Анализ информационно-управляющих систем

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………..….3

Глава 1. Теоретические аспекты информационной системы……………..…...4

1.1 Понятия и значения  информационной системы …………………………..4

1.2 Цели и задачи информационно-управляющей системы…………………...5

1.3 Структура информационной системы финансового менеджмента…….....6

Глава 2. Анализ информационно-управляющих систем……..……………….13

2.1 Анализ информационных потребностей в управленческой деятельности……………………………………………………………………...13

2.2 Анализ повышения эффективности информационно-управляющей системы………………………………………………………....……………...…20

2.3 Оценка факторов, влияющих на процесс принятия управленческих решений…………………………………………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………....30

Список используемой литературы…………………………………………..…32

 

 

Введение

 

Эффективность каждой управляющей системы в значительной мере зависит от ее информационного обеспечения.

Система информационного обеспечения финансового менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия.

Одна из задач перед управляющим органом - получение информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

«В условиях перехода к рыночной экономике известная формула "время -- деньги" дополняется аналогичной формулой: "информация -- деньги". Применительно к финансовому менеджменту она приобретает прямое значение, так как от качества используемой информации при принятии управленческих решений в значительной степени зависят объем затрат финансовых ресурсов, уровень прибыли, рыночная стоимость предприятия, альтернативность выбора инвестиционных проектов и финансовых инструментов инвестирования и другие показатели, формирующие уровень благосостояния собственников предприятия и темпы его экономического развития. Чем больший размер капитала используется предприятием, чем более диверсифицирована его хозяйственная деятельность, тем выше становится роль качественной информации, необходимой для принятия финансовых решений, направленных на повышение эффективности этой деятельности».

Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть информационное обеспечение в финансовом менеджменте.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. выявить и изучить сущность и содержание понятия информационной системы
2. проанализировать систему информационного обеспечения финансового менеджмента

Цель и задачи написания работы определили ее структуру, которая состоит из введения, двух глав и заключения. Во введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Первая глава раскрывает теоретическое значение и сущность информации. Во второй главе рассматривается анализ информационно-управляющих систем в финансовом менеджменте. В заключении представлены основные выводы по работе.

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты  информационной системы

 

1.1 Понятия и значения  информационной системы

 

«Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...».¹

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.

Под информационной системой (системой информационного обеспечения) финансового менеджмента понимается функциональный комплекс, обеспечивающий процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информационных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. Именно информационная система финансового менеджмента призвана обеспечивать необходимой информацией не только управленческий персонал и собственников самого предприятия, но и удовлетворять интересы широкого круга внешних ее пользователей (кредиторы предприятия, потенциальные инвесторы, контрагенты предприятия по операционной деятельности, налоговые органы, аудиторские фирмы и прочие внешние пользователи).

 

2.1 Цели и задачи информационно-управляющей системы

 

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС.

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

 

1.3 Структура информационной системы финансового менеджмента

 

Финансовая информация играет важную роль в подготовке и принятии эффективных управленческих решений, что соответственно предъявляет высокие требования к ее качеству при формировании информационной системы финансового менеджмента.

К основным требованиям, предъявляемым к финансовой информации, можно отнести:

1. значимость;
2. полноту;
3. достоверность;
4. своевременность;
5. понятность;
6. релевантность;
7. сопоставимость;
8. эффективность.

Ключевым элементом информационного обеспечения является информационная база, для создания которой необходимо:

1. Установить объем, содержание, виды и периодичность анализа.
2. Определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов.
3. Уточнить на основании принятой методики приемы решения.
4. Определить общую потребность в информации по задачам.
5. Устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач.
6. Определить объем, содержание, периодичность, источники информации для формирования информационной базы финансового анализа.

Один из возможных вариантов структуры информационной базы представлен на рис 3

Все информационные ресурсы можно условно сгруппировать в пять крупных блоков, которые включают:

1. Первый блок включает в себя сведения регулятивно-правового характера (законы, постановления, указы, т.е. документы, определяющие, прежде всего, правовую основу деятельности предприятия). Информацию этого блока необходимо принимать в расчет потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер.

 

.

Рис.3 Структура информационной базы системы управления предприятием

 

Во второй блок входят сведения нормативно-справочного характера (нормативные документы государственных органов Министерства финансов, Банка России, Федеральной комиссии но рынку ценных бумаг и др.), международных организаций и различных институтов, в том числе финансовых, содержанию требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка). Не все документы этого блока являются обязательными для исполнения. В частности, нормативы в отношении признания структуры баланса удовлетворительной носят скорее информационно-справочный характер. В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета (первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности).

Четвертый блок включает статистические данные², которые условно можно подразделить на два массива: централизованно формируемые статистические данные в виде общеэкономической и финансовой статистики); внутреннюю статистику.

В пятом блоке представлены информационные ресурсы, условно названные несистемными. Основные элементы этого блока - внутренние оперативные данные и прочие сведения из внешних источников. Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между линейными и (или) функциональными подразделениями.

К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средствах массовой информации, неофициальные данные, информация, почерпнутая в ходе личных контактов, и т.п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу, примером не системных данных может является финансовая пресса.

Основным источником информации служит отчетность организации: статистическая и бухгалтерская, как внутригодовая (за неделю, месяц, квартал, полугодие), так и годовая. Наиболее обширная информация имеется в годовом отчете организации, который включает в себя:

Ф№ 1 Бухгалтерский баланс;

Ф№ 2 Отчет о прибылях и убытках;

Ф№ 3 Отчет об изменениях капитала;

Ф№ 4 Отчет о движении денежных средств;

Ф№ 5 Приложения к бухгалтерскому балансу;

Ф№ 6 Отчет о целевом использовании полученных средств;

пояснительную записку.

Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличаться от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.