Контроллинг в логистической системе

Контроллинг в логистической системе

Введение:

Для того, чтобы предприятие имело возможность добиться крупных успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких новаций относится практика внедрения контроллинга.

 

В настоящее время система контроля все чаще дополняется системой контроллинга, обеспечивающего более эффективное управление фирмой в целях долговременного существования ее на рынке, представляющего инструмент управления достижением высоких конечных результатов деятельности предприятия.

 

Чтобы в полной мере  использовать потенциал контроллинга на российских предприятиях, необходимо перестроить планирование, учет и анализ хозяйственной деятельности в соответствии с современными требованиями. Особую роль играет внедрение стратегического планирования, на основе которого контроллинг превращается в средство будущего процветания фирмы. Именно поэтому и в российской практике контроллинг постепенно находит все более широкое применение. Данный процесс все активнее расширяется по мере развития и совершенствования производства, повышения на более качественный уровень системы управления предприятия, внедрения самых эффективных нововведений менеджмента.

1 Понятие и сущность  контроллинга :

  Контроллинг – это  совокупность методов стратегического  управления, планирования, учёта, анализа  и контроля, направленного на  достижение целей. Контроллинг как  система экономического управления  широко применяется в экономически  развитых странах.

    Необходимость  использования контроллинга вызвано следующими причинами:

    1)повышение нестабильности  внешней среды, что вызывает повышенные  требования в системе управления  организации;

    2)необходимость  увеличения скорости реакции  организации на изменения внешней  среды;

    3)необходимость  наличия в организации механизма  действий по обеспечению выживаемости  организации и избеганию кризисных  ситуаций.

    Конечной целью  любой коммерческой организации  является получение прибыли, поэтому  контроллинг можно назвать как  система управления прибылью  организации. Когда цели организации  другие (завоевание доли рынка), то  контроллинг позволяет направлять  управленческий процесс на достижение  этих целей.

Основная концепция контроллинга включает определение целей. В основе контроллинга лежит стратегическое планирование, предвидение реального положения предприятия на рынке на перспективу, согласование оперативного и стратегического менеджмента. Менеджер обязан: определить философию фирмы, ее имидж, миссию; установить конкретные цели, качественные показатели (доходы на инвестированный капитал, наличные деньги, источники покрытия).

 

Конкретизация целей контроллинга позволяет уточнить всю деятельность предприятия на перспективу, установить будущие изменения его обстоятельств перед партнером, сотрудником, инвестором и упрочнение ликвидности, добиться выполнения запланированных показателей. Оперативный контроллинг необходим для трансформации стратегического планирования в оперативную программу действия.

 

1. Управление целями –  это: поиск "узких мест" в работе  фирмы; анализ отклонений от намеченной  стратегической программы.

Система контроллинга интегрирует учет, планирование, маркетинг в единую самоуправляемую систему. В ней четко определяются цели фирмы, принципы управления, способы их реализации. Контроллинг направлен на устранение узких мест в работе компании, ориентацию на будущее в соответствии с фиксированными в ее миссии целями, на достижение конкретных результатов бизнеса с комплексным использованием методов оперативного и стратегического менеджмента, своевременная корректировка целей в соответствии с изменениями на рынке. Это делает контроллер (его служба) на основе анализа плановых и фактических показателей, достигнутых результатов в оперативном и стратегическом плане.

 

2. Достижение целей обеспечивается  эффективным оперативным менеджментом, хорошей мотивацией труда работников, разработкой и внедрением инноваций, планированием, ориентированным на  будущее.

 

Контроллинг подразделяется на стратегический и технический

(оперативный). В задачи  оперативного контроллинга входит учет, анализ, планирование и управление результатами деятельности фирмы, осуществление контроля, выявление и устранение текущих трудностей, совершенствование мотивации коллектива для повышения результатов деятельности. В его рамках осуществляется один из основных принципов рационального ведения дела – проверка работы каждого подразделения по соотношению " прибыль – затраты". Стратегический контроллинг включает в себя формулировку целей, управление ими и достижение поставленных целей.

 

Особое значение в контроллинге имеет использование методов бюджетного контроля. Поскольку в рамках менеджмента соизмерение каждого рыночного действия предприятия, работа любого его подразделения оценивается по полученной норме прибыли, такого рода контроль необходим. Определяется, в частности, величина расходов на помещения, численность и затраты на персонал, предполагаемый доход и т. д. Как известно, каждая компания составляет свой бюджет в целом, с разбивкой его по отдельным подразделениям. Поэтому менеджер получает возможность проверять бюджеты различных звеньев на предмет их соответствия общей стратегии развития. В рамках системы бюджетного контроля сопоставляется реальный уровень издержек и результатов с плановым. Верхний и нижний пределы расходов и других показателей устанавливаются для конкретных их видов – оклад, расходов на обучение кадров, на оборудование офисов и т. д.

Бюджет обычно составляется на год, фактические расходы сравниваются с установленными в бюджете систематически, обычно раз в месяц.

 

Бюджетный контроль осуществляется по пяти основным ступеням: подготовка бюджета для каждого подразделения и соединение отдельных бюджетов в общий, что выражается в прогнозе прибылей и убытков по балансу; фиксирование фактических расходов и доходов по бюджетным статьям; сравнение бюджетных и реальных расходов; выявление причин отклонения от установленных в бюджете показателей; принятие энергичных мер для приведение текущих результатов в соответствие с бюджетом.

 

Система бюджетного контроля должна: всецело поддерживаться руководством фирмы; иметь в качестве основного ориентира цели и стратегию; быть своевременно подготовлена; включать в свою орбиту менеджеров всех уровней; быть гибкой и изменяться в соответствии с условиями внешней и внутренней среды фирмы; быть доступной и понятной для всех, кто ее использует.

 

Бюджетный контроль наиболее эффективен, когда бюджет составляется менеджерами, ответственными за контроль над расходами. При сопоставлении реальных расходов по любой статье с бюджетными, практически всегда имеют место отклонения, поскольку бюджет является прогнозируемой величиной.

Незначительное отклонение обычно игнорируется, но когда отклонения превышают установленный уровень, это становится предметом анализа.

Бюджетный отчет составляется регулярно и содержит сопоставимые показатели реальных и бюджетных величин. При этом отчет не следует перегружать излишней информацией.

 

Бюджеты предприятий обычно проверяются и пересматриваются ежеквартально.

1.1 Функции  контроллинга:

1) Координирующая функция  контроллинга распространяется на все фазы управленческого процесса и прежде всего на внутреннее согласование и интегрирование в рамках всего предприятия инфор¬мационной системы, системы целей, планово-контрольной системы, организации, а также процессов планирования, принятия решений, их реализации и контроля. Такая коороди-я являя-ся необх. условием для реализации первичной корд-ии протекающих у управленческой системе процессов, которая является задачей управляемой системы.

2) Сервисная функция контроллинга заключает¬ся в поиске, обработке и дальнейшей передаче информации, связанной с принятием управленческих решений, а также участие в кооперативной работе по отбору/выработке и внедрению инструментов планирования и контроля. Одним из путей реализация этой функции –это куонсультироание различный служб и подразделений, что способствует ориентации отдельнвх подразделений на достижение общей системы целей орга-ии.

3) Функция обеспечения  рацио¬нальности управленческого процесса требует как ориентацию на общие цели предприятия, так и оптимиза¬цию процесса их реализации. В этой связи контроллинг должен способствовать принятию решений, позволяющих распределять дефицитные производственные ресурсы наиболее эффективным для достижения целей предприятия способом. В условиях частных предприятий  конт-г воздейтвует болеше всего на достижение формальных челей данного хозяйствующего субъекта, тогда как в слусае предприятий общественного сектора  главное –это оптимизация достижения целей с точки зрения всей ни

Так как контролинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений, то он должен обеспечивать адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информа-м потребностям должностных лиц- принимающих решения, т.е. в функции контролинга входи участие в создании, обработке, проверке и представлении управленческой  информации.

 

1.2 Принципы механизма контроллинга.

Механизм контроллинга основан на четырех основополагающих принципах: движения и торможения; своевременности; стратегического сознания; документирования.

1. Принцип движения и  торможения.

Разработка и реализация правильных (обоснованных) стратегических решений - необходимое условие успешной деятельности предприятия и его движения вперед. Создание и сохранение условий для успеха тесно связано с понятием "инновация". Инновация как изменение или обновление имеет место при использовании в работе новых, прогрессивных приемов и методов. Контроллер обязан активно воздействовать на работников, тормозящих прогресс, добиваться постоянного обновления всей деятельности фирмы, особенно в сфере менеджмента. Характерная особенность нововведения - применение в областях, иногда достаточно удаленных от сферы их первоначального появления.

Важное свойство инноваций - смена предшествующей системы технологии и переход на принципиально новый уровень. Только такой подход дает возможность эффективно внедрять новинки. При этом временной отрезок между появлением нововведения и доводкой до уровня рыночной продукции не должен быть значителен. Также успешное внедрение новинки невозможно без соответствующей технологической базы.

Принцип движения торможения в контроллинге создает объективные условия для постоянного выявления и внедрения нового, прогрессивного и эффективного в практику конкретного предприятия с учетом его специфики и возможностей. При этом материал для инноваций вовсе не обязательно находится только в сфере конкретного бизнеса. Важно, чтобы он подходил для данного предприятия и обеспечивал быстрый и высокий результат.

2. Принцип своевременности.

Контроллинг как функция, ориентированная на будущее, служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность компании к своевременному реагированию на рыночные изменения зависит от временного интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от зарплаты, времени на изменение плана и внедрения новинки. В интересах укрепления позиций фирмы контроллер обязан учитывать вновь возникающие шансы и риски и их возможное влияние на прибыль. Поэтому контроллер постоянно наблюдает за "окружающей средой" сотрудников, из которых постоянно поступает множество сигналов. Контроллер определяет: какая информация важна, и кто принимает решения, каким образом передать информацию тем, кто выполняет решения.

3. Принцип стратегического  сознания.

Информация, полученная от работников, имеет важное значение для проведения мероприятий, обеспечивающих устойчивое будущее фирмы.

Руководители предприятия, его подразделений и сотрудники на практике нередко принимают тактические решения, приносящие быстрый экономический эффект и реальные выгоды в текущем плане, но не соответствующее стратегическим задачам предприятия. В результате, выиграв сегодня, фирма может гораздо больше потерять завтра.

Принцип стратегического сознания реализуется только тогда, когда любое решение и действие оценивается, в первую очередь, с позиций его соответствия стратегическим программам. К сожалению, вся система стимулирования работников российских предприятий, действующая сегодня, опирается, как правило, на оперативные успехи в работе. Поощрения за стратегическую предусмотрительность отсутствуют или приходят с большим опозданием. Между тем стратегический, перспективный подход должен быть приоритетным при любом решении и добиться этого - важнейшая задача контроллера.

4. Принцип документирования.

Целью этого принципа является создание условий для проверки: соблюдались ли цели и задачи стратегического контроллинга в действительности. В стратегическом контроллинге информация представляется в виде письменных сообщений с предварительной оценкой их значимости. Письменная форма принуждает информатора к продуманному полному и точному представлению положения дел. Документирование позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание. Необходимо также оценивать достоверность и полноту информации. Благодаря принципу документирования решения по оперативным вопросам принимаются решения с учетом стратегической позиции фирмы, стимулируя тем самым первоочередную реализацию стратегических целей. Принцип документирования является также инструментом для контроля за соблюдением других принципов контроллинга: движения и торможения, стратегического сознания, своевременности.

Контроллинг - совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система, направленная на достижение стратегических целей фирмы. Для внедрения и обеспечения надежного функционирования системы контроллинга необходима постоянная оперативная информация.

В России пока лишь формируются основы для широкого внедрения контроллинга. Тем не менее его глубокое изучение и внедрение необходимо уже сегодня, поскольку он позволяет использовать самые современные методы менеджмента намного раньше конкурентов, способствует внедрению инноваций.