчетов. Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Необходимо также проверить реальность отдельных долгов путем сверки расчетов с организациями, за которыми числится значительная дебиторская и кредиторская задолженность. При проверке устанавливаются сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности.

Результаты сверки расчетов с организациями оформляются актом встречной проверки.

Изучая состояние расчетной дисциплины проверяющий должен обратить внимание на своевременность и правильность отражения в аналитическом и синтетическом учете операций по расчетам с дебиторами и кредиторами, так как дебиторская задолженность может быть зафиксирована на других синтетических счетах, в том числе нереальная к получению, по которой истекли сроки исковой давности.

Большого внимания требует также анализ расчетов с депонентами. Прежде всего нужно установить своевременно ли относят к депонентским суммам неполученные в установленные сроки заработанную плату и стипендии, а также суммы удержанные из заработанной платы по исполнительным листам и другим документам. Тщательно проверить выплату депонированных сумм рабочим и служащим.

В ходе проверки финансовой деятельности бюджетного учреждения необходимо тщательно проверить сохранность и правильность использования не только денежных, но и материальных ценностей: инвентаря, оборудования, материалов. Для этого необходимо выяснить проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные сроки, когда была проведена последняя инвентаризация, выделены ли должностные лица ответственные за сохранность этих ценностей, правильно ли эти ценности списываются в расход.

Проверку фактических остатков материальных ценностей ревизор проводит в соответствии с действующей инструкцией по инвентаризацией, при участии инвентаризационной комиссии, назначаемой приказом руководителя проверяемого учреждения.

Проверка фактических остатков имущества и материальных ценностей должна быть проведена, по возможности, внезапно. Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку в том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ТМЦ, сданных в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или несписанных в расход ТМЦ у них нет.

Результаты инвентаризации по каждому виду ТМЦ фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей,  должностными лицами, ответственными за сохранность. Если установлены излишки или недостача, материально ответственное лицо представляет письменное объяснение.

При проверке сохранности ТМЦ важное место занимает проверка полноты их оприходования и правильность, и обоснованность списания в расход.

При  проверке расхода продуктов питания следует обратить особое внимание на:

• правильность оформления меню-требований, своевременность сдачи их в централизованную бухгалтерию и отражения их в накопительных ведомостях;
• правильность списания продуктов по норме на одного человека;
• соответствие числа довольствующихся по детским, лечебным и другим учреждениям, показанного в меню-требованиях, с данными о посещаемости детей детских учреждений, сведениями о наличие больных в лечебных учреждениях и другие;
• действенность контроля со стороны бухгалтерии за расходованием средств на питание;
• правильность взимания платы за питание с работников детских и лечебных учреждений.

Проверка правильности списания материалов на ремонтные работы производится путем сопоставления количества списанных материалов с их потребностью по нормам на объемы выполненных работ.

Особое внимание при ревизии ТМЦ должно быть обращено на правильность оприходования, учета и списания в расход топлива, горючих и смазочных материалов.

При наличии расходов на капитальный и текущий ремонт зданий и сооружений необходимо проверить:

• обоснованность осуществления ремонтных работ, не допущено ли распыления средств на капитальный ремонт по большому количеству объектов, что удлиняет сроки проведения ремонта;
• имеются ли в наличии дефектные акты и соответствующая сметно-техническая документация, утвержденная в установленном порядке;
• правильность списания строительных материалов.

Необходимо выяснить не было ли фактов приписок фактически невыполненных работ. Полностью ли зачтена при расчетах с подрядчиком стоимость материалов, полученных от разборки старых конструкций, и предъявлены ли счета на оплату за переданные ему материалы, приобретенные за счет сметы учреждения. Не допускались ли случаи, когда материальные ценности, переданные подрядчикам для ремонтно-строительных работ, списывались на расходы по смете, вместо отнесения их стоимости на расчеты с подрядчиками.

Особенно тщательно следует проверить правильность расходования средств на капитальный ремонт, осуществляемый хозяйственным способом.

При необходимости, к проведению проверки могут быть привлечены специалисты узкого профиля. Например, для проведения контрольного обмера объема выполненных работ. Результат оформляется разовым актом.

Основными задачами проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности являются соблюдение действующих правил ведения бухгалтерского учета и состояния отчетности по исполнению смет расходов, применение наиболее рациональных форм и методов учета, выполнение действующих инструкций, положений, указаний о ведении учета и составлении периодической и годовой отчетности.

Ревизор должен выяснить, на сколько состояние учета в централизованной бухгалтерии обеспечивает контроль за правильностью расходования и сохранностью денежных средств, и материальных ценностей.

При проверке необходимо установить:

• наличие утвержденных в установленном порядке смет расходов и обоснованность внесения изменений в эти сметы;
• не возлагается ли на отдельных работников бухгалтерии, пользующихся правом первой подписи денежных документов, выполнение обязанностей кассира;
• наличие подлинных документов, своевременность и правильность составления, оформления документов и соответствие их установленным формам;
• составляются ли ежемесячно, а по основным средствам и МБП – один раз в квартал, оборотные ведомости по счетам аналитического учета;
• правильно ли ведется учет материальных ценностей и оформляются ли документы по приемке и выдаче этих ценностей со склада, осуществляется ли контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей;
• соответствуют ли итоговые данные аналитического учета остаткам по счетам синтетического учета.