Информационные системы в экономики

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто  их оформляют в виде отдельного издания  и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется  достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:

• Исполненные документы по исполнителям
• Исполненные документы по контрагентам
• Исполненные документы по номенклатуре

Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии

Канцелярия  крупного предприятия является центром  документооборота, но на ней документооборот  не заканчивается. Она тесно связана  с документооборотом подразделений  предприятия, с системами поддержки  принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. 
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

Рис. 4. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

Канцелярия  и архив предприятия 
Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.  
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов. 
Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение. 
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Канцелярия  и документооборот уровня отдела 
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют "вешать собак" за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.  
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

Канцелярия  и специализированное делопроизводство 
Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами: 

• Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
• На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и нужно применять системы жесткой маршрутизации).
• Они работаю с структурированными документами.
• Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему  делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией.

5. Опишите преимущества и недостатки бухгалтерской информационной системы, используемой на вашем предприятии.

Открывая свой бизнес, Вы часто задумывались о том, какую программу автоматизации в бухгалтерии лучше применить? Бесспорным лидером автоматизации бухгалтерии на сегодня признана программа 1С:Бухгалтерия. Но и эта программа не лишена некоторых неприятных недостатков. Какие преимущества и недостатки скрывает в себе система 1С:Бухгалтерия для малого и среднего бизнеса в Украине?

В период рыночных отношений финансовая результативность работы любой организации  в большинстве случаев зависит  от выбора программного обеспечения, это также касается процессов хозяйствования и управления. В рыночных отношениях участвуют различные хозяйственные субъекты, такие как физические и юридические лица, и поэтому отчетность является основным источником информации.

В результате этого было создано два вида программ. Первая программа основывается на автоматизированности подавляющего числа аналитических и учетных процессов. Вторая программа - это программа конструктор, которая дает свободу в выборе действий.«1С:Бухгалтерия», в данный момент, является самой известной бухгалтерской программой, включающей в себя высокую автоматизацию процессов.

Для того чтобы повысить действенность, эффективность и оперативность  информационного обеспечения, нам  необходимо ввести электронный учет и контроль деятельности организаций, также не забыв применить при этом новые информационные технологии.

В настоящее  время существует много предпосылок  для создания новой системы электронного учета, которые предусматриваются  определенными законами Украины, а  также другими нормативными и правовыми актами.

Программа "1С:Бухгалтерия" является универсальной. Она может быть настроена пользователем  на различные схемы учета. В данной программе имеется множество  различных способов ввода операций в сфере учета амортизации  основных средств. Имеет место ручной ввод операций при незначительной номенклатуре основных производственных средств по использованию информации относительно суммы ежемесячной амортизации, взятой из справочника "субконто". А также существует способ автоматизирования с применением типовых операций или режимов "Документы и расчетов".

Все дальнейшие операции, которые возникают  в программе «1С:Бухгалтерия», являются универсальными программами, а также  бухгалтерскими программами, которые  массово предназначены как для  аналитического учета так и для организации синтетического учета, для подготовки первичных документов и отчетности. Такие программы могут настраиваться в зависимости от изменений действующего законодательства и форм учета.

Так как отечественными и зарубежными учеными, освещалось немало недостатков программы «1С:Бухгалтерия», в данной работе я хотела бы обратить внимание на преимущества и недостатки, которые могут возникать в организациях при внедрении информационных систем и других технологий.

Программа «1С:Бухгалтерия» имеет определенные преимущества, такие как:

• Наличие готовых настроек
• За небольшой период времени, возможно, получение необходимых документов, с использованием определенных форм
• Отсутствие необходимости в высокой квалификации специалистов
• Получение программы, в определенный момент максимально отвечающей поставленным задачам.

Недостатками программы «1С:Бухгалтерия» являются:

• Невозможность ведения учета в динамике
• Относительно невысокая скорость проведения вычислений
• Для определенной деятельности используют определенную версию, т.е. программа «1С» не является универсальной.

SQL-это новейшие технологии. На  ее базе было создано алгоритмы,  готовые шаблоны и настройки  в программе «1С:Бухгалтерия». Поэтому  эта программа очень популярна  и распространена.

За несколько минут в этой программе можно сделать много отчетных документов или распечатать первичную документацию, а информация при этом хранится в системе удобных структурированных справочников. Этой программе не свойственно приспосабливать высокую гибкость при расчетах группы учетных задач, как это видно на примере программ-конструкторов. К тому же для внедрения программы «1С:Бухгалтерия» требует системы высокой компьютерной мощности.

«1С  Бухгалтерия» является программным  продуктом комплексным, который  имеет много специализированных отраслевых версий. Этой программе присуща гибкая конфигурация, настраивается она в зависимости от требований конкретного предприятия. В данной программе записывают множество операций - от хозяйственных до составления бухгалтерской отчетности.

Можно сказать, что в программе «1С:Бухгалтерия» есть много преимуществ, но можно  найти и незначительные недостатки. Но целесообразнее использовать именно эту программу, особенно на практике. Это позволит заниматься непрерывным документооборотом без лишних задержек на любом его этапе.

Этой  программой могут пользоваться многие, поэтому она подходит для применения персоналом низшего ранга. Неважно  профессиональное знание деталей учета. Так как рыночные потребности растут, то программа «1С:Бухгалтерия» совершенствуется и распространяется с каждым днем. Мы даже имеем возможность опробовать новую версию программы «1С:Бухгалтерия 8.2 для Украины».

6. Опишите, как используется локальная компьютерная сеть в рамках информационной системы предприятия.

Локальная сеть представляет собой  набор компьютеров, периферийных устройств (принтеров и т. п.) и коммутационных устройств, соединенных кабелями. В качестве кабеля используются «толстый» коаксиальный кабель, «тонкий» коаксиальный кабель, витая пара, волоконно-оптический кабель. «Толстый» кабель, в основном, используется на участках большой протяженности при требованиях высокой пропускной способности. Волоконно-оптический кабель позволяет создавать протяженные участки без ретрансляторов при недостижимой с помощью других кабелей скорости и надежности. Однако стоимость кабельной сети на его основе высока, и поэтому он не нашел пока широкого распространения в локальных сетях. В основном локальные компьютерные сети создаются на базе «тонкого» кабеля или витой пары.

Первоначально сети создавались по принципу "тонкого" Ethernet. В основе его — несколько  компьютеров с сетевыми адаптерами, соединенные последовательно коаксиальным кабелем, причем все сетевые адаптеры выдают свой сигнал на него одновременно. Недостатки этого принципа выявились позже.

С ростом размеров сетей параллельная работа многих компьютеров  на одну единую шину стала практически невозможной: очень велики стали взаимные влияния друг на друга. Случайные выходы из строя коаксиального кабеля (например, внутренний обрыв жилы) надолго выводили всю сеть из строя. А определить место обрыва или возникновения программной неисправности, "заткнувшей" сеть, становилось практически невозможно.

Поэтому дальнейшее развитие компьютерных сетей происходит на принципах структурирования. В  этом случае каждая сеть складывается из набора взаимосвязанных участков — структур.

Каждая отдельная структура представляет собой несколько компьютеров с сетевыми адаптерами, каждый из которых соединен отдельным проводом — витой парой — с коммутатором. При необходимости развития к сети просто добавляют новую структуру.

При построении сети по принципу витой пары можно проложить больше кабелей, чем установлено в настоящий момент компьютеров. Кабель проводится не только на каждое рабочее место, независимо от того, нужен он сегодня его владельцу или нет, но даже и туда, где сегодня рабочего места нет, но возможно появление в будущем. Переезд или подключение нового пользователя в итоге потребует лишь изменения коммутации на одной или нескольких панелях.