Система счетов

Система счетов и двойная запись в бухгалтерском учете

Понятие о счетах, порядок записей хозяйственных операций на счетах

В каждой организации ежедневно совершается большое количество хозяйственных операций, которые в конечном итоге отражаются в бухгалтерском балансе. Баланс составляется на 1-е число месяца (квартала, года), поэтому с помощью него нельзя повседневно следить за изменениями, происходящими в составе имущества, обязательств организации, источников их формирования. Для текущего учета и контроля используется система счетов бухгалтерского учета.

Счет бухгалтерского учета -- это способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций, которые совершаются с имуществом, источниками его формирования, хозяйственными процессами. Счет -- это также накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления различных сводных показателей и отчетности.

В процессе хозяйственной деятельности увеличение или уменьшение средств и их источников отражается на счетах раздельно. Поэтому каждый счет бухгалтерского учета представляет собой двухстороннюю таблицу. Левая сторона условно называется дебетом (от лат. - должен), а правая -кредитом (от лат. - верить). В настоящее время эти термины давно потеряли первоначальный смысл и носят характер условного обозначения сторон счета. В начале таблицы дается название счета -- наименование объекта учета или его код. Название счета, как правило, пишется с заглавной буквы. Например, счет «Материалы», счет «Уставный фонд», счет «Основное производство» и т.д.

 

Схема счета имеет следующий вид:

Счет (наименование  объекта учета)
Дебет	Кредит

 

На счетах отражают хозяйственные операции, как в количественном, так и в стоимостном выражении.

Сумма (итог) записей хозяйственных операций по дебету или кредиту счета за определенный период (как правило, за месяц) без начального сальдо называется оборотом. Соответственно различаютдебетовые и кредитовые обороты.

Для обозначения остатков на счетах бухгалтерского учета пользуются термином «сальдо» (остаток счета), сокращенно - С, которое свидетельствует о наличии средств или источников на определенную дату. Сальдо на счетах на начало месяца называется начальным (Сн), а на конец месяца -- конечным (Ск).

Следовательно, текущий учет на счетах ведется в течение месяца, а затем в конце месяца подсчитываются итоги, т.е. выводятся остатки, которые переносятся на следующий месяц во вновь открываемые счета по объектам учета.

Открыть счет -- значит, дать ему название, проставить код (согласно плану счетов бухгалтерского учета) и записать начальное сальдо, если оно есть. Открываются счета по отдельным видам активов и пассивов организаций: денежным средствам в кассе, денежным средствам, находящимся в банке, основным средствам, товарам, материалам, уставному капиталу, прибыли, дебиторской и кредиторской задолженности и т.д.

Произвести запись в левой части счета -- значит, дебетовать счет, а в правой -- кредитовать его.

Для отражения хозяйственных операций на счетах необходимо документальное подтверждение, в качестве которого могут быть использованы бумажные первичные документы, машинные носители, дискеты и т.п., причем любой из них должен иметь юридическую силу.

Записи хозяйственных операций на счетах производятся в хронологическом порядке, т.е. по мере их совершения.

В соответствии с балансом все счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные, исходя из этого, имеются две схемы записей на счетах.

Активные -- это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются различные виды имущества, их наличие, состав, движение. Они открываются для статей баланса, находящихся в активе баланса. Например, счет «Основные средства», счет «Материалы», счет «Касса», счет «Валютный счет» и т.д. На активных счетахостатки (сальдо) только дебетовые.

Пассивные -- это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются источники формирования имущества, их наличие, состав, движение, а также обязательства. Они открываются для статей баланса, находящихся в пассиве баланса. Например, счет «Фонды специального назначения», счет «Краткосрочные кредиты банков» и т.п. На пассивных счетах остатки только кредитовые.

Схема записей на активном счете имеет следующий вид:

двойная запись хозяйственная бухгалтерский учет

Активный счет (наименование  объекта учета)
Дебет	Кредит
С -- остаток на начало проведения операции. Увеличение остатка, происходящее в результате хозяйственных операций.	Уменьшение остатка, происходящее в результате хозяйственных операций.
Оборот по дебету счета (сумма всех хозяйственных операций). С -- остаток на конец проведения операций.	Оборот по кредиту счета (сумма всех хозяйственных операций).

Таким образом, по активному счету отражаются: в дебетовой стороне счета -- остатки на начало и конец проведения операции и хозяйственные операции, вызывающие увеличение остатка; по кредитовой стороне счета -- лишь хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатка.

Если обозначим оборот по дебету счета -- Об.Д, а оборот по кредиту счета -- Об.К, то для определения остатка по активному счету на конец проведения операции можно использовать такую формулу:

Ск = Сн + Об.Д --Об.К (1)

В связи с тем, что в активных счетах увеличение отражается по левой стороне, они всегда имеют дебетовое сальдо.

При записях хозяйственных операций в активные счета могут быть только две ситуации.

Ситуация первая: сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета должны быть больше суммы, показываемой по кредиту счета. В этом случае имеется остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле (1).

Ситуация вторая: сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета равны сумме, показываемой по кредиту счета. В этом случае сальдо на конец отчетного периода не будет.

Схема записей на пассивном счете имеет следующий вид:

Пассивный счет (наименование  объекта учета)
Дебет	Кредит
Уменьшение остатка, происходящее в результате хозяйственных операций.	С -- остаток на начало проведения Операции. Увеличение, происходящее в результате хозяйственных операций.
Оборот по дебету счета (сумма всех хозяйственных операций).	Оборот по кредиту счета (сумма всех хозяйственных операций). С -- остаток на конец проведения операций.

 

Таким образом, по пассивному счету, на котором учитываются источники формирования имущества, отражаются: по кредитовой стороне счета -- остатки на начало и конец проведения операций и хозяйственные операции, вызывающие увеличение остатков; по дебетовой стороне счета показываются лишь хозяйственные операции, вызывающие уменьшение остатков.

Используя ранее приведенные обозначения, для определения остатка по пассивному счету на конец отчетного периода составим такую формулу:

Ск = Сн + Об.К --Об.Д. (2)

В пассивных счетах увеличение источников образования хозяйственных средств показывается по правой стороне, и сальдо может быть только кредитовым.

При записях хозяйственных операций в пассивные счета могут быть только две ситуации.

Ситуация первая: сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета должны быть больше суммы, показываемой по дебету счета. В этом случае имеем остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле (2).

Ситуация вторая: сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета равны сумме, показываемой по дебету счета. В этом случае сальдо на конец отчетного периода не будет.

Остатки по активным счетам, на которых отражается имущество организации, и по пассивным счетам, на которых показываются источники формирования этого имущества, затем увязываются и соответственно отражаются в активе и пассиве баланса.

Но бывают также и активно-пассивные счета, которые имеют признаки как активных, так и пассивных счетов. В таких счетах остаток может быть и дебетовым, и кредитовым или одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо).

Например, по счету «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности и отражается в активе баланса. Кредитовое сальдо по этому счету показывает сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве баланса.

Развернутое сальдо в активно-пассивных счетах в обычном порядке определить невозможно, для этого необходимы данные аналитического учета. Аналитический учет дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором (например, с покупателем) и с каждым кредитором (например, поставщиком организации в долг материалов), т.е. выводится сальдо по каждому покупателю и поставщику отдельно, а затем подсчитывается общая сумма дебиторской и кредиторской задолженности.

Исходя из изложенного, порядок записей по счетам следующий:

· счета открываются на начало года (периода);

· в течение года (периода) счета открываются по мере необходимости;

· в начале года (периода) по счетам по данным баланса записываются начальные остатки (сальдо);

· в течение отчетного периода (месяца) по счетам отражаются хозяйственные операции;

· по истечении отчетного периода (месяца) по счетам подсчитываются обороты и выводятся конечные остатки (сальдо);

· в конце отчетного периода (месяца) на основании данных о конечных остатках (сальдо) по счетам составляется баланс.

Сущность и значение двойной записи

Каждая хозяйственная операция, исходя из ее экономического содержания, обязательно затрагивает два объекта учета, т.е. два счета, так как она имеет двойственный характер. Например, организация приобретает материалы, при этом, с одной стороны, увеличиваются материалы, а с другой -- уменьшаются средства, за счет которых они приобретены, т.е. обязательно указывается, за счет каких источников они поступили: куплены за наличные или на их приобретение был использован кредит, или образовалась задолженность поставщикам.

Двойственное отражение хозяйственной операции заключается в том, что она должна быть записана по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковой сумме. Следовательно, при составлении корреспонденции счетов с использованием метода двойной записи обязательно участвуют три составляющие: содержание хозяйственной операции (ее описание); дебетуемый счет; кредитуемый счет.

Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер, и происходят в двух взаимосвязанных объектах бухгалтерского учета. Это обусловливает необходимость применениядвойной записи, сущность которой состоит в том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть зарегистрирован как минимум дважды: по дебету одного и кредиту другого счета таким образом, чтобы общая сумма по дебету уравновешивала общую сумму по кредиту.

Таким образом, двойная запись представляет собой элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйственной операции по дебету и кредиту разных экономически связанных счетов.

Взаимосвязь счетов обусловливается их экономической общностью и характером отражаемых хозяйственных операций.

Взаимосвязь между счетами, возникающая в результате отражения на них хозяйственных операций при помощи двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета -- корреспондирующими.

В отечественной практике и теории сложились две школы, дающие обоснование методу двойной записи: экономический подход и оперативно-балансовый. Наиболее полное научное обоснование методу двойной записи дает оперативно-балансовый подход.

Согласно этому подходу сущность двойной записи объясняется строением баланса организации, в котором с двух позиций рассматривается ее имущество: по составу и размещению (актив баланса); по источникам формирования этого имущества (пассив баланса). Поэтому итоги статей актива и пассива баланса всегда равны. Каждая хозяйственная операция вследствие этого затрагивает две статьи баланса, что характеризуется влиянием на баланс четырех типов операций, которые изменяют или только имущество организации (актив баланса), или только источники формирования этого имущества (пассив баланса), или одновременно и имущество, и его источники образования (актив и пассив баланса).

Следовательно, необходимость метода двойной записи вытекает из метода балансовой группировки имущества организации.

Для правильного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций необходимо понимать экономическое значение бухгалтерских счетов. Это позволит точно определить их корреспонденцию.