Виды делового общения

         Коммуникации можно классифицировать по множеству различных показателей. 

      По  отношению к организации  коммуникации бывают двух типов:  внешние и внутренние. Они отражают  целостность управляемой  системы  и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими  объектами. 

     Основную  роль в организации играют  коммуникации между уровнями  и подразделениями. Информация  перемещается с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким  путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д. 

        Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Передача информации  с низшего уровня на высший  может существенно влиять на  производительность. Коммуникации  по восходящей также выполняют  функцию оповещения верха о  том, что делается на низших  уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел. Последняя управленческая  инновация в коммуникациях по  восходящей - это создание групп  из рабочих, которые регулярно  собираются для обсуждения и  решения проблем в производстве  или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей  обычно происходит в форме  отчетов, предложений и объяснительных  записок.

В дополнение к  обмену информацией  по нисходящей и восходящей организации  нуждаются  в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.  

      Правила делового общения   и способы улучшения  коммуникации 

      Попробуем рассмотреть способы  улучшения коммуникационного процесса  правила общения в управленческих  процессах. 

      Существует  несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать  более коммуникабельным и создать себе хороший имидж среди коллег и подчиненных. 

      -Умение слушать. Эффективное  общение невозможно без умения  слушать. 

      -Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. 

      -Язык жестов и интонаций. Необходимо  следить за языком жестов, позой  и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов. 

      -Эмпатия и открытость. Эмпатия  - это внимание к чувствам других  людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре. 

      -Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. 

      Кроме этих принципов существуют  ещё и  правила ведения диалога,  выработанные риторикой и скорректированные  относительно практик делового общения. Их использование актуально как  в процессах управления внутри организации, так и во время ведения внешних  деловых переговоров. 

      1. Рациональность. Необходимо вести   себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений. 

      2. Понимание. Невнимание к точке   зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых  решений.  

     3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения. 

      4. Достоверность. Ложная информация  ослабляет силу аргументации, а  также неблагоприятно влияет на репутацию. 

      5. Избегайте менторского тона. Недопустимо   поучать партнера. Основной метод  - убеждение. 

      6. Принятие. Постарайтесь принять  другую сторону и будьте открыты  для того, чтобы узнать нечто  новое от партнера. 

      Успешное  ведение делового общения во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность. 

      Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью  до минуты. Любое опоздание свидетельствует  о вашей ненадежности в делах. 

      Честность. Включает не только  верность принятым обязательствам, но и открытость в  общении с партнером, прямые деловые  ответы на его вопросы. 

      Корректность  и такт. Не исключает  настойчивости  и энергичности  в ведении переговоров  при  соблюдении корректности. Следует   избегать факторов, мешающих ходу  беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д. 

      Умение  выслушать. Внимательно  и сосредоточенно слушайте. Не  перебивайте говорящего. 

      Конкретность. Беседа должна быть  конкретной, а не отвлеченной,  и включать факты, цифровые  данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами  и документами. 

      И последнее, негативный исход  деловой беседы или переговоров  не является основанием для  резкости или холодности при  завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. 

      Эти правила и советы, конечно,  даны на очень общем и неполном  уровне, но и их соблюдение  очень сильно отразится на  всей деятельности управленца и любого делового человека. Их использование  поможет как при докладах и  выступлениях перед коллегами, так  и при общении с подчиненными и в деловых беседах. 

      Заключение 

      Управление  – это, зачастую, очень  сложная  система, состоящая из многих компонентов. Одним из самых важных из них является общение. Оно служит средством передачи больших объемов очень важной информации, непосредственно орудием управления (с помощью него мы отдаем распоряжения, обсуждаем вопросы, побуждаем  к действию), а так же, что немаловажно, является очень важным моментом при формировании имиджа руководителя. Красивая, правильная речь всегда привлекала окружающих, а за носителем такой речи всегда следовали люди. 

      Из  всего этого следует, что  любому руководителю нужно обязательно  посвятить свое время изучению риторики, особенно её раздела, связанного с деловым  общением.  От хорошей риторической подготовки очень многое зависит  в карьере человека, занимающегося  управлением. Хотя, надо сказать, что она необходима всем людям мез исключения. На мой взгляд, это добавит больше понимания между людьми, они не только научатся верно излагать свои мысли, но и внимательно слушать собеседника. Ведь риторика – это не только наука, но и полезнейший навык в жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

      Список  использованной литературы 

    Батаршев  А.В. «Организаторские и коммуникативные  качества личности»  (Для   деловых   людей),  Талин: 2006.

    Герчикова  В.Н. «Менеджмент», М.:2003

    Мельникова С.В. «Деловая Риторика» учебное пособие. Ульяновск:1999