Электронные счета

Большинство компаний сейчас не задумываются о том, насколько  дорогостоящим выходит для них  бумажный документооборот с клиентами  и поставщиками. Не зная, сколько  тратишь, трудно поставить измеримую  цель по снижению издержек. Хотя крупный  бизнес уже давно делает конкретные шаги по переходу на электронные документы. Особенно это касается высоко конкурентных отраслей.

Современный ритм жизни приводит к тому, что фирмы постепенно отдают предпочтение документам в электронном  формате. Это и не удивительно. Электронные  документы удобнее, их движение быстрее, их оформление не требует огромных трудозатрат. В результате "бумажной волокиты" становится меньше - работать легче в плане поиска необходимых  документов, снижаются затраты на бумагу и на почтовые услуги. Со 02.09.2010 г. преимущество документов в электронном  виде осознала и налоговая служба.

В 2011 году российские налогоплательщики  и налоговые органы должны перейти  к использованию электронного документооборота счетов-фактур.

Вопрос о введении в  России системы электронных счетов-фактур обсуждался на протяжении нескольких лет. На необходимость перехода к  электронному документообороту в налоговых  и коммерческих правоотношениях  указывалось в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, а также в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов.

Как отмечается в данных документах, электронный документооборот  может создавать стимулы для  инновационной активности российских организаций, а также содействовать  развитию и более широкому использованию  информационных и телекоммуникационных технологий в экономике. Для решения  поставленных задач государство  планирует обеспечивать развитие соответствующего законодательства, а также совершенствование правоприменительной практики в области использования современных технологий для обмена информацией.

Первым шагом к введению электронного документооборота в России было проведение по инициативе государственных  органов в 2009 году пилотного проекта по созданию системы составления и выставления счетов-фактур в электронном виде, в рамках которого в тестовом режиме осуществлялся обмен электронными счетами-фактурами. Положительные результаты данного проекта позволили завершить многолетние обсуждения о необходимости внедрения в практику электронного документооборота счетов-фактур. В итоге летом 2010 года принят Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ, которым, в частности, установлена принципиальная возможность использования в РФ электронных счетов-фактур, что является существенным изменением имеющейся в настоящее время практики.

Законом № 229-ФЗ установлены  лишь основные принципы использования  электронных счетов-фактур, указывая при этом, что порядок выставления  и получения счетов-фактур в электронном  виде по телекоммуникационным каналам  связи, а также форматы электронных  документов (включая счет-фактуру, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и  книгу продаж) должны утверждаться уполномоченными органами исполнительной власти. На сегодняшний день указанные  документы еще не утверждены. Несмотря на это, многие международные компании, работающие на российском рынке, уже  задумываются об использовании системы  электронного документооборота счетов-фактур и создают рабочие группы по изменению  бизнес-процессов.

Согласно Закону № 229-ФЗ налогоплательщики  могут составлять счета-фактуры  и на бумажном носителе, и в электронном  виде. Таким образом, в российском законодательстве используется принцип  добровольности применения электронных  счетов-фактур. Аналогичный принцип  в той или иной степени установлен в странах Евросоюза.

Законом № 229-ФЗ предусмотрена  возможность составления и выставления  счета-фактуры на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Таким  образом, электронный счет-фактура  призван стать альтернативой  бумажному документу. При этом названным  законом не запрещено распечатывать  электронные счета-фактуры на бумажном носителе

В России счета-фактуры могут  составляться в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых  технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Причем среди принципов, на которых  должен строиться электронный документооборот, выделяют добровольность использования, равнозначность требований к счетам-фактурам вне зависимости от их вида (бумажный или электронный), обеспечение свободы  выбора оператора, унификацию требований к разрабатываемым программным  продуктам, обеспечивающим электронный  документооборот.

Внесенные Законом № 229-ФЗ изменения предусматривают возможность  не только выставления электронных  счетов-фактур, но также и направления  документов в налоговый орган  в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, если такие документы  составлены в электронном виде по установленным форматам. Указанный  порядок обмена данными должен сократить  трудовые и финансовые затраты налогоплательщиков на сбор и предоставление документов, а также повысить эффективность  взаимодействия между налоговыми органами и налогоплательщиками и эффективность  налогового администрирования в  целом.

Почти 70% представителей в  связи с внедрением электронного документооборота счетов-фактур ожидают  снижения расходов и времени на документооборот  и улучшения информационного  взаимодействия с налоговыми органами и лишь 28% опрошенных предполагают, что данное нововведение может привести к дополнительным сложностям.

Вместе с тем каждая организация, планирующая применение счетов-фактур в электронном виде, должна осознавать, что на начальном  этапе необходимо проработать множество  вопросов, связанных с внедрением системы электронного документооборота. Основываясь на многолетнем международном  опыте работы компании PricewaterhouseCoopers (PwC) над проектами, связанными с разработкой и внедрением систем электронного документооборота для различных компаний, среди актуальных вопросов, с которыми столкнутся российские налогоплательщики при переходе на электронные счета-фактуры, можно отметить следующие:

- выбор программного обеспечения, которое позволит выполнить все требования, предусмотренные налоговым законодательством;

- интеграция системы составления и обмена электронными счетами-фактурами с бухгалтерской системой компании;

- согласование с контрагентами возможности обмена электронными счетами-фактурами и иными документами, а также внесение соответствующих изменений в договорные отношения;

- обучение персонала компании пользованию системой обмена электронными документами;

-обеспечение возможности представления счетов-фактур в электронном виде по запросам налоговых органов и т. д.

Безусловно, переход к  ведению документооборота в электронном  виде — это комплексная и довольно долгая процедура. Например, в европейских  странах процесс введения электронного документооборота занял около 10 лет  и до сих пор продолжает развиваться, и сегодня в странах — участницах Европейского союза еще продолжается адаптация общих принципов к  местным особенностям. Кроме того, не завершена процедура гармонизации местного законодательства государств — членов Евросоюза. Однако преимущества введения электронных документов очевидны. Так, по данным исследования, проведенного PwC в 2009 году среди представителей бизнеса в 27 странах Европейского союза, на вопрос о преимуществах использования электронных счетов на первое место респонденты поставили повышение эффективности бизнеса, на второе — сокращение издержек компании, на третье — ускорение оплаты счетов контрагентами, на четвертое — сокращение числа споров между контрагентами.

В каждой стране существуют различные принципы, правила и  требования к ведению электронного документооборота. Тем не менее все они направлены на достижение одной цели — повышение эффективности бизнес-процессов и, как результат, повышение конкурентоспособности экономики государства. В целом принципы по применению электронных счетов-фактур, заложенные в налоговом законодательстве России, имеют много общего с международной практикой, но в то же время у каждой страны есть свои особенности в отношении организации электронного документооборота.

Одними из принципиальных положений системы электронного документооборота счетов-фактур являются:

- многооборазие операторов электронного документооборота счетов- фактур, обеспечивающих обмен электронными счетами-фактурами, недопустимость монополизации рынка услуг электронного документооборота счетов-фактур как между поставщиком и покупателем, так и при представлении документов в налоговые органы;

- равнозначные требования  к составлению, выставлению, хранению  и представлению счетов-фактур по требованию налогового органа вне зависимости от их вида (бумажный или электронный);

- добровольность перехода  налогоплательщиков на электронный  документооборот счетов-фактур;

- использование форматов  представления документов, применяемых  при электронном документообороте  счетов-фактур в электронном виде, утвержденных федеральным органом  исполнительным власти, уполномоченным  по контролю и надзору в  области налогов и сборов.

Использование счетов-фактур в электронном виде существенно  повысит качество и оперативность  сбора информации, упростит и ускорит  процедуры проверок деятельности налогоплательщиков, в целом положительно скажется на эффективности администрирования налога на добавленную стоимость.

К преимуществам внедрения  электронного документооборота счетов-фактур на безбумажной основе можно отнести  снижение затрат налогоплательщиков на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты  на бумагу, печать, аренду площадей для  архива, и т.д.), возможность оперативного поиска нужного документа в электронном  архиве.

В заключение отметим, что  первый важный шаг в направлении  перехода к электронному документообороту сделан и в уже скором будущем  Россия присоединится к большому числу стран, применяющих систему  электронного документооборота. Как  показывает практика, безусловно, у  каждой страны есть свои особенности  введения и использования электронного документооборота, однако все согласны, что введение электронных документов существенно снизит затраты субъектов  бизнеса, связанные с выставлением счетов-фактур, а также будет способствовать повышению эффективности налогового администрирования. Сегодня еще  рано давать оценки и заключения, но уже через год можно будет  оценить результаты использования  системы электронных счетов-фактур в России, посмотреть, насколько  оправдаются ожидания налогоплательщиков и налоговых органов