Анализ информационного обеспечения управления предприятием

2.3. Анализ системы документооборота.

 
Система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. 
 
 Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Эксмаш» разделяют следующим образом: входящие; исходящие; приказы (по основной деятельности, по командировкам, по личному составу); внутренние (финансовые, служебные). 
 
Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).  
 
Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде.  
 
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.  
 
В ОАО «Эксмаш» есть утверждённая схема документооборота. (Рисунок 2.1). 
 
 
Рисунок 2.1. Документооборот в ОАО «Эксмаш» 
 
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам. 
 
В результате проведённого анализа в этом можно сделать вывод, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. В результате внедрения в локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем. 
 
Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.  

Заключение 
 
Информационные системы  обеспечивают  определенные преимущества перед  конкурентами  автоматизируя  операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и  в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.   
 
Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке. 
 
Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.  
 
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере IT:  
 
-     высшее руководство, которое должно управлять IТ как стратегическим потенциалом предприятия;  
 
-   специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;  
 
-   менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать IТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;  
 
-   менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия; 
 
- поставщики IТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;  
 
-   собственное информационно-технологическое подразделение.  
 
Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.  
 
Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.  
 
Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края. 
 
Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию   головная   страница   Web-сервера в сети Интернет. 
 
Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети. 
 
Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. 
 

Список использованной литературы 
 
1. Трудовой кодекс Российской Федерации  
2.  Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп.- М. ИНФРА-М, 2004.-283с.; 
3. Веселова, Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ. 2005. 4. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М.: Юристъ, 2008; 
5. Ермолович Л.Л. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.:БГЭУ,2004; 
7. В.В. Травин, В.А. Дятлов Основы кадрового менеджмента М.: Дело, 2004; 
8. Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2004.; 
9. Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 3. С. 12 16.; 
12. Экономика организации (предприятия) / Под ред. Н.А. Сафронова – М.: Экономист, 2008. 
13. Шумилов, Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР. 2005;