Принципы составления сопроводительного письма

 

1. Сопроводительное письмо

 

Сопроводительное  письмо (англ. covering letter) — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.).

Существует несколько  типов сопроводительных писем:

• Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.
• Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
• Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.
• Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нем Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас.
• Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
• Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся докуметов. Также может поясняться цель направления документов. Например: «Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: …».

Сопроводительное письмо можно разбить на следующие блоки:

• Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: «Уважаемый Иван Иванович».
• Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.
• Цель письма.
• Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.
• Контакт. Указывается контактная информация.
• Подпись.

 

2. Принципы составления сопроводительного письма

 

Предварительное заявление  на должность (вакансию), как правило, состоит из двух документов: сопроводительного  письма и резюме. Резюме содержит общие сведения о кандидате, а сопроводительное письмо позволяет правильно сфокусировать внимание работодателя.

При составлении сопроводительного  письма следует учесть ряд факторов:

• цель,
• аудитория, 
• содержание, 
• формат.

Цель 
Сопроводительное письмо и резюме обычно содержат информацию, которую будущий работодатель использует для принятия решения о том приглашать вас на интервью или нет. Цель сопроводительного письма - обратить внимание работодателя на ваше резюме.

Аудитория 
Сопроводительное письмо предоставляет возможность будущему работодателю, в прямом смысле, услышать вас. Оно характеризует вас как личность, показывает умение уделять внимание деталям, навыки коммуникации, энтузиазм, интеллект, и определенный интерес к компании, в которую вы направляете письмо.

Таким образом, сопроводительное письмо должно быть ориентировано на каждую отдельную компанию, вакансия которой вас интересует. Вы должны провести небольшое исследование для того, чтобы узнать потребности и цели компании, чтобы потом использовать знания, полученные в ходе этого исследования, в вашем письме.

Содержание 
Сопроводительное письмо должно быть адресовано определенной компании и определенному лицу, которое будет рассматривать вашу заявку. Как правило, такого рода информацию вы можете найти самостоятельно или просто узнать в компании кто является адресатом.

В письме вы должны указать  должность, на которую претендуете. Подчеркните свой интерес и познания в той сфере, в которой работает компания в настоящий момент, а  также вашу квалификацию в этой области. Необходимо, чтобы будущий работодатель знал:

• почему вы хотите работать именно в этой компании, 
• соответствие вашего опыта требованиям этой компании,
• вашу квалификацию.

Отметьте в сопроводительном письме наиболее важные и уместные достижения, навыки, и опыт, перечисленные  в резюме. В сопроводительном письме вы должны ссылаться на резюме (например: «более детально рассмотрено в резюме»).

Формат 
Сопроводительное письмо должно иметь непринужденно-формальный тон и состоять из параграфов. Первый параграф должен быть кратким, возможно два или три предложения: информация о желаемой должности, о том, как вы узнали о ней, личные контакты, которые вы имеете в компании, ваша общая квалификация.

Тело вашего письма должно состоять из 1-3 более длинных параграфов, в которых вы детализируете вашу квалификацию относительно данной вакансии. Выберите наиболее подходящую информацию из вашего резюме, и опишите ее подробно, демонстрируя, таким образом, как  ваше профессиональное досье характеризует  вас. Будьте как можно более лаконичны, и обращайте внимание будущего работодателя на детали, описанные в резюме.

Заключительная часть  вашего письма должна содержать пожелание  приглашения на интервью. Информацию о том, как можно с вами связаться, и выражение готовности прибыть  на интервью или предоставить дальнейшую информацию. В заключении поблагодарите вашего адресата за проявленное внимание и уделенное время на рассмотрение вашей кандидатуры.

Сопроводительное письмо – необходимый элемент начальной коммуникации с работодателем, свидетельство того, что вы хотите работать именно в данной компании. Многие менеджеры, скорее всего, вообще не будут читать полученное резюме, если оно не дополняется сопроводительным письмом. Поэтому стиль и содержание вашего первого обращения к работодателю требуют гораздо более индивидуального подхода, чем резюме. Предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам направить творческую энергию в нужном направлении.

1. Покажите, что много знаете о компании, в которую обращаетесь. Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации об организации, в которую вы направите для рассмотрения свое резюме. Послание должно отражать вашу заинтересованность в работе в данной компании, поэтому следует продемонстрировать осведомленность о деятельности потенциального работодателя. Одновременно вы сможете показать, как именно готовы внести свой вклад в реализацию планов компании.
2. Старайтесь излагать свои мысли как можно лаконичней.
3. Не пишите сопроводительное письмо, превышающее одну страницу. Помните, что работодатели рассматривают несколько (а то и много больше) соискателей и читают сотни, а может, и тысячи писем претендентов. Поэтому старайтесь излагать свои мысли как можно лаконичней.
4. Резюме и сопроводительное письмо должны иллюстрировать и дополнять друг друга. Не стоит повторять в послании содержание резюме. В то же время необходимо перед отправкой тщательным образом сверить содержание и того, и другого. Разногласия в этих двух документах производят негативное впечатление на работодателя.
5. Избегайте тяжеловесных оборотов. Внешняя простота и легкость слога подкупают работодателя, но, разумеется, только до определенной степени. В письме, впрочем как и в процессе электронной коммуникации, не стоит писать подобные фразы: «Привет, вот это мое резюме. Всего доброго и до скорой встречи». При составлении документов следует придерживаться делового стиля общения.
6. Сопроводительное письмо не должно представлять собой шараду. В его тексте недопустимы сокращения и условные обозначения.
7. Выделитесь из толпы. Для успешного трудоустройства создание имиджа интересного и оригинального человека может означать не так мало, как кажется на первый взгляд. Конечно, отсюда не следует, что надо рассказывать о своих любимых книгах, фильмах или рок-группах. Постарайтесь, не покидая профессионального контекста, ввести в текст одну-две фразы, которые в глазах работодателя сделают вас «особенным», «не таким, как все». К примеру, претендуя на позицию менеджера интернет-проекта, заметьте, что вы в свободное время создали русский веб-сайт поклонников такой-то известной группы или режиссера.
8. Избегайте дешевой креативности. Сопроводительное письмо не должно содержать никаких эпиграфов, стихов, загадок и прочей «культурки». Приберегите все это для возможного собеседования.
9. Хвалитесь неочевидным. Все основные факты вашей биографии уже отражены в резюме. Однако случайно услышанное выступление на конференции, прочитанная книга или какой-то давний проект, имеющий прямое отношение к потребностям компании, могут иметь бóльшую значимость, чем ссылки на годы недавнего, но не слишком интересного профессионального опыта. Поэтому в некоторых случаях есть смысл рискнуть и пойти против общих ожиданий, постаравшись превратить свои кажущиеся недостатки в достоинства. Так, один чрезвычайно успешный американский топ-менеджер всегда упоминает в сопроводительном письме о своем возрасте (ему 52 года). С одной стороны, это, вроде бы, может негативно сказаться на его шансах получить работу. А с другой – характеризует его как бесстрашного человека, не боящегося говорить о своих мнимых недостатках. Разумеется, каждому предстоит самому решать, когда риск уместен, а когда нет. Но в некоторых случаях откровенные заявления могут вызвать дополнительный интерес работодателя к вашей кандидатуре.

Обязательными реквизитами  сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

3.Типовой образец сопроводительного письма

 

Можно использовать классический вариант шапки делового письма –  двусторонний, когда информация располагается  на одном уровне с разных сторон листа.

 
Ваше Ф.И.О. Контактное Ф.И.О. 
Ваш Адрес Должность 
Ваш телефон Подразделение компании 
Ваш факс Название компании 
Адрес электронной почты Адрес 
Телефон 
Дата Факс 
Адрес электронной почты 

1. Первый параграф. Здесь вы рассказываете, почему вы обращаетесь к данному человеку  и откуда вы узнали о существующей вакансии. Также кратко сообщаете информацию о себе, указываете, что вы знаете о компании, в которую обращаетесь, ее продуктах, истории и пр.

2. Второй/третий параграфы.  В этом разделе вы подробно рассказываете о себе, суммируете ваш опыт и образование, и, ссылаясь на них, описываете, почему вы являетесь идеальным кандидатом на указанную позицию. Именно здесь необходимо разместить информацию, которая может вызвать у работодателя наибольшую заинтересованность в вас. Расскажите, чем вы занимаетесь сейчас. Уделите особое внимание вашим качествам и навыкам. Объясните, почему вы пишите именно в эту компанию и претендуете на эту позицию. Аргументируйте вашу заинтересованность в работе в данной компании. 
Цель параграфа – показать, что вы подходящий кандидат для приглашения на интервью.

3. Последний параграф – это  благодарность читателю за прочтение письма, информация о возможной обратной связи, а также возможность продемонстрировать деловой этикет, вашу нацеленность на результат и заинтересованность в работе.

4.Приложение содержит перечень документов, прилагаемых к письму. 

 

 

 

Образец сопроводительного письма 

 

Москва, 123456 
Ломоносовский проспект, д.33/2, кв. 1  
Иван Иванов 
01.04.05

 
Москва, 113054  
ул.Валовая, д.1  
ООО «Нестле Фуд» 
Менеджеру по персоналу

 
 

В последнем номере The Moscow Times прочитал объявление о программе набора молодых специалистов. Слышал много раз положительные отзывы о работе в вашей компании. Считаю, что удовлетворяю требованиям для участия в данной программе. В связи с чем высылаю вам свое резюме.

В этом году я  получил степень бакалавра. Обучение на экономическом факультете РГГУ дало мне необходимые знания в области  маркетинга и финансов, которые я  могу успешно применить, работая  в вашей компании.

В 2000г. прошел летную стажировку в фирме «Компания». Работа в отделе кадров дала мне возможность  хорошо освоить основные методы работы с персоналом: подбор и обучение, а также кадровый документооборот.

Я хорошо владею компьютером, свободно говорю и пишу на английском языке, имею действительные водительские права.

Стажировка за границей утвердила мое желание  работать в мультинациональной компании. Благодарю Вас за рассмотрение моей кандидатуры для участия в программе набора молодых специалистов. Охотно отвечу на Ваши вопросы. Жду Вашего мнения. 

 

С уважением,  
(Подпись) 
Иван Иванов

 
Приложения: 
Резюме 
Рекомендательные письма – 2 шт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Сопроводительное  письмо – это хорошая возможность  выделиться на фоне общей массы соискателей  и показать, что вы в достаточной  степени владеете этикетом делового общения. В России, к сожалению, не везде преподают такую дисциплину, как культура межличностных взаимоотношений. Истребление подлинных российских аристократов  во времена революции наложило свой нелицеприятный отпечаток на образ русского мышления. Иногда мы упускаем моменты, в которых можно было бы проявить элементарную вежливость и благодарность. Все это печально, но этой ситуацией можно воспользоваться и в позитивных целях. Возможно, скоро сопроводительные и благодарственные письма войдут в обиход и станут для всех привычными так же, как 10 лет назад резюме. 
     В начале 90-х годов соискатели и работодатели еще не знали, что форма их делового общения может быть упрощена с помощью заочного ознакомления, но с появлением Интернета ситуация на рынке труда начала стремительно меняться. В 1995 году резюме уже прочно вошло в обиход. Конечно, качество предоставляемой информации оставляло желать лучшего, но, тем не менее, у соискателей, вооруженных такой бумагой, и имеющих возможность предварительно выслать ее по факсу, было значительное преимущество.    

 Сейчас есть  преимущество у тех, кто пишет  сопроводительные письма. Это не  так сложно, как может показаться  на первый взгляд. Просто до  того, как выслать свое резюме  по назначенному адресу, вы пишите  обращение к заинтересованному  лицу, тем самым давая понять, что обращаетесь не вслепую к кому попало, а именно к этому работодателю. Не забывайте, что он так же заинтересован в вас, как и вы в нем, ведь ему нужен человек, который за определенную плату решит возникшую в его компании задачу. Вежливо попросите его обратить внимание на ваше резюме и постарайтесь доказать, что можете по праву претендовать на вакантную должность. В качестве аргументов приведите ваши реальные достижения и ключевые навыки. Делать это нужно исходя из приоритетов и потребностей работодателя. В конце сопроводительного письма можно кратко выразить благодарность за интерес к вашей кандидатуре. 
     Для остроты стиля мы бы рекомендовали разбавить сопроводительное письмо нестандартными, красивыми фразами, например: «На основании вышеизложенного имею честь претендовать на данную должность, прошу учесть мое искреннее желание работать именно в вашей компании». Или: «…не далее, как месяц назад из раздела новостей вашей компании я узнал о том, что Вы выиграли тендер… и успешно укрепили свои позиции на рынке… в связи с чем выражаю Вам свое искреннее уважение… Осведомлен о недавно открывшейся у вас вакансии, поэтому хотел бы предложить свою кандидатуру…»