Правила деловой переписки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

БОБРУЙСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра общественных дисциплин и права

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине: Этика и психология делового общения

на тему: Правила деловой переписки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент   2-й курс, БУЗ 122 ССО	Н. С. Парахневич
Проверил    Доцент	И. В. Гребенчук

 

БОБРУЙСК 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение …………………………………………………………………….		3
1	Общие требования к деловому письму …….………………………..	4
2	Правила деловой переписки …………………………………………...	5
3	Правила международной переписки ..………………………………..	6
4	Правила составления электронных писем……………………………	8
5	Характерные типы деловых писем …………..……………................	9
Заключение …………………………………………………………………		12
Список используемой литературы ………………………………………..		13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.

 

 

 

 

 

 

1 Общие требования к деловому письму

 

Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип, а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Нужно помнить, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем:

   - Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

   - Письмо-заявление об уходе.

   - Рекомендательное письмо.

   - Письмо-отказ.

   - Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

   - Письмо-напоминание.

   - Письмо-уведомление.

   - Письмо-благодарность. 

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа. Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка. Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

   -  письмо должно быть лаконичным;

   -  обязательно должна проставляться дата;

   -  письмо не должно содержать клеветнических измышлений;

   -  должна быть разборчивая подпись.

 

 

2 Правила деловой переписки

 

 

«Золотые правила» деловой переписки:

1.   Ответ  на письмо респондента должен  быть дан в течение суток  с момента получения письма. Если  невозможно сразу дать ответ  по существу вопроса, ответ дается  следующий: «Письмо принято к  рассмотрению. Ответ будет дан  в течение трех дней».

2.   Письмо  должно быть напечатано. От руки  пишут исключительно личные письма. То же самое касается и адреса  на конверте.

3.   Недопустимы  грамматические ошибки и опечатки. Перед тем как распечатать  письмо или отправить e-mail, обязательно включите программу проверки орфографии и пунктуации.

4.   Письмо  должно быть содержательным. То  есть ваш корреспондент должен  из него получить всю необходимую  информацию по обсуждаемому вопросу.

5.   Деловое  письмо должно умещаться на  одной странице. А еще лучше  — на половине страницы. Очень  длинное письмо рискует остаться  недочитанным. Каждую новую мысль  оформляйте в отдельный абзац. Таким образом, вашему корреспонденту  будет легче понять суть письма.

 

 

3 Правила международной переписки

 

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Письмо принято делить на следующие части:

- сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);

- внутренний адрес или адрес получателя;

- дата отправления;

- вступительное обращение;

- собственно содержание письма;

- заключительная формула вежливости;

- подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;

- ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

На официальных пригласительных письмах после текста письма справа печатается сокращение R. S. V.Р. (франц. Repondez s'il vous plait), что означает: "Пожалуйста, пришлите ответ".

Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".

 

 

4 Правила составления электронных писем

 

1.   Деловое  электронное письмо является  документом.

2.   Электронное  письмо составляется в форматах HTML либо Plain Text.

3.   Деловое  электронное письмо состоит из:

-   адресной части письма (head);

-   основного текста письма (body);

-   подписи (sig);

-   иногда содержит присоединенные файлы (attached files).

4.   Заголовок  письма содержит в себе адрес  получателя и тему письма (subject). Если письмо отправляется на персональный e-mail сотрудника, то в теме письма достаточно указать заголовок письма или предмет, который в этом письме обсуждается. Если письмо направляется на e-mail фирмы, то в обязательном порядке необходимо указать еще и фамилию конкретного получателя письма. В поле письма «От кого» обязательно должны быть имя и фамилия сотрудника, отправившего письмо, либо название компании.

5.   Правила  написания делового электронного  письма такие же, как и для обычного, бумажного. Запрещается использование профессионального жаргона, сокращений общепринятых английских фраз, которые часто употребляются в чатах, смайликов.

6.   В  электронном письме допускается  цитирование предыдущего (принятого) письма в полном объеме.

7.   Нежелательна  отправка делового письма в  виде присоединенного файла (attached files). Получатели опасаются открывать вложения из-за компьютерных вирусов.

8.   Деловое  письмо подписывается фирменной  подписью.

 

 

5 Характерные типы деловых писем

 

Письмо-презентация предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

Письмо-оферта (предложение товара).

Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".