Современные системы контроля за движением запасов

       В процессе управления запасами, как  элементом оборотных активов  необходимо также учитывать и  другие расходы.

       Расходы по освоению новой продукции. Изготовление каждого нового продукта связано с получением необходимых материалов, организацией определенных комплексов оборудования, заполнением требуемой документации, выделением соответствующего времени и материалов, изъятием предыдущего запаса материалов;

         Расходы, связанные с пуско-наладочными работами при изменении продукции. Если бы с переходом от одного продукта к другому не были связаны никакие расходы и потери времени, продукция производилась бы мелкими партиями. Это позволило бы снизить уровни запасов, что привело бы к экономии затрат. Поэтому компании пытаются снизить пуско-наладочные расходы, чтобы иметь возможность выпускать более мелкие партии продукции;

       Потери, связанные с нехваткой запаса (дефицитом). Когда запас какого-либо изделия или материала исчерпывается, заказ на это изделие или материал либо ожидает, пока его запас будет пополнен, либо должен быть отменен. Существует определенный  компромисс  между расходами   на поддержание уровня запаса и потерями, являющимися следствием исчерпания запаса. В этом случае иногда не удается добиться разумного баланса, поскольку часто невозможно оценить упущенную прибыль, последствия утраты клиентов и величину штрафов за несвоевременное исполнение условий контракта. Зачастую оценка величины этих расходов является не более чем предположением, хотя часто можно указать их диапазон.

       Установление  правильной величины заказа и размера  партии продукции, необходимой для полного использования производственных мощностей фирмы, связано с определением минимальных общих затрат, вытекающих из совместного влияния четырех видов расходов: издержки хранения, расходы на пуско-наладочные работы, расходы на размещение заказов и потери, связанные с дефицитом. Разумеется, на  издержки   по  поддержанию  уровня  запасов  оказывает сильное влияние и составление графика поставок.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


• Организация учета производственных запасов в местах их хранения

       Обязательной  предпосылкой правильного учета  материалов и обеспечения их сохранности  служит хорошая организация складского хозяйства. Складские помещения  должны быть приспособлены к приемке, хранению и отпуску материалов. Для этого помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материальных ценностей должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

       Приказом  руководителя организации устанавливается  система материальной ответственности лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности. Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно материально-ответственными  лицами (заведующими складами, секциями, кладовыми). В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

       На  складах (кладовых) материально ответственными лицами ведется количественно-сортовой учет материалов. Порядок учета материальных ценностей на складах зависит от применяемого метода. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

       Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод повышает качество бухгалтерского учета и контроля за состоянием, движением и сохранностью ценностей. Документация по движению материалов и выведению их остатков легко поддается механизированной обработке. К основным принципам этого метода относятся следующие:

       – оперативность и достоверность  количественного учета на складах, осуществляемого материально ответственными лицами в карточках складского учета материалов;

       – систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в  местах хранения за правильностью и  своевременностью документирования складских операций по движению материалов и ведением складского учета, предоставление работникам бухгалтерии права сверять соответствие фактических остатков материалов в натуре с данными текущего складского учета;

       – осуществление бухгалтерией учета  материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения - складов и кладовых, материально ответственных лиц и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ – в разрезе номенклатурных номеров;

       – систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета  путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

       Использование сальдового метода учета материальных ценностей предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он в карточках складского учета материалов. Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом (кладовщику). Для учета выданных карточек в бухгалтерии ведется Реестр выдачи карточек (по произвольной форме).

       Записи  по приходу и отпуску материалов в карточки складского учета производятся на основании первичных документов по приходу и расходу материалов в день совершения операций с выведением остатка после каждой записи. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лиминто-заборным картам производятся в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

       Карточки  хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри их  по номенклатурным номерам.

       Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) непосредственно  на складах в присутствии заведующего  складом проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждают это своими подписями. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а заведующий складом - их сдачу.

       Приемка-сдача  первичных документов оформляется  специальным Реестром приемки-сдачи документов.

       Проверенный и принятый реестр вместе с приложенными первичными документами передается для дальнейшей обработки в бухгалтерию  организации.

       С согласия материально ответственных  лиц подтверждением приемки-сдачи  документов может служить роспись  работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.

       Для взаимной связи количественно-сортового (складского) учета материалов с данными бухгалтерского учета по каждому складу в бухгалтерии ведется Ведомость учета остатков материалов на складе, которая на практике получила название сальдовой книги. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу на год в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном измерении на первое число месяца.

       В течение месяца Ведомость учета  остатков материалов на складе находится  в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении) на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого она передается в бухгалтерию, где количественные остатки таксируются и подсчитываются итоги по группам (подгруппам) материалов и в целом по счету.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


• Проверка  состояния складского хозяйства

       Для осуществления непрерывности процессов  расширенного производства организации  АПК, как и другие предприятия, создают и пополняют запасы товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов.

       С увеличением объемов производства особую актуальность представляют вопросы  рационального формирования и использования указанных запасов и обеспечения их безусловной сохранности; ресурсосбережение выступает важным направлением эффективного ведения хозяйства, на что обращается особое внимание. Осуществлению этих задач способствует организация надлежащего экономического контроля на каждом предприятии. Основными задачами аудита товарно-материальных ценностей на предприятии является проверка:

       - состояния учета, хранения и эффективности использования материальных ресурсов;

       - соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям предприятия;

       - выявления непригодных для использования ценностей с определением суммы причиненного ущерба и виновных лиц;

       - полноты и своевременности оприходования, законности и целесообразности расходования и списания товарно-материальных ценностей;

       - обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья, материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевременности и качества инвентаризаций и правильности принимаемых но результатам ревизии решений.

       На  каждом предприятии должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием материальных ресурсов, которая должна предусматривать подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Программа носит комплексный характер и включает сведения по видам ресурсов.

       В условиях полной документальной ревизии  целесообразно сначала проверить организацию складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности товарно-материальных ценностей, затем выявить полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих на предприятие ценностей по отдельным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списания ценностей по отдельным направлениям их выбытия. Заканчивается ревизия выявлением соблюдения установленного порядка нормирования товарно-материальных ценностей, соответствия их фактического остатка нормативному, наличия излишних ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности об их наличии и движении.

       Основными источниками ревизии являются: первичные  документы по движению товарно-материальных ценностей, данные регистров аналитического и синтетического учета, инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, данные бухгалтерской и статистической отчетности.

       В обеспечении сохранности и рационального  использования товарно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в первую очередь следует уделять внимание организации складского хозяйства.

       Особые  контрольные функции в этом отношении  возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии  осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, инструктаж.

       С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

       На  выявление всех недостатков в  организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии.

       В ходе ревизии устанавливают наличие  и состояние складских помещений  и других емкостей, предназначенных  для хранения соответствующих видов  товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения товарно-материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале ревизии.

       Аудиторы  устанавливают техническое состояние  тех или иных помещений (наличие  исправной крыши, стен, полов, остекленных  и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. При этом обращают внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предприятия. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, в которых указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.

       Для хранения, например, запасных частей на складах применяют стеллажи, где  на каждый вид отводится своя полка  или ее часть; отдельные запасные части из-за своего веса (размера) хранятся на полу; строительные материалы, пиломатериалы, круглый лес складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи (зерно, корма); нефтепродукты хранятся в резервуарах, бочках.

       Правильность  показания весов и других измерительных  материалов проверяют путем взвешивания или перевешивания заранее подготовленной партии ценностей; взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывает аудитор, материально ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор требует письменное объяснение материально ответственных лиц и устанавливает причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели.

       На  практике нередко имеют место  случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана; имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей.

       Тщательной  проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для  этого рекомендуется в процессе ревизии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

       В частности, присутствуя при приемке  тех или иных материально-технических средств, ревизионная группа может установить, как соблюдается установленный порядок приемки продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского (учета) предприятия, так как при запущенности его создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


• Проверка  полноты оприходования  и правильности оценки производственных запасов

       Важным  звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования  приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый общественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребности, договоров и других оснований для совершения сделки по поставщикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий доставки, формы расчетов.

       Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования  указанных товарно-материальных ценностей  путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

       Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое внимание в этих случаях следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использования. Необходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отчетности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим доверенностям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материала — на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материальных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера.

       Своевременность оформления документов при приемке  и отпуске ценностей и записи в книги или карточки складского учета проверяется при обследовании мест хранения товарно-материальных ценностей. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтенных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.

       Объектом  исследования аудиторско-ревизионных проверок является оперативная и служебная информация.

       На  проверяемом предприятии изучается  учет в журнале поступивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и проверяется на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной информации является важной деталью аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

       Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта нарушения условий договора (контракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или неправильным и неполным оформлением исковых материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных виновников. Эту информацию можно получить при изучении бухгалтерских регистров по учету расчетов по претензиям на счете 63 «Расчеты по претензиям» и документов, на основании которых отражены записи в этих регистрах, а также материалов служебной переписки по предъявленным претензиям.

• Контроль  использования материальных ресурсов в производстве

       При проверке использования материальных ресурсов в производстве руководствуются Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и Методическими рекомендациями по планированию и калькулированию себестоимости (работ, услуг), разработанными и утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами. Основными источниками проверки являются накопительные ведомости по расходу материалов/журнал-ордер по кредиту счета 10 «Материалы», сальдовые или оборотные ведомости о движении материалов, карточки или книги складского учета материалов, первичные документы по использованию материалов в производстве и другие.

       В первую очередь при проверке следует установить соответствие данных складского учета данным синтетического учета по счету «Материалы», для чего общий итог ведомости остатков на конец месяца сверяют с остатками на конец месяца, которые приведены в ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Такое сравнение следует проводить по каждому складу в отдельности на 1-е число проверяемого периода.

       Общие обороты выбытия материалов за месяц  по всем складам и остатки материалов на конец месяца, приведенные в  ведомости, сверяют с кредитовым оборотом и остатками по счету 10 «Материалы» в Главной книге. При установлении отклонений устанавливаются  их причины и виновные лица.

       Далее аудитор переходит к проверке совершенных операций по отпуску  материалов в производство. В данном случае необходимо использовать накопительные  ведомости по расходу материалов c складов, составленные на основе расходных документов. Если документооборот по отпуску материалов в производство большой, проверяющие должны выбрать документы по интервалу.

       Отделы  материально-технического снабжения  или плановые отделы на основе установленных  норм расхода материалов на выпуск определенного вида изделий разрабатывают лимиты отпуска материалов в производство, и отпуск их производится в пределах этих лимитов.

       Отпуск  материалов со складов в производство оформляют лимитно-заборными картами  или ведомостями отпуска, актами-требованиями на замену материалов или на дополнительный отпуск, комплектовочными ведомостями, раскройными картами, заборными листами и другими документами в зависимости от принадлежности предприятия к отрасли. Отпуск материалов в производство должен производиться в пределах лимита на выпуск определенного вида продукции.

       Отпуск  материалов в производство может  осуществляться в соответствии с  утвержденными калькуляциями, в  которых компоненты набора сырья и вспомогательных материалов не нарушают качество изделия и оно соответствует ГОСТам или техническим условиям, но только в тех случаях, где лимиты не установлены.

       Проверка  расходных документов не должна ограничиваться сопоставлением отпущенных товарно-материальных ценностей с установленными нормами  и встречной проверкой документов, находящихся на складах и в цехах. Необходимо также внимательно проанализировать данные складского учета после отпуска товарно-материальных ценностей, при этом можно выявить размер завышенных списаний в производство за счет обсчета, обвеса, занижения сортности при отпуске материалов в цеха, приведших к созданию неучтенных излишков материалов на складах с последующим изъятием.

       В результате завышения норм сырья  и вспомогательных материалов при выпуске готовой продукции создаются неучтенные излишки, так как отпуск их производится не по фактическому расходу, а по норме. Поэтому аудитору следует проверить нормы и их пересмотр в связи с совершенствованием технологического процесса производства с действующими нормами на других аналогичных предприятиях. При наличии расхождений устанавливаются причины, виновные лица.

       Приведенные в расходных документах показатели качественных характеристик материалов сверяют с данными первичных  документов на оприходование их на склад. Если имеет место замена отдельных материалов, следует выяснить причины данного факта.

       Обосновать  установленные нормы расхода  ценностей можно с помощью  контрольного запуска сырья и  вспомогательных материалов в производство, результат оформляется комиссией специальным актом.

       При аудите использования материальных ценностей в производстве проверяется списание отклонений в стоимости материалов на выпуск готовой продукции, для чего анализируются данные ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Проводится оценка техники расчета отклонений, проверяется правильность подсчета среднего процента отклонений и списание отклонений по направлениям расхода материалов, включая и остаток их на складе.

       Тщательной  проверке подвергается расходование строительных и ремонтных материалов, так как  на них приходится высокий удельный вес растрат и недостач. Во всех случаях рекомендуется производить контрольные инвентаризации наличия наиболее дефицитных строительных материалов, а при необходимости — и контрольного обмера их фактического использования на те или иные строительные или ремонтные работы.

       Контроль  на этом участке состоит в сопоставлении  данных лимитно-заборных карт (ведомостей) на получение ценностей и данных о потребности их, указанных в сметах на строительство.

       Строительные  материалы должны отпускаться по правильно оформленным документам, взвешенными и пересчитанными, в строгом соответствии с нормами расхода с обязательным указанием в документе наименования объекта. Правильность списания материалов на объект проверяют также путем сверки актов на списание материальных ценностей с нарядами по начислению оплаты труда. Необходимо также при проверке убедиться в правильности оценки списываемых материалов. Возможны случаи, когда установлен количественный перерасход материалов, фактическая стоимость их ниже сметной. Это объясняется нереальным снижением фактической стоимости приобретенных материалов или ее искусственным занижением за счет неправильной оценки материала, недосписания части затрат по заготовке, относящейся к израсходованным материалам.

       Поэтому необходимо проверить сальдовую ведомость по учету материалов, сопоставить среднюю сумму с ценой списанного материала. Особое внимание уделяют разовому отпуску строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов могут способствовать встречная сверка записей по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счетов 23 «Вспомогательные производства», 08 «Вложения во внеоборотные активы», а также опрос соответствующих должностных лиц. Соответствие записей на счетах 23 «Вспомогательные производства», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и счету 10 «Материалы» свидетельствует об отсутствии таких фактов на предприятии.

       При ревизии правильности использования  горюче-смазочных материалов необходимо проверить точность планирования потребности в горюче-смазочных материалах, полноту оприходования и обоснованность списания в расход, правильность хранения и эффективность использования израсходованного горючего.

       Важнейшими  вопросами, подлежащими изучению во время ревизии, являются: полнота оприходования горючего, правильность его учета и обоснованность списания в расход. По документам устанавливается соответствие количества оприходованного топлива к полученному и оплаченному его количеству, а также ведется ли раздельный учет по видам горючего: на складах, в баках, жидкого топлива. Учет горючего в местах хранения ведется в килограммах, а выдача производится в литрах.

       Необходимо  проверить отчеты заправщиков о  количестве поступившего и израсходованного топлива, а также правильно ли ведется учет топлива в баках автомобилей, правильно ли устанавливаются размеры экономии и перерасхода горючего отдельными водителями. При этом обращают внимание на соответствие показателей спидометров данным о количестве израсходованного горючего и его остатках в баках автомобилей. При возникновении сомнений в правильности записей в заправочных ведомостях их можно сопоставить с путевыми листами автомобилей и тракторов, где также указано количество выданного горючего. Отдельно проверяют условия хранения горючего. При неправильном хранении могут иметь место значительные его потери или снижение его качества. Основными видами потерь при хранении горючего являются потери от испарений, при заполнении резервуаров, утечки. Необходимо уделять большое внимание проверке размеров потерь от испарения, потому что при испарении улетучиваются важные фракции.

       Зачастую  большие потери от испарения топлива  бывают из-за недостаточной герметизации резервуаров и средств транспортировки. Необходимо ознакомиться с состоянием оборудования и средств по перевозке, хранению и заправке горючего. В случае обнаружения неисправностей необходимо проверить по документам, не было ли случаев списания в расход недостачи горючего из-за потерь, а также чистоту емкостей, где хранится горючее, так как загрязненность пылью или их коррозия значительно снижает его качество.

       При аудите необходимо проверить также  эффективность использования горючего: соответствие количества использованного  горючего. Экономию и перерасход необходимо установить в целом по предприятию, установить конкретные автомобили и сумму перерасхода, а также причины. Ими могут быть причины технического и эксплуатационного характера. Аудиторам необходимо установить количество израсходованного горючего в пределах установленных норм на выполнение определенной транспортной работы, также недостатки в организации перевозки грузов и разработать мероприятия, направленные на уменьшение до минимума количества холостых пробегов за счет рационализации маршрутов. Значительным резервом экономии горючего является использование прицепов.

       Одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью собственности является инвентаризация, при которой проверяется  сохранность ценностей и сличается  фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

       Основными задачами инвентаризации являются:

       – установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

       – контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

       – выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

       – проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

       Для проведения инвентаризации на предприятии  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. При большом  объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются  рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

       Персональный  состав постоянно действующей и  рабочих инвентаризационных комиссий имеет право формировать и  представлять руководителю предприятия для утверждения главный бухгалтер.

       В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.

       Ответственность за проведение инвентаризации несут  руководитель и главный бухгалтер предприятия.

       Инвентаризации  материальных ценностей на предприятии необходимо проводить в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы и утвержденные руководителем.

       Инвентаризации, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед  составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

       В начале ревизии необходимо проверить  наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения, о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

       Результаты  инвентаризаций должны быть оформлены  инвентаризационными описями, которые  составляются по каждому местонахождению  материальных ценностей и материально  ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

       На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

       На  каждой инвентаризационной описи материально  ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией проверены в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентаризации они приходуются в отдельной описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», аналогичная опись составляется при отпуске товарно-материальных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходного документа, наименование, цена, количество, сумма).

       Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми  членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

       Качество  проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая), времени ее проведения; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков; порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

       Если  при формировании инвентаризационных материалов выявлены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причины. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения комиссии к выполнению своих обязанностей или результатом должностного подлога с целью сокрытия установленных фактов, недостачи, излишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

       Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр  инвентаризационной описи, первичные  документы, данные аналитического учета, калькуляций и прочее.

       Первичные документы на оприходование и данные аналитического учета используются, когда в инвентаризационных описях приведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели внесены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаимной сверки показателей этих документов с данными инвентаризационной описи.

       Количественный  учет по сортности материалов восстанавливается но документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется и суммарном выражении.

       Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости  проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

       В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли  и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться по надлежаще оформленным документам с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

       Отдельной инвентаризационной описью или актом  с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

       Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

       При выявлении недостач и излишков отдельных  ценностей, как исключение, допускается  зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные виновники пересортицы не установлены, то инвентаризационные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или резервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

       Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в следующем порядке.

       Стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 40 «Готовая продукция» и др. и кредит счета 99 «Прибыли и убытки».

       Недостачи, хищения, порчу или умышленное уничтожение  материальных ценностей относят  в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и др. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности – по фактической себестоимости.

       Если  виновное лицо не установлено или  суд отказал во взыскании с  него, убытки от недостач или порчи  списываются на финансовые результаты. В этом случае, должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

       Если  недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине предприятия (бесхозяйственности, запущенности в  учете и др.), то она списывается  за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

       Суммы, установленные в результате инвентаризации просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, зачисляются на финансовые результаты отчетного года.

       Предложения о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя сельскохозяйственного предприятия, который принимает решение о зачете.

       Следует отметить, что стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя предприятия списывается на издержки производства или по направлениям использования, включая остаток продукции на складах. При этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль материальных ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

       Результаты  инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете предприятия.

       По  недостачам и потерям, явившимся  следствием злоупотреблений, главный  бухгалтер и руководитель предприятия  должны направить материалы в следственные органы с целью установления виновных лиц и взыскания причиненного ущерба.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Пути  совершенствования  учета и анализа  производственных запасов

Повышение эффективности использования  запасов

      Производственные  запасы составляют значительную часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых  отраслях доходят до 90% и более в себестоимости  продукции. Именно  поэтому  усиление контроля  состояния производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность  предприятия и его финансовое положение. Основным  направлением повышения    эффективности    использования производственных    запасов    является    внедрение     ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от  полноты  сбора  и использования отходов и обоснованной их оценки Существенное значение для сохранности производственных  запасов  имеет наличие   технически   оснащенных   складских   помещений современными измерительными приборами и устройствами, позволяющими  механизировать  и автоматизировать складские операции и складской учет. Важное  условие повышения  эффективности  использования  материальных ресурсов — усиление личной и  коллективной  ответственности  и  материальной заинтересованности  рабочих,  руководителей   и   специалистов   структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных  ресурсов –  нормирование  складских  запасов  и  материальных  затрат.   Под   нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого  вида материалов, принимаемый как переходящий запас на  конец  планируемого  года.

      Эта  норма  измеряется  в  днях  среднесуточного  потребления  каждого  вида материалов. Предприятия  должны  стремиться  к  соблюдению  норм  производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к  замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток — к срыву  производственного процесса.

      Существенно   улучшить   учет    производственных    запасов    можно, совершенствуя  применяемые документы и учетные  регистры,  т.е.  более  широко используя  накопительные  документы  (ведомости  и др.),  предварительную  выписку  документов  по  движению материалов и оперативных  документов  на  вычислительных  машинах,  карточки складского учета в качестве расходного документа  по  отпущенным  материалам.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Построение  эффективных систем контроля движения запасов  на предприятии 


     Основной  задачей таких контролирующих систем, которые являются составной частью финансового контроля предприятия, является своевременное размещение заказов на пополнение запасов и  вовлечение в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов.

     Среди систем контроля движения запасов в странах  с развитой экономикой наиболее широкое применение получила «Система АВС».

     Анализ  ABC уделяет основное внимание наиболее важным моментам — валовой рентабельности, гибким ценам и излишкам или дефициту поставок. Метод ABC требует классификации товарно-материальных запасов на одну из четырех групп — А, В, С и D — в соответствии с потенциальной прибылью, связанной с уровнем контроля за товарно-материальным запасом [2,3,15].

     Повторяющиеся записи учета товарно-материальных запасов необходимо иметь под рукой, особенно для группы А, что требует ежедневной аккуратности и внимательности. Позиции А обычно состоят на 70 процентов из денежной стоимости товарно-материальных запасов. Позиции группы В являются менее дорогостоящими по сравнению с группой А, но тем не менее представляют определенный интерес и требуют непосредственного контроля. Позиции группы С включают наибольшее количество позиций товарно-материальных запасов. Поскольку они, как правило, менее капиталоемкие и имеют ограниченное применение, им уделяется меньше внимания. Для группы С обычно предусматривается безопасный уровень товарного запаса. Авансовые закупки обычно предусматриваются для изделий А и только «за наличный расчет» — для изделий В и С. Позиции группы D соответствуют убыточным позициям, которые не использовались в течение длительного периода времени (например, шесть месяцев). Позиции товара D не должны повторно заказываться до тех пор, пока в них не возникнет потребность. Позиции могут быть переклассифицированы по мере необходимости. Например, «хрупкая» позиция или та, которая часто становится объектом воровства, может быть переклассифицирована из С в А.

     Для пользования методом ABC следует:

- разделить  товары на компоненты на основе  их долларовой стоимости.

- рассчитать  годовую денежную стоимость по  видам инвентарных запасов (ожидаемое годовое использование единичной стоимости).

- классифицировать  перечень товарно-материальных запасов в долларовом исчислении от высокого до низкого (например, позиции А равны максимум 30 процентам, позиции В составляют максимум 50 процентов и, наконец, С — 20 процентов).

     При необходимости оформляется соответствующая  запись с маркировкой о принадлежности товарно-материальных запасов.

     Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, выделяют следующие.

     - Годовой объем использования  (потребления) номенклатурных позиций  в стоимостном выражении. 

  -  Цена единицы номенклатурной  позиции. 

  -  Дефицитность номенклатурной позиции.

  -  Доступность ресурсов для производства  номенклатурной позиции. 

  -  Длительность цикла для номенклатурной  позиции. 

     - Требования к хранению номенклатурной  позиции (специальные требования  к температурному режиму, влажности и т. п.).

  -  Риск воровства. 

  -  Срок хранения.

     - Издержки вследствие отсутствия  номенклатурной позиции на складе  в требуемый момент времени. 

     - Степень стабильности конструкций  изделий, в которых применяется  номенклатурная позиция. 

  -   Другое.

     После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов.

     Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются  следующие правила.

     - Частая оценка прогноза и метода  прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие, данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.

     - Частый, например ежемесячный, циклический  подсчет запасов с жесткими  допусками. Недопустимо сколько-нибудь  существенное отклонение данных  о запасах, зафиксированных в  информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

     - Ежедневное обновление данных  в базе данных. То есть для  таких номенклатурных позиций  необходимо использование системы  с непрерывным обновлением данных  о запасах. 

     - Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.

     - Тщательное отслеживание и сокращение  длительности цикла. Чем короче  длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них окупается сторицей.

     Для номенклатурных позиций класса B применяются  те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

     Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие правила.

     - Основное правило: изделия должны  быть в наличии. Будет обидно  получить срыв исполнения плана  сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана (ибо  дефицит позиций класса C может  сорвать планы сбыта и по  позициям класса A, в которые эти  изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

      - Большие размеры партий (заказов)  и большой страховой запас.  Крупные партии не влекут за  собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса C, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.

     - Хранение на территориях, немедленно  доступных для персонала, использующего  эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

     - Нечастый (редкий) подсчет запасов  (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета). 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Заключение

       Управление  запасами как элементом оборотных  активов с точки зрения высшего  менеджмента - это балансирование между  двумя целями, взаимоисключающими друг друга в своих полярных точках: сокращение совокупных затрат, направленных на содержание запасов, и обеспечение максимальной надежности производственного процесса.

       Эффективное управление запасами позволяет снизить  продолжительность производственного  и всего операционного цикла, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы. Обеспечение этой эффективности достигается за счет разработки и реализации специальной финансовой политики управления запасами.

       Основной  задачей управления запасами является оптимизация их общего размера и  структуры при минимизации затрат на приобретение и хранение, а также  обеспечение эффективного контроля за их движением.

       Таким образом, в условиях перехода к рыночной экономике важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов (снижение удельных затрат материалов в себестоимости продукции, всемерная экономия и т. д.). Эту задачу можно решить путем применения более прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, замены дорогостоящих материалов более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции, сокращения отходов и потерь в производстве, комплексного использования природных и материальных pecypсов, максимального устранения потерь и непроизводительных расходов, широкого вовлечения в хозяйственный оборот вторичных ресурсов и попутных продуктов.

 
 
 
 
 
 
Список  использованных источников

1. Кудрявцев В.М. и др. Модели управления запасами. Уч. пособие: 1987г. – 150с.
2. Табурчак П.П., Викуленко А.Е., Овчинникова Л.А. и др. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Уч. пособие для вузов. / Под ред. П.П. Табурчака, В.М. Тумина и М.С. Сапрыкина. – Ростов-на-Дону: Феникс: 2002г. – 352с.
3. Мартынов Н.В. Основы организации бухгалтерского учёта и аудита. Мн.: БГЭУ: 2003г. – 324с.
4. Булавина Л.Н. Бухгалтерский учет и аудит материально-производственных запасов. Уч. пособие для вузов по экономическим специальностям: 2001г. – 143с.
5. Пупко Г.М. Аудит и ревизия. Мн.: Книжный Дом: 2004г. – 429с.
6. Стражева В.И. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности. Мн.: Высшая школа, 1998г.
7. http://www.cfin.ru/ , http://www.allbest.ru/ , http://www.logistic.ru/