Диагностика систем управления

Диагностика систем управления — это процесс установления и  изучения признаков, характеризующих  состояние системы управления, в  целях предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального  режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования  в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Основная конечная цель любого коммерческого предприятия —  получение прибыли, но в некоторых  случаях цели предприятия могут  быть и иными, — например, завоевание доли рынка, устранение конкурентов, —  тогда диагностика ориентирует  усилия предприятия в направлении  этих целей, хотя конечная цель та же —  получение прибыли.

Основная цель диагностики  — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед  предприятием. Для этого диагностика  обеспечивает выполнение следующих  задач:

Необходимость совершенствования  диагностики в настоящее время  объясняется следующими причинами:

повышение нестабильности внешней  среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией:

смещение акцента с  контроля прошлого на анализ будущего;

увеличение скорости реакции  на изменения внешней среды, повышение  гибкости системы управления;

необходимость в непрерывном  отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации;

необходимость продуманной  системы действий по обеспечению  выживаемости организации и избежанию  кризисных ситуаций;

усложнение систем управления организации требует механизма  координации внутри системы управления;

информационный бум при  недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного  обеспечения управления;

В целом система диагностики  в организации решает все перечисленные  задачи, но расстановка акцентов может  быть разной.

Современный менеджмент разделяет  цели организации на две группы: оперативные (круткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому  диагностика

позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, можно  выделить два вида диагностики: стратегическую диагностику и оперативную диагностику.

Цели стратегической диагностики:

обеспечение выживаемости системы;

проведение антикризисной  политики;

поддержание потенциала успеха.

Главные задачи стратегической диагностики:

участие в установлении количественных и качественных целей системы;

ответственность за стратегическое планирование;

разработка альтернативных стратегий;

определение критических  внешних и внутренних условий, лежащих  в основе стратегических планов;

определение узких и поиск  слабых мест;

определение основных подконтрольных показателей в соответствии с  установленными стратегическими целями;

сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления  причин, виновников и последствий  данных отклонений;

анализ экономической  эффективности (особенно инноваций  и инвестиций).

Основные направления  стратегической диагностики:

Анализ внешней среды:

анализ рынка капитала;

анализ рынка сырья  и материалов;

анализ возможностей конкурентов;

анализ экономико-политической сферы;

анализ рынка технологий;

анализ рынка труда;

изучение экологических  проблем;

изучение социально-политической сферы.

Анализ внутренней среды:

анализ маркетинга;

анализ людских ресурсов;

анализ технических и  технологических ресурсов;

анализ проведения НИОКР;

анализ выпускаемой продукции;

анализ существующей организационной  структуры;

анализ финансового состояния  организации;

оценка территориального расположения.

Установление стратегических целей начинают с анализа информации о внешних и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического  управления прогноз изменений внешних  условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные ранее.

Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой-либо цели, необходимо установить, насколько  обоснованно она выбрана и  насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и  отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему  контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.

Оперативная диагностика  несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована  на экономическую эффективность  и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики  — обеспечение прибыльности и  ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной  диагностики:

руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и  оперативное планирование);

определение узких и поиск  слабых мест для тактического управления;

определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;

сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью  выявления причин, виновников и последствий  отклонений;

анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики:

рентабельность капитала;

производительность;

степень ликвидности.

Систему оперативной диагностики  используют для поддержания оперативных  решений по недопущению кризисного состояния.

Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием  и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика  нацелена на перспективу, опережающий  контроль, а также оперативное  отслеживание текущих событий.

В зависимости от объекта  диагностику подразделяют на диагностику  финансово-хозяйственного состояния  организации и организационную  диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана  насущной необходимостью: организация  не может позволить себе вести  дела, не имея представления о соотношении  доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики  финансово-хозяйственного состояния  организации:

объективная оценка результатов  коммерческой деятельности, комплексное  выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения  экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а  также выявление недочетов в  работе и их виновников, достижение полного соответствия материального  и морального стимулирования по результатам  труда и качеству работы;

постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и  бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также  своевременное выявление и использование  текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;

прогнозирование хозяйственной  деятельности, научное обоснование  перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Основные задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в  процессе их разработки);

объективное и всестороннее исследование выполнения установленных  планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных  работ и услуг (по данным учета  и отчетности);

комплексная оценка хозяйственной  деятельности;

анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;

анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;

оценка эффективности  функционирования производственных подразделений;

обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

анализ труда и заработной платы;

анализ эффективности  использования материальных ресурсов;

анализ эффективности  использования основных фондов и  работы оборудования;

анализ себестоимости  продукции;

анализ прибыли и рентабельности;

анализ финансового состояния;

выявление и измерение  внутренних резервов (на всех стадиях  производственного процесса);

испытание оптимальности  управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Источники информации для  диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники информации:

бухгалтерский учет и отчетность;

статистический учет и  отчетность;

управленческий учет и  отчетность.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные  операции для контроля за выполнением  установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет  скорректировать деятельность предприятия  для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании  данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния  предприятия может проводить  независимый специалист (что важно  для небольших фирм, не способных  содержать собственную аналитическую  группу). При отсутствии на предприятии  статистических оперативных данных у руководителя всегда есть возможность  получить аналитические показатели по данным бухгалтерского учета, так  как ведение бухгалтерского учета  и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

Статистический учет и  отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может  проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и  т. д.

Управленческий учет и  отчетность используются как на отдельных  участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое  по сравнению со статистической и  бухгалтерской отчетностью получение  необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники  информации:

материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;

данные лабораторного  и врачебно-санитарного контроля;

результаты проверок налоговой  службы;

материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;

средства массовой информации;

внутренние документы  и переписка со сторонними организациями;

сведения, получаемые от личного  контакта с исполнителями.

Организационная диагностика  предназначена для оценки различных  аспектов деятельности организации  и построения ее диагностического профиля.

Для того, чтобы диагностика  обеспечивала достижение целей системы  управления, она должна обладать несколькими  важными свойствами.

Стратегическая направленность диагностики.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная  сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект»  никогда не должна служить критерием  для решения — нужно ли вводить  механизм диагностики.

Ориентация на результаты.

Соответствие виду деятельности.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать  контролируемому виду деятельности. Она должна объективно измерять и  оценивать то, что действительно  важно. Неподходящий механизм диагностики  может скорее маскировать, а не собирать практически важную информацию.

Своевременность диагностики.

Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается  не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего  временного интервала диагностики  определяется с учетом временных  рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение  полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики  остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной  диагностики — это система, которая  дает нужную информацию нужным людям  до того, как разовьется кризис.

Гибкость диагностики.

Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика  становится ненужной. Диагностика, как  и планы, должна быть достаточно гибкой и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения  планов редко бывают сопряжены с  необходимостью серьезных изменений  в системе диагностики.

Простота диагностики.

Как правило, наиболее эффективная  диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех  целей, для которых она предназначена. Простейшие методы диагностики требуют  меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики  слишком сложна и люди, взаимодействующие  с ней, не понимают и не поддерживают ее — такая система диагностики  не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика  должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих  с системой диагностики и реализующих  ее.