Методы и средства преодоления коммуникационных барьеров

Чтобы преодолеть данный стилистический необходимо правильно структурировать передаваемую информацию.

При возникновении данного  барьера соединяются такие межличностные  барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический  барьер и невербальные преграды.

Барьер логического  непонимания

Данный барьер возникает, если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики; тогда мы не только отказываемся его понимать, но и эмоционально воспринимаем его  слова отрицательно.

Преодоление логического  барьера возможно при соблюдении следующих условий :

- Учет логики и жизненной позиции собеседника. Для этого необходимо примерно представлять себе позицию партнера, собеседника (кто он, на каких позициях стоит и др.), а также индивидуальные и социально-ролевые особенности;

- Правильная аргументация.

При возникновении данного  барьера соединяются такие межличностные  барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический  барьер, невербальные преграды и плохая обратная связь (обмен информацией  происходит, но смысл до получателя информации доходит искаженным, причем его же сознанием).

Автор курсовой работы рассмотрел межличностные барьеры, а так  же их соединения, которые могут  возникать при коммуникационном процессе. Но даже избегая влияния этих барьеров, мы не можем быть уверенны в эффективности коммуникации, т.к. существуют еще организационные барьеры.

Организационные барьеры

В дополнение к межличностным  контактам, нужно иметь представление  о преградах в организационных  коммуникациях. К ним относят:

• Искажение сообщений;
• Информационные перегрузки;
• Неудовлетворительная структура организации.

Искажение сообщений – одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:

несознательное искажение  происходит из-за межличностных барьеров;

сознательное искажение  может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение  смысла происходило в его интересах;

фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации  или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые  его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;

сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей  высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может  привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую  проблему. Кроме того, причиной ухудшения  информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к  сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.

Информационные  перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.

Неудовлетворительная  структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.

 

2. Методы и средства преодоления коммуникационных барьеров

 

 
Практически для всех людей важно  уметь общаться таким образом, чтобы  их правильно понимали, чтобы их слушали и слышали. Поэтому, важно  знать способы преодоления барьеров.

Преодоление избегания. Борьба с этим видом барьеров включает в себя управление вниманием партнера, аудитории, собственным вниманием.

Привлечение внимания. Психологические исследования показывают, что внимание может привлекаться внешними и внутренними факторами. Внешние - это новизна (неожиданность), интенсивность и физические характеристики сигнала, внутренние - это те, которые определяются актуальностью, значимостью, важностью сигнала для человека в зависимости от его намерений и целей в данный момент.

Поддерживание внимания. Умение поддерживать внимание связано с осознанием тех же факторов, которые используются при привлечении внимания, но на этот раз - это борьба с тем, чтобы внимание другого отвлекалось какими-то "чужими", не от нас исходящими стимулами.

Внимание слушающего может быть отвлечено любым посторонним по отношению к данному взаимодействию стимулом - громким стуком в дверь, собственными размышлениями не по теме и т.д. Первая группа приемов поддержания внимания в сущности сводится к тому, чтобы по возможности исключить все посторонние воздействия, максимально "изолироваться" от них. Еще одна группа приемов поддержания внимания - постоянное изменение характеристик голоса и речи, чтобы избежать монотонности.

Управление вниманием  в общении - важная задача не только для говорящего, но и для слушающего.

 

Использование феномена авторитета. По критерию авторитетности человек решает вопрос о доверии к собеседнику. Если он признается неавторитетным, его воздействие не будет иметь успеха, если же авторитет есть - тогда коммуникация будет эффективной.

Преодоление фонетического  барьера. Вряд ли кого-нибудь удивит совет: для того чтобы быть правильно понятым, надо говорить внятно, разборчиво, достаточно громко, избегать скороговорки и т.д. Для каждого вполне ясно, что выполнение такого рода условий улучшает "проходимость" информации, оптимизирует коммуникацию. Кроме того, для преодоления фонетического барьера необычайно важна обратная связь. В конкретном общении оптимальную скорость речи или дикцию можно установить по ходу дела, опираясь на реакцию слушателя.

Преодоление семантического барьера. Семантический барьер является следствием несовпадения тезаурусов людей. В силу того, что каждый человек имеет неповторимый индивидуальный опыт, он имеет и неповторимый тезаурус. Что же позволяет преодолеть этот барьер? Это возможно при более полном представлении о тезаурусе партнера. В сущности, в этом нет ничего невозможного - мы постоянно учитываем тезаурус партнера в общении, хотя и делаем это непроизвольно. Многочисленные ошибки в коммуникации связаны именно с недооценкой разности тезаурусов. Мы постоянно недооцениваем разность тезаурусов, исходя из убеждения "все всё понимают как я". Между тем правильно как раз обратное "все всё понимают по-своему".

Преодоление стилистического  барьера. Для преодоления стилистического барьера необходимо уметь правильно структурировать передаваемую информацию, которая будет легче пониматься, лучше запоминаться. Преодоление логического барьера. Логика, как известно, бывает разная, значит, при построении воздействия важно учесть и любимую логику партнера.

Преодоление логического  барьера связано со знанием эффективности разных аргументов и способов аргументации. Выделяется два основных способа построения аргументации: восходящая и снисходящий. Восходящая аргументация - это такое построение последовательности аргументов, при котором их сила возрастает от начала к концу сообщения. При нисходящей аргументации, наоборот, сила аргументов убывает к концу сообщения. Необходимо подчеркнуть, что понятие "сила аргумента" - субъективное, определяющееся субъективной значимостью аргументов для данного человека или группы людей, что еще раз подтверждает роль именно непонимания - в данном случае логического. Вывод: для того, чтобы быть понятым собеседником, надо по возможности учитывать логику партнера. Для этого необходимо примерно представлять себе позиции, а также индивидуальные и социально - ролевые особенности, так как приемлемость или неприемлемость той или иной логики для партнера.

Пожалуй, наиболее важным индивидуальным коммуникативным навыком является умение слушать. Слушать активно  — значит задавать вопросы, проявлять  интерес и время от времени  перефразировать то, что сказал собеседник, дабы убедиться, что вы правильно  его поняли. Слушать активно —  значит, обеспечивать обратную связь  с отправителем сообщения.

Во-вторых, для передачи собственных  сообщений необходимо выбирать подходящие каналы. Сложное сообщение требует  использования емкого коммуникативного канала (телефон, личная беседа), рутинные послания и данные могут передаваться в виде записок, писем или по электронной  почте.

В-третьих, и отправитель, и получатель должны стараться понять точку зрения другой стороны. При  получении информации менеджеры  должны проявлять особое внимание, что позволит им распознать наличие  у собеседника каких-либо предубеждений, уточнить то, что было понято неправильно, скорректировать собственное сообщение. Когда мы правильно оцениваем  взгляды собеседников, мы более точно  истолковываем семантический смысл  передаваемых слов, ощущений и вообще относимся к ним более объективно.

И, наконец, управление основанное на выходах в народ. Менеджер должен периодически покидать свой офис и самостоятельно проверять состояние коммуникативных каналов в фирме. Когда менеджер видит все своими глазами, встречается с людьми, он получает гораздо более полное представление об организации, получает возможность напрямую донести до сотрудников важные идеи и ценности.

Атмосфера доверия и открытости в организации побуждает сотрудников  к честному общению друг с другом, когда сотрудники безбоязненно передают наверх как хорошие, так и плохие новости. Для создания такой атмосферы  необходимы усилия по развитию межличностных  качеств работников.

Во-вторых, менеджеры обязаны  разработать и использовать формальные каналы коммуникации, причем во всех направлениях.

В-третьих, менеджеры должны стимулировать одновременное использование  нескольких каналов коммуникации, формальных и неформальных. К числу таких  множественных каналов относятся  письменные директивы, дискуссии лицом  к лицу, «выходы в народ» и «виноградная лоза».

В-четвертых, структура организации  должна соответствовать потребностям в коммуникациях. Если в организации  существует дефицит горизонтальных каналов коммуникаций, в ней могут  быть созданы подобные команды, другие группы «быстрого реагирования», введены  должности менеджеров-интеграторов, матричные структуры. Организационная  структура, помимо всего прочего, должна отражать и потребности в информации. Если отдел или команда выполняют  сложные нестандартные задачи, необходима децентрализация структур, что позволяет  интенсифицировать дискуссии и  вовлечь сотрудников в процесс  управления.

 

Заключение.

 
Осуществление коммуникаций — это  связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия. В ходе коммуникации могут  возникать различные барьеры. Это  помехи и препятствия, которые искажают исходный смысл сообщения, мешают конструктивному  и грамотному диалогу.

 

Барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации. Их действие противоречиво.

Коммуникационные барьеры  обусловлены:

1.                 трудностями восприятия;

2.                 семантическими барьерами;

3.                 невербальными барьерами;

4.                 плохой обратной связью.

Проблемы коммуникации в  организациях напрямую связаны с  характеристикой барьеров и могут  быть представлены следующим образом:

1.                 искажение сообщений (сознательно, несознательно);

2.                 информационные перегрузки, которые усложняют процесс обработки информации;

3.                 неудовлетворительная структура организации (иерархия, кадры, организация выполнения задач).

Эффективной можно назвать  ту коммуникацию, при которой влияние  барьеров снижено по минимуму. Преодоление  коммуникационных барьеров осуществляется различными способами, такими как: устранение всех объективные барьеров, использование  максимально понятной собеседнику  лексики, избежание сложной или  профессиональной терминологии, формулирование сообщения максимально четко  и ясно, определите успешности контекста  конкретной коммуникационной ситуации, регулярная обратная связь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 
1)Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. 
 
2) Дейк Т.А. Язык, познание, коммуникация.