Понятие и цель деловой встречи

2. Понятие и организация деловых встреч

2.1 Понятие и цель  деловой встречи

Деловые мероприятия - это  неотъемлемая часть любого бизнеса. И именно периодическая организация  деловых встреч и мероприятий  формирует репутацию компании, поддерживает позитивный имидж. Проведение деловых мероприятий для компании важно как для решения внутрикорпоративных задач, так и для обсуждения различных вопросов с партнерами. Кроме того, организация деловых встреч, таких как конференция, презентация, выставка, позволяет привлечь к себе внимание общественности. На сегодняшний день в условиях жесткой конкуренции, безусловно, выигрывают те компании, которые отводят определенное место организации деловых встреч и мероприятий.

Деловая встреча и деловые  переговоры, в общем, имеют одно определение - это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при "ознакомительной" деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

2.2 Организация деловых  встреч

Организация деловых мероприятий всегда включает в себя: разработку идеи, техническое обеспечение, дизайн оформления, составление программы деловой встречи, обслуживание мероприятия. Чтобы произвести впечатление на своих партнеров в организации деловых мероприятий все должно быть продумано до мелочей. Организация деловых встреч и мероприятий требует к себе особого внимания не только при их подготовке, но также и при проведении. На деловых мероприятиях важна каждая деталь: от места проведения презентаций, пресс конференций до разработки рекламно сувенирной продукции [10, c. 47].

Назначение времени  проведения деловых встреч имеет  большое значение как для одной, так и для другой стороны. Прежде чем назначать время встречи  необходимо основательно подготовиться: привести все документы в порядок, набросать предварительное соглашение, быть готовым к серьезному рассмотрению предложений и уступок, на которые может пойти фирма для противоположной стороны [2, с.224].

Время встречи назначают  задолго до самой встречи, иногда за месяц, а иногда за несколько месяцев предварительно согласовывая месяц, день и время.

Часто перед самой встречей собираются для обсуждения представители  разных компаний и предварительно обсуждают  предстоящую встречу, все ли готово, со всеми ли условиями согласны противоположные стороны.

Если встреча с иностранцами необходимо:

- дать время выспаться;

- рассчитать разницу  в часовом поясе и выбрать  среднее время, подходящее для  всех пока гости не адаптируются  к новому часовому поясу и  т.д.

Деловая встреча, в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций является первым этапом переговорного процесса. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких ознакомительных встреч. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на встречах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

1. Рациональность. Необходимо  вести себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются  на переговорном процессе и  способности принятия разумных  решений.

2. Понимание. Невнимание  к точке зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши  партнеры не проявляют большой  заинтересованности, нужно постараться  провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить  отношения.

4. Достоверность. Ложная  информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Недопустимо поучать  партнера. Основной метод - убеждение.

6. Принятие. Нужно постараться  принять другую сторону и быть  открытым для того, чтобы узнать  нечто новое от партнера.