Організація меморіально-ордерної форми обліку та її характеристика

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І  НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛЬВІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ІВАНА ФРАНКА

ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

 

 

Кафедра обліку і аудиту

                                                                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

Доповідь 

на тему

 

«Організація  меморіально-ордерної форми обліку та її характеристика»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Львів 2013

 

ЗМІСТ

 

1. Вступ…………………………………………………………………3
2. Організація синтетичної форми бухгалтерського обліку………4
3. Організація аналітичної форми бухгалтерського обліку………6
4. Висновок

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Однією з важливих передумов  раціональної організації обліку є  застосування найбільш ефективної форми  бухгалтерського обліку, його технічної оснащеності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між собою облікових регістрів  встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи  облікових записів.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського  обліку, є: зовнішній вигляд і будова облікових регістрів, взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.

Форми бухгалтерського обліку постійно удосконалюються. Це зумовлено загальним розвитком народного господарства, ускладненням економічних відносин, зростанням обсягу інформації, що підлягає обліку, удосконаленням практики самого обліку, а також впровадженням високопродуктивної обчислювальної техніки для механізації й автоматизації обчислювальних робіт. Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки забезпечує своєчасне одержання якісної інформації, необхідної для управління, а також системи показників звітності — при мінімальних затратах праці і засобів на ведення обліку.

Сучасними формами бухгалтерського  обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіально-ордерна (контрольно-шахова), Журнал-головна, журнально-ордерна, автоматизована (комп'ютерна), спрощена форма обліку.

 

 

 

 

Організація синтетичної  форми бухгалтерського обліку

Класичною формою організації  облікового процесу вважається меморіально-ордерна. За даною формою синтетичний та аналітичний облік ведеться окремо.

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток — для аналітичного. Порядок облікової реєстрації господарських операцій при меморіально-ордерній формі такий. На підставі оформлених і перевірених документів (первинних або згрупованих) складають меморіальні ордери. В них роблять посилання на документ, що служить підставою для записів (або коротко викладається зміст запису), його номер і дата складання, вказуються кореспондуючі рахунки по даній операції і суми. Це допомагає упорядкуванню облікових записів.

Меморіальні ордери складають  на окремих бланках або на самому документі, якщо на ньому відтворена (друкарським або іншим способом) форма ордера. Меморіальні ордери реєструють у хронологічному регістрі синтетичного обліку — Реєстраційному журналі. Нумерацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого номера.

Реєстраційний журнал призначений  для забезпечення збереження меморіальних ордерів, й також для наступної перевірки повноти і правильності записів господарських операцій в системі рахунків. Цю перевірку здійснюють шляхом звірки місячних підсумків реєстраційного журналу з підсумками оборотів по дебету і кредиту синтетичних рахунків в оборотній відомості.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки у Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує контроль кореспондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синтетичного обліку. Тому Головну книгу часто називають контрольною відомістю, а саму форму бухгалтерського обліку — контрольно-шаховою.

По окремих первинних  документах може формуватися декілька проводок, в такому випадку, якщо вони кореспондують з одним рахунком (наприклад, виписка банку про  рух коштів підприємства протягом дня), всі проводки фіксуються у одному меморіальному ордері.

Інформація стосовно номеру, дати та суми меморіального ордеру заноситься в реєстраційний журнал. Меморіальний ордер є документом, який містить повну інформацію про  бухгалтерську проводку. Після реєстрації, по кожному меморіальному ордері робиться запис в головну книгу. Головна книга є регістром  бухгалтерського обліку та побудована таким чином, що в ній для кожного  бухгалтерського рахунку відкривається  окремий лист. Лист формується за шаховим  принципом і містить стовбці  для записів сум проводок в  дебет та в кредит кореспондуючих рахунків. По кожній стрічці робиться запис про окремий меморіальний ордер. Будова головної книги така, що по кожному меморіальному ордеру робиться, як мінімум, два записи, один в лист бухгалтерського рахунку, що дебетується, а другий в лист, що кредитується.

Кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно  показує кореспондуючий рахунок  по кредиту і, навпаки, запис на кредиті  рахунка — кореспондуючий рахунок  по дебету. Тому кожний запис у Головну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз — на кредиті відповідних рахунків.

Після закінчення звітного періоду по кожному листу головної книги підраховують обороти по дебету та кредиту бухгалтерських рахунків та формують оборотну відомість, що є  зведеним обліковим документом. У  оборотній відомості для кожного  бухгалтерського рахунку відведена  окрема стрічка, в якій вказується сальдо по рахунку на початок звітного періоду, оборот по дебету та кредиту, сальдо на кінець звітного періоду.

Листи головної книги побудовані таким чином, що за будь-який період можна отримати повну інформацію про кореспонденцію бухгалтерських рахунків та сформувати шахову відомість, яка теж є зведеним обліковим  документом. У шаховій відомості  для кожного бухгалтерського  рахунку відведена стрічка та стовпчик. У горизонтальних стрічках відображається інформація про дебетові обороти рахунку в кореспонденції із записами в кредит окремих рахунків, і навпаки, у вертикальних стовпчиках відображається інформація про кредитові  обороти рахунку в кореспонденції із записами в дебет окремих рахунках. Будова шахової відомості така, що в кожному полі (комірці) відображена  інформація про кореспонденцію по дебету рахунку, що знаходиться в стрічці  поля, в кредит рахунку, що знаходиться  в стовпчику поля.

 

Організація аналітичної  форми бухгалтерського обліку

Аналітичний облік при  меморіально-ордерній організації  ведеться, як правило у картках, а  касових операцій у касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера.

На кожен об’єкт аналітичного обліку заводиться окрема картка (аркуш  у касовій книзі), в яку (який) на підставі первинних документів, доданих  до меморіального ордера, заноситься інформація про рух об’єкту аналітичного обліку. В кінці місяця розраховують обороти по кожному  об’єкту та складають оборотно-сальдові відомості по бухгалтерських рахунках, по яких ведеться аналітичний облік. Дані цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків. Цим досягається взаємна перевірка достовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після звірки записів за даними рахунків складають баланс та інші форми звітності.

 Оборотно-сальдова відомість по рахунку є зведеним обліковим документом та нагадує оборотно-сальдову відомість з тією лиш різницею, що в її стрічки заноситься інформація не по бухгалтерських рахунках, а по об’єктах аналітичного обліку. По завершенні місяця згорнуті обороти та кінцеве сальдо по кожній оборотно-сальдовій відомості по рахунку звіряються із інформацією по відповідних бухгалтерських рахунках, взятою із оборотно-сальдової відомості. Цим підтверджується єдність синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку.

Для отримання деталізованої  інформації із бухгалтерському обліку при використанні меморіально-ордерної форми слід рухатись у зворотному напрямку до напрямку формування зведених облікових документів. Коли потрібно знайти первинний документ, по якому  зроблено синтетичний запис, необхідно, по-перше, використовуючи дані оборотно-сальдової  відомості визначитись який бухгалтерський рахунок слід аналізувати, по-друге, у аркуші відповідного рахунку у  головній книзі виявити реквізити  шуканого меморіального ордеру і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого сформовано меморіальний ордер. Подібно слід рухатись, коли вивчається об’єкт аналітичного обліку. По-перше, потрібно на базі оборотно-сальдової  відомості встановити бухгалтерський рахунок, що має вивчатись, по-друге  використовуючи дані оборотно-сальдової  відомості по вибраному рахунку  визначитись який об’єкт слід аналізувати, по-третє, у відповідній картці виявити  реквізити шуканого меморіального  ордеру і, по-третє, знайти первинний  документ, на підставі якого сформовано меморіальний ордер.

Меморіально-ордерна форма  обліку свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського  обліку. Поєднання синтетичного обліку у книгах з аналітичним обліком  на картках дає змогу використати їх переваги. Вона вдало поєднує синтетичний та аналітичний облік і є досить прозорою для користувачів. Використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню систематичного обліку, а перевірка дебетових і кредитових оборотів по рахунках Головної книги з оборотом реєстраційного журналу дає можливість встановити повноту і правильність записів і усунути помилки (якщо вони мали місце).

Проте, при певних перевагах, меморіально-ордерна форма має  суттєві недоліки, а саме:

- складання значної кількості  документів бухгалтерського оформлення (меморіальних ордерів) створює  зайву проміжну ланку між виправдними  документами й обліковими регістрами;

- багаторазовість записів господарських  операцій (у реєстраційному журналі,  двічі на синтетичних рахунках  Головної книги, на аналітичних рахунках) і пов'язані з цим зайві затрати праці;

- роз'єднаність синтетичного й  аналітичного обліку, що часто  призводить до відставання записів  на аналітичні рахунки від  записів на синтетичні;

- віднесення значного обсягу  робіт (звірка даних хронологічного й систематичного обліку, а також синтетичного й. аналітичного обліку, виправлення помилок тощо) на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності;

- недостатня пристосованість облікових  регістрів для отримання необхідної інформації для складання звітності, що зумовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків у процесі складання звітності.

Окрім цього, найбільшим недоліком її є велика трудомісткість при формуванні головної книги та веденні аналітичного обліку. Крім того, бухгалтерські, податкові та статистичні вимоги потребують проведення значної кількості бухгалтерських вибірок. меморіально-ордерна форма обліку розрахована в основному на ручну працю або використання обчислювальної техніки на окремих ділянках обліку (нарахування заробітної плати тощо) і не пристосована до комплексної автоматизації облікової інформації із застосуванням сучасної обчислювальної техніки. Перелічені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку суттєво обмежують її застосування. З розвитком та ускладненням економічних процесів використання меморіально-ордерної форми організації бухгалтерського обліку у її чистому вигляді стало практично неможливим.