Профессиональная этика секретаря

                                   Реферат 

На тему: «Профессиональная этика секретаря»

                                    Работу выполнила

                                    Учащаяся группы№152

                                  «Секретарь-референт»

                                    Денисчева Алёна.

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы). 
 
Обычно вакансию секретаря приемной (секретаря на ресепшн) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков или приходит много посетителей. Обычно секретарь на ресепшн отвечает на входящие звонки, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов на прием, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух девушек, в некоторых случаях секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера. 
 
Для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (в 99 % случаев – до 30 лет) девушек с приятной внешностью. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального (опять же в зависимости от контингента посетителей). Наличие опыта работы не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом. Из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.   
 
Из профессии секретаря – в соответствии с требованием времени выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя».   
 
Помощник руководителя – самая востребованная профессия из административного персонала (45 % запросов на рынке вакансий). Правда, многие из соискателей считают, что эта должность не требует особой подготовки и профессионализма, некоторые представляют, что секретарская работа – это приготовление кофе и ответы на звонки. На самом деле сегодня круг обязанностей секретарей гораздо шире. Так, 63 % работодателей требуют знания ПК, четверть – делопроизводства, 16 % – английского языка. Чтобы попасть на эту должность, нужно не просто быть отличным профессионалом, но и разбираться в специфике бизнеса своего непосредственного начальника. Список требований к помощникам руководителям довольно обширен: пунктуальность, дисциплинированность, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, доброжелательность, знание этикета, оптимизм, энергичность, высокая скорость печати, умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, знание 1С.  Помощник руководителя должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь и хорошую дикцию. Возрастной коридор достаточно широк – от 18 до 45 лет. Чуть более половины работодателей отдает предпочтение женщинам, для остальных пол помощника руководителя не имеет значения.  
 
В последние годы для работодателей стало важным, чтобы помощник руководителя гармонично вписывался в стиль компании. Соискатели уже привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания соискателя, но и его кругозор. Часто руководители задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументировано отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал. Помощник руководителя  должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент. 
 
Работа помощника-руководителя никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации.  
 
Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями. 
 
Профессионализм - Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой. 
 
Ответственность - помощник руководителя должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону помощник руководителя должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников. 
 
Организованность- умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. 
 
Недопустимы опоздания помощника руководителя на рабочее место или место встречи. 
 
Осведомленность - помощник руководителя должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. 
 
Преданность профессии - любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации. В заключение данной работы, исходя из поставленной  в ней цели и задач, изучив понятия этики и этикета и их влияния на работу помощника руководителя и на повышение его профессионального уровня, можно сделать краткие выводы: 
 
1. Этика  делового общения – это учение  о проявлении морали и нравственности в деловом общении, взаимоотношениях деловых партнеров. 
 
2. Основные  принципы  деловых отношений   дают  конкретному сотруднику   в любой организации   этическую платформу   для решений, поступков, действий, взаимодействий и т.п. 
 
3. Принципы  этики  деловых отношений  служат основанием  для выработки  каждым сотрудником   любой фирмы   собственной личной   этической системы. 
 
4. Культура устной и письменной  речи часто  является сердцевиной  профессиональной этики. Важными показателями ее являются стиль общения, функциональная грамотность. 
 
5. В содержание  делового этикета  может входить  деловой  этикет офиса, т.е. его сотрудников, подготовка  деловых бумаг по правилам  этикета, проведение деловых переговоров, встреч и совещаний по правилам  делового этикета, а также   и международные нормы делового этикета, которые весьма важно знать  и блюсти при  проведении переговоров с иностранными лицами и организациями. 
 
6. Немаловажным  является  и знание  национального стиля ведения деловых переговоров, что может  способствовать успеху  заключения  более удачной сделки.