Содержание и принципы управления проектами

1. Содержание и принципы управления проектами

Проектный менеджмент Институт управления проектами (Project Management Institute –PMI, USA) дает следующее определение управления проектом: управление проектом или Project Management – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Концепция управления проектами – процессная, т.е. сложная, интегрированная природа управления проектами описывается через процессы (работы), из которых они состоят, и их взаимосвязи уходит корнями в практическое управление крупными конструкторскими проектами. Например, создание прокатного стана на металлургическом заводе, строительство моста новой конструкции, запуск первого спутника и т.д. Это системный структурированный подход к работе в условиях неопределенности. Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством. Любой проект развивается на пересечении различных сред социальной, технологической, организационной, деловой, политической, культурной. Изменение в каждой из них может привести к изменению требований или целей проекта. Поэтому работа менеджера полна трудностей: ему приходится работать в атмосфере конфликтующих интересов к проекту, разного понимания проекта и своевременно реагировать на возникающие изменения. Необходимость анализа ожиданий и намерений участников проекта и, следовательно, умение предвосхищать их действия  вносит большую долю неопределенности в работу менеджера.

Управление проектом – это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, методов и технологий и ориентированная на достижение целей за счет осуществления проектов как целенаправленных изменений при ограничениях на финансовые, временные, человеческие, материальные и прочие ресурсы.

В работах по проекту , как правило, на условиях частичной занятости могут участвовать представители линейных и функциональных подразделений компании, ответственных за выполнение возложенных на них заданий, видов деятельности, функций, включая планирование, руководство, контроль, организацию, администрирование и другие общесистемные функции.

Применять профессиональные методы управления проектами нужно для успешного достижения целей и результатов проекта с требуемым качеством, в установленные сроки, в рамках бюджета и для удовлетворения участников проекта.

Критериями успеха проекта являются: завершение проекта в установленные сроки; завершение проекта в рамках бюджета; соблюдение требований к качеству результатов; минимальный (согласованный) объем изменений в предметной области проекта; сохранение текущей работы «родительской» организации, ее производственной культуры и ценностей. Для всех проектов можно выделить наиболее существенные функции управления проектом, которые представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Функции управления проектом

Функции	Содержание
Управление предметной областью	Разработка  концепции; определение предметной области; распределение работ; установление отчетности; введение системы контроля; завершение проекта
Управление качеством	Обеспечение  качества; контроль качества
Управление временем	Планирование  времени в проекте; оценка продолжительности; календарное планирование; контроль времени в проекте
Управление стоимостью	Оценка  и прогнозирование стоимости; сметы и бюджет; контроль стоимости; использование стоимостных показателей
Управление рисками	Прогнозирование и определение риска; Применение различных методов анализа рисков, снижения рисков
Управление персоналом	Отбор участников; мотивация на конечный  результат; кооперация, привлечение ведущих специалистов
Управление контрактами  и обеспечением ресурсами	Детальное планирование и оптимизация расхода ресурсов; тщательный подбор поставщиков; входной контроль качества ресурсов

 

В управлении проектами используется широкий спектр организационных, экономических и математических методов и информационных технологий, позволяющих решать разнообразные задачи для эффективного управления проектом.

Управление проектами основано на двух законах:

• первый закон: все решения направлены на достижение целей проекта.
• второй закон: управлять можно только оставшейся частью проекта.

Содержание стратегического, оперативного и инструментального управления проектами на различных фазах представлено в таблице 5.

Фазы управления проектом

Фазы	Содержание
1.Фаза начала  проекта
1.1. Стратегическое управление  проектом	Анализ внешней среды проекта, анализ участников, определение целей, выявление ограничений и оценка сложности, выбор критериев успешного завершения проекта, рассмотрение различных вариантов проекта и анализ риска, назначение цен, заключение контракта
1.2. Оперативное управление  проектом	Формулирование проекта, анализ его выполнимости, определение состава работ, предварительное определение стоимости
1.3. Инструментальное управление  проектом	Организация проекта, выбор состава руководителей проекта, обеспечение квалификации, установление ответственности, формирование проектной команды, проведение собраний, подготовка рабочих инструкций, материально-техническое снабжение, обеспечение финансирования, разработка методических материалов, инструкций, нормативов
2. Фазы текущего  управления проектом
2.1. Стратегическое управление  проектом	Обеспечение отчетности, управление общественными взаимоотношениями, спецификация продукции/услуг, управление организационной структурой, управление заключением контрактов, определение статуса проекта, ревизия, управление составом участников
2.2. Оперативное управление  проектом	Планирование. Корректировка границ, структуры, норм проекта, управление продолжительностью, управление ресурсами, управление стоимостью и риском Контроль. Мониторинг, контроль качества, контроль состояния работ контроль расходов, регулирование (разработка корректирующих воздействий, повышение эффективности (производительность – продолжительность – стоимость)
3.3. Инструментальное управление  проектом	Руководство проектом, техника совместной работы, набор кадров, организационное обучение, повышение квалификации, формирование и развитие культуры проекта, обеспечение систем связи, общения. Обеспечивающие системы, система документации, стандартизация
3. Фаза кризиса  проекта
3.1. Стратегическое управление  проектом	Изменение оценки целей, изменение основных договоров, управление требованиями к проекту, управление изменениями
3.2. Оперативное управление  проектом	Улучшение проекта (производительность – длительность – стоимость)
3.3. Инструментальное управление  проектом	Поддержание консенсуса или разрешение конфликта, смена или перемещение персонала
4. Фаза завершения  проекта
4.1. Стратегическое управление  проектом	Управление требованиями, доведение до конца, завершение дел
4.2. Оперативное управление  проектом	Оценка состояния проекта, документация для окончания проекта, передача опыта
4.3. Инструментальное управление  проектом	Управление передачей собственности, обеспечение охраны, оценка деятельности персонала

 

В современных условиях совокупность методов и средств управления проектами представляет собой высокоэффективную методологию управления инвестициями, позволяющую:

• осуществить анализ инвестиционного рынка и сформировать инвестиционный портфель компании с его оценкой по критериям доходности, риска и ликвидности;
• оценить эффективность инвестиций с учетом факторов риска и неопределенности в рамках обоснования инвестиций и бизнес-плана;
• разработать стратегию формирования инвестиционных ресурсов компании с оценкой общей потребности в инвестиционных ресурсах, целесообразности использования привлеченных и заемных средств;
• произвести отбор и оценку инвестиционной привлекательности конкретных проектов;
• оценить инвестиционные качества отдельных финансовых инструментов и отобрать наиболее эффективные из них; осуществить планирование и оперативное управление реализацией конкретных инвестиционных проектов и программ;
• организовать процедуру закупок и поставок, а также управление качеством проекта; обеспечить эффективное осуществление инвестиционного процесса, включая управление изменениями и подготовку решений о своевременном закрытии неэффективных проектов и реинвестировании капитала;
• организовать завершение проекта;
• учесть  социально-психологические аспекты управления инвестициями.

 Увеличение доли нестандартной  деятельности функциональных менеджеров  «превращает» их в проект-менеджеров. В результате этой динамики функции проект-менеджмента стали включать практически все элементы общего менеджмента от предынвестиционной фазы до завершения проекта: финансовый менеджмент (обеспечение бюджетных ограничений), управление персоналом (определение профессионально-квалификационного состава, определение аппарата управления, мотивация и системы оплаты), операционный менеджмент, маркетинг и логистика (исследование спроса, управление закупками и поставками и т.д.), инновационный менеджмент  (создание нового продукта, инжиниринг), управление качеством.

Начиная с середины ХХ столетия, количество реализуемых проектов и их сложность стали резко возрастать. Особенно это заметно в наукоемких отраслях – аэрокосмической промышленности, робототехнике, связи, военном деле и т.д.

При этом усиливается влияние следующих факторов, приводящих к нарушению сроков осуществления проектов, перерасходу ресурсов, ошибкам планирования и ценообразования, невыполнению требований по характеристикам конечной продукции и, в конечном счете, к снижению эффективности реализации проектов:

• ужесточаются требования заказчиков вследствие роста их компетентности;
• усложняются производимые конечные продукты;
• усложняются взаимосвязи проектов с внешним окружением (экономическим, экологическим, политическим, социальным, культурным и т.д.) и, как следствие, растет степень неопределенности и риска;
• частота смены технологий обусловливает возрастание конкуренции.

2. Участники проекта

В зависимости от типа проекта  в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков  организаций. Все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в группы  участников проекта (рис.3).

Главный участник (заказчик) — будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве такового может выступать  физическое и юридическое лицо. При этом заказчиком бывает как одна организация, так и несколько, объединивших усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов. Заказчиками  могут быть инвесторы, а также физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию инвестиционных проектов.

Рисунок 3 - Схема участников проекта

Инвестор –  юридическое или физическое лицо, которое вкладывает средства в проект. В некоторых случаях это – одно лицо с заказчиком, в других –  инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Проектно-сметную документацию разрабатывают специализированные проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса этих работ обычно является одна организация, называемая Генеральным проектировщиком.

Материально-техническое обеспечение проекта осуществляют организации-поставщики, которые принято объединять под названием Поставщик.