Особенности и нормы деловой письменной речи

Другой вид  речевой избыточности – тавтология (от гр. tautologia от tauto – то же самое + logos – слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения. Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.

2. Грамматические нормы

Для деловой  речи чрезвычайно важно соответствовать  качествам, обусловливающим эффективность  делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в  письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и.

Особо нужно  сказать о форме «договор –  договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного  числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое  в разговорном варианте обязательно  падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

1) названия парных  предметов – ботинок, сапог,  чулок (но носков);

2) названия национальностей,  территориальной принадлежности (армян,  башкир англичан, болгар южан, киевлян);

3) названия воинских  групп (солдат, кадет, партизан);

4) названия единиц  измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов,  килограммов).

Предложные  сочетания с временным значением  – «после чего–нибудь» (род. п.) –  пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные  сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют  на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

Обосновать  – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить – кого? чем? Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

3. Синтаксические нормы

Не менее  важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

Нарушение порядка  слов, рассогласование подлежащего  со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением  причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.

Нарушение порядка  слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:

Установление  стандарта социальных норм площади  жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и  решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах...

Точно определить те или иные смысловые отношения  помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это  относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только, но и; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

4. Рубрикация

Выбор того или  иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная  часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность,

назначается и  освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное  за радиационную безопасность, подчиняется  непосредственно начальнику службы  радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

1.1.1.              1.1.2.               1.1.3.               2.1.1.               2.1.2.               2.1.3.

При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа  – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в  деловой переписке не указывается  название документа.

Заголовок, как  правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому  так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

В деловых письмах  содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:

О поставке груза  по контракту №...

Иногда заголовок  сливается с заглавием, конкретизируя тип документа.

Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении  текста, и точная развернутая экспликация  содержания вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций:

2.1. Заказчик  обязуется…

2.2. Исполнитель  обязуется…

                

            

      

      

 

 

                

 

 

 

 

Заключение

Итак, деловые  взаимоотношения и документы  сопровождают человека всю его жизнь. Первый документ, который получает человек – справка из роддома, затем – свидетельство о рождении, паспорт, аттестат зрелости, диплом и т.д. А сколько разного рода справок, заявлений, актов, объяснительных и прочих канцелярских бумаг придётся выдать или получить ему за всю жизнь!

     Человек  постоянно находится в деловых  отношениях с коллегами по работе, с сотрудниками, начальниками, подчинёнными, партнёрами по бизнесу. От того, как человек ведёт себя в той или иной деловой ситуации, насколько умело ли он ведёт переговоры, проводит деловые беседы, грамотно, корректно ставит вопросы перед собеседником и умеет слушать партнёра, зависит успех его бизнеса, и в конечном счёте успех его жизни, благополучие его семьи.

     Вот  почему современному человеку, особенно  молодому, вступающему в жизнь,  так важно овладеть навыками  делового общения, научиться правильно оформлять разного рода деловые письма, договоры, соглашения, контракты и прочие документы.

    

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи для инженеров: учеб.

пособие. – Ростов-н/Д.: Феникс, 2003.

2. Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. Л.К. Граудиной и Е.Н. Ширяева. – М., 1998.
3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: учеб. пособие. – М.,

Гардарики, 2002.

4. Рогозин Ю.П. Секреты общения. - М., 1990.
5. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке. – М.: АЙРИС РОЛЬФ, 1997.
6. Сементовская В.К. Деловой стиль на каждый день.- Л., 1990.
7. ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.