Современный деловой этикет

ВВЕДЕНИЕ

Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если, нарушая те или иные нормы поведения, в быту и в обществе вы рискуете главным образом своей репутацией воспитанного человека, то в бизнесе такие ошибки могут стоить больших денег и карьеры. Великий мастер и учитель в сфере деловых отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех человека в финансовых делах на пятнадцать процентов зависит от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять – от его умения общаться с людьми. В самом деле, любой бизнес – это скоординированные действия множества людей, и эффективность этих действий прямо зависит от их способности налаживать отношения друг с другом.Короче говоря, вы должны быть в состоянии вести себя так, чтобы у нужных людей сложилось о вас благоприятное мнение.

Таким образом, соблюдение этикета, стало ныне одним из важнейших условий и способов вырваться в перёд и сохранить лидерство в бизнесе. Иными словами, твёрдо усвойте, что соблюдение делового этикета – один из элементов вашей профессиональной стратегии.

Мало просто быть вежливым и воспитанным человеком. Нужны конкретные знания тонкостей этой области человеческих взаимоотношений. А их великое множество: как и когда сказать нужное слово или промолчать, сделать соответствующий событию подарок, как составить полезный для дела круг общения, умение организовать деловую трапезу и вести себя на ней и т.д. и т.п. – и все с тем прицелом, чтобы эти контакты и поступки благоприятно отражались на делах фирмы и ваших собственных.

Правила этикета могут разниться в отдельных фирмах и отраслях производства. Вы обязаны знать эти особенности в каждом конкретном случае. Кроме того, глобальность экономических связей обязывает людей знать правила хорошего тона других стран. Нарушение этих правил приводит к разрыву деловых связей и оборачивается потерей рынков сбыта.

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ НА РАБОТЕ

Как к кому следует обращаться.

В каждой фирме существует свой собственный «табель о рангах». Есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по имени отчеству. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев друг с другом и следовать их примеру.

Если вы входите в число ответственных сотрудников, к которым обращаются по имени отчеству, но сами, беседуя с боссом с глазу на глаз, зовёте его по имени, в присутствии других служащих вам следует его называть по имени отчеству. Когда вы занимаете более скромную должность, вам лучше повременить, пока коллега, представленный вам, не попросит называть его по имени.

Вне зависимости от того, насколько официален характер взаимоотношений между сотрудниками того или иного учреждения, у каждого из них есть имя. Никого, даже свою секретаршу, в разговоре с кем бы то ни было не стоит называть «моя девочка».

Просьбы о помощи.

Независимо от того, много находится у вас в подчинении людей или никого, иногда возникают такие ситуации, в которых вы не можете обойтись без помощи других. Эти «другие» могут быть вашими подчинёнными или просто сослуживцами. Какой бы пост вы ни занимали, никогда ни к кому не следует обращаться с просьбой, звучащей как приказ или требование. Вам помогут с большей охотой, если вы сдобрите свою просьбу изрядной порцией «спасибо» и «пожалуйста».

Указания руководителя.

Часть дня каждый ответственный сотрудник всегда работает вместе с секретаршей: с её помощью он разбирает почту, диктует ей письма, обсуждает порядок поведения назначенных встреч и т.п. В рутине повседневности легко забываются самые приятные стороны человеческого общения, которые призваны сделать такие встречи более радостными но, несмотря на это, совершенно недопустимо кричать: «Лена! Пойдите сюда!» или заниматься выполнением обязанностей без тени улыбки, с мрачным выражением лица. Если же вы обратитесь к секретарше, скажем, так: «Лена, когда вы закончите составлять это письмо, будьте добры, зайдите ко мне в кабинет, я должен вам кое-что продиктовать», - в этом обращении прозвучит не только признание того факта, что в данный момент Лена занята делом, одновременно вы превратите свой приказ в просьбу.

Когда на совещании руководителей проектов вы скажете: «Джим, проект Крауса требует некоторой доработки. Вы не могли бы в ближайшие пару дней включить его в свой рабочий график?» тем самым вы признаёте важность рабочего графика Джима, а также – как и в предыдущем примере – обратитесь к нему с просьбой, а не отдадите жёсткий приказ.

Заостряя внимание, на слове «вы», а не на слове «я», руководитель тем самым как бы даёт понять и Лене, и Джиму, и остальным своим сотрудникам, что каждый из них причастен к общему делу, которому все они служат. Если же вы скажете: «Я хочу, чтобы вы пришли…» или: «Мне надо, чтобы вы доработали проект Крауса», сам тон вашей просьбы будет совсем иным.

Отношения с коллегами.

В некоторых случаях обратиться к сослуживцам с просьбой о помощи бывает непросто. Никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом углу болтают о том, что говорят на работе, а на самом деле не могут довести до конца ни одно задание и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Вместе с тем, каждый будет считать своим долгом протянуть руку помощи тому, кто всегда охотно делится опытом и знаниями с другими.

Отношения между мужчинами и женщинами на службе

- Если исходить из идеи равенства  мужчин и женщин и руководствоваться  требованиями обычной вежливости, вопрос о том, как представителям  противоположных полов строить  отношения на работе, отпадает  сам собой.

-       Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.

-           В лифт первым входит или выходит из него человек, находящийся ближе к двери.

-           Прикурить другому даёт тот, у кого под рукой зажигалка.

-           И мужчины, и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя вне зависимости от его пола.

-           И мужчины, и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подавать другому руку.

-           Независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий.

-           Если все сотрудники, находящиеся в кабинете, пользуются общей кофеваркой, и мужчины, и женщины по очереди варят кофе и моют кофеварку. Представление о то, что прерогатива готовить кофе является исключительно женским делом, - один из самых типичных предрассудков, и ведением «домашнего хозяйства» на работе женщины занимаются наравне с мужчинами.

- Услуги личного характера, такие, как адресованная секретарше просьба отнести одежду в химчистку или купить подарок для жены начальника, не являются частью служебных обязанностей, если только их выполнение не оговорено специально при найме на работу. Если кто-то действительно очень нуждается в подобной услуге, то и его просьба выполнить это поручение должна носить личный характер.

- Ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительно-ласкательными именами и прозвищами.

- Даже когда вы хотели бы вести себя на работе так же, как в нерабочей обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловой ленч – это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позаботится, как и её спутник.

Пунктуальность.

Вовремя приходите на работу; не опаздывайте на совещания; сдавайте докладные записки в установленные сроки; не поглядывайте постоянно на часы в ожидании конца рабочего дня. Если вы никак не можете уложиться в названные сроки, скажите об этом начальнику тогда, когда он будет давать вам поручение, убедительно аргументировав при этом свою позицию.

Грамотность.

Ответственные сотрудники корпораций часто выражают озабоченность в связи с тем, что многие их подчинённые недостаточно грамотны, - допускают пунктуационные и орфографические ошибки, неверно пишут имена, не могут правильно разбить текст на предложения и абзацы. Коль скоро вам не хватает знаний, пройдите повторный курс обучения или курсы повышения квалификации. Если же вы просто безответственно подходите к делу, задумайтесь над тем, какой вред работе может нанести каждая ваша ошибка, и постарайтесь относиться к выполнению своих обязанностей более добросовестно.

Не тратьте времени даром.

Не зависимо от того, насколько вы сами прилежны и старательны, нередко бывает так, что сослуживцы используют общение с вами в качестве предлога для оправдания даром потраченного времени – как их собственного, так и вашего. Подчас они находят тысячи способов оторвать вас от дела, но вам при этом далеко не всегда стоит уделять им внимание. В большинстве случаев следует вежливо избавиться от их назойливости.

Если вам звонит по телефону какой-нибудь любитель поболтать, уловив суть его сообщения, можете прервать поток красноречия этого человека такими, например, словами: «Я поняла вашу просьбу и вышлю вам соответствующие формуляры. Благодарю вас за звонок, а теперь, к сожалению, мне надо идти».

В том случае, когда вы уже обо всём договорились с посетителем, а он и не думает уходить, поднимитесь со стула и скажите ему: «Мне очень жаль, но сейчас я вынужден вернуться к неотложным делам».

Если кто-то спросил вас: «У тебя есть свободная минутка?», а у вас совершенно нет времени, или вы по опыту знаете, что эта «минутка» растянется на целый час, позиция ваша должна быть непреклонной. «Минутка у меня есть, - следует сказать вам, - но если ты за неё не уложишься, нам лучше поговорить в другой раз».

Предусмотрительность.

Старайтесь думать об окружающих вас сотрудниках. На работе, как и в семье, постоянное общение сближает людей. Вы можете улучшить отношения в своём рабочем коллективе, обращая внимание на потребности окружающих и избегая таких действий, которые их раздражают. Букетик цветов в день рождения, дружеская услуга, спокойное поведение, не отвлекающее других от дела, - всё это может способствовать созданию вокруг вас благожелательной атмосферы, и о вас станут говорить, как о сотруднике, умеющем работать с людьми.

Кроме того, предупредительность поможет вам избежать неловких ситуаций, которые время от времени могут возникать в любом отделе. Так, например, вы находитесь у кого-то в кабинете, когда там зазвонил телефон – хотя вы и не можете знать, личного характера этот звонок или нет, - вам лучше подняться со стула и спросить: «Может быть, мне подождать в приёмной, пока вы поговорите?» Если кто-то входит в кабинет с очевидным намерением найти там того, кто в данный момент отсутствует, вы могли бы спросить у вошедшего: «Я могу вам чем-то помочь?» Короче говоря, быть предусмотрительным – значит следовать неписаным правилам учтивости и в нужный момент приходить к людям на помощь, когда они сами не решаются вас об этом попросить.

Проявление инициативы.

И начальство, и сотрудники с осуждением относятся к проявлению на работе агрессивности. Что же касается инициативы, то она всеми приветствуется. Где между ними пролегает водораздел? Агрессивность непрошено вторгается в жизнь, отражая попытку человека утвердится силой; инициатива же движет людей к свершениям, помогает достижению совместно обозначенных целей.

Чего следует избегать в общем случае.

Если соблюдение перечисленных выше правил поведения на службе может помочь вам подняться по служебной лестнице, то нижеследующие поступки могут навсегда оставить вас в самом низу.

Сплетни.

Не обсуждайте с сослуживцами других сотрудников вашей компании ни на работе, ни в дружеской обстановке. Слово не воробей, вылетит – не поймаешь.

Отсутствие и опоздания.

Старайтесь как можно меньше отсутствовать на службе в рабочее время. Если вам положены три персональных краткосрочных отпуска или десять дней, которые вы можете провести дома по болезни, избегайте пользоваться ими без необходимости. Не следует пребывать на работе в дурном расположении духа: ни насморк, ни головная боль не освободят вас от служебных обязанностей. А регулярные отсутствия на работе будут занесены в ваше личное дело и станут частью вашей репутации.

Приезжайте на работу за несколько минут до её начала, и пусть это время уйдёт у вас на то, чтобы подготовиться к рабочему дню.

Неряшливость.

Будьте всегда подтянуты и аккуратны – волосы должны быть причёсаны, рубашка заправлена в брюки, ботинки начищены, костюм отутюжен. На вашем письменном столе должны царить чистота и порядок. Неряшливость же свидетельствует лишь о том, что вы относитесь к работе спустя рукава.

Обсуждение личных проблем.

Личные проблемы лучше оставлять дома. Даже в том случае, когда коллеги одновременно являются вашими друзьями, вопросы, не имеющие непосредственного отношения к службе, лучше обсуждать не на работе; поэтому вы правильно поступите, уделяя им внимание в своё собственное время. Кроме того, в этом случае ваша личная жизнь не станет предметом пересудов всех сотрудников отдела. Продвижению по службе способствуют профессиональные качества, а попытки решить личные проблемы в рабочее время отнюдь не свидетельствуют в пользу ваших деловых качеств.

Разглашение конфиденциальной информации.

Когда вы имеете доступ к информации для служебного пользования, вам следует заботиться о том, чтобы она оставалась конфиденциальной. Вы можете быть в курсе ещё не преданных огласке планов, секретных сведений финансового или личного характера; не разглашайте то, что вам известно. Если вы не знаете, имеет ли определённая информация закрытый характер, спросите об этом у руководства. Не забывайте и о том, что размер вашей зарплаты также относится к сведениям, не подлежащим разглашению; так к этому и относитесь.

Посещения родственников.

Несмотря на то что вашей жене (мужу) и детям может быть очень интересно посмотреть, где вы работаете, удовлетворение их любопытства не ускорит вашего продвижения по службе. Если вы, тем не менее, решите показать им свое рабочее место, сделайте это в выходные дни, когда никого из сотрудников на работе не будет.