Управление коммерческой деятельностью торгового предприятия (организации)

Тема 5. Управление коммерческой деятельностью торгового предприятия (организации)

Управление коммерческой деятельностью — сознательное воздействие субъектов управления на объекты в целях придания деятельности предприятия коммерческой направленности и получения определенных результатов.

Объекты управления: структурные подразделения организации; работники; основные управленческие процессы коммерческой деятельности; межличностные отношения, складывающиеся при выполнении коммерческих процессов.

Субъекты управления: руководитель организации; руководитель коммерческой службы; руководители структурных звеньев, подразделений.

Управление коммерческой деятельностью предприятия как системой включает:

1) методологию;

2) процесс;

3) структуру;

4) технику и технологию управления.

1) Методология управления коммерческой деятельностью включает цели и задачи,  принципы, функции, средства и методы управления.

Управление коммерческой деятельностью ставит своей непосредственной задачей внести определенную упорядоченность в коммерческие процессы, организовать совместные действия работников, участвующих в этих процессах, достичь согласованности и координации действий. При этом управление направлено на оптимизацию работы сотрудников в целях повышения эффективности коммерческих процессов и достижения конечных целей предприятия.

Основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия представлены на рис. 1

Обеспечение согласованности между подразделениями (службами). Каждому подразделению (службе) торгового предприятия свойственны определенная предназначенность и выполняемые функции, т. е. они обладают в той или иной степени автономностью. Вместе с тем их действия должны быть скоординированы и согласованы во времени, что обусловливает единство системы управления торговым предприятием.

Обеспечение взаимодействия между коммерческой деятельностью и целями торгового предприятия. Коммерческая деятельность формируется и изменяется в соответствии с интересами и потребностями производства. Следовательно, функции управления коммерцией реализуются с учетом целей торгового предприятия.

Обеспечение иерархичности структуры управления .Характерным признаком управления является иерархический ранг. •Организация управления коммерческой деятельностью должна быть ориентирована на вертикальные и горизонтальные связи.

Обеспечение комплексного подхода в управлении. С позиции комплексности принимаются во внимание все факторы, воздействующие на управленческие решения коммерческой деятельности. Предусматривается также связь коммерческих процессов торгового предприятия с субъектами внешней среды.

Обеспечение малозвенности в структуре управления. Под малозвенностью понимается несложная структура управления. Но при этом должны достигаться стабильность и надежность управления коммерческой деятельностью.

Обеспечение адаптивности структуры управления. Внутренняя и внешняя среда подвержена постоянным изменениям. Особенно это проявляется в период зарождения потребительского рынка. Поэтому гибкость и приспособляемость структуры управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды имеют существенное значение.

Обеспечение исполнительной информацией. Выработкам принятие управленческих решений основываются на исполнительной информации. Она включает получение исходной информации, обработку, анализ и выдачу результатов управляющего воздействия. Эта задача выполняется с помощью современных технических средств, позволяющих автоматизировать процесс информационного обеспечения.

При управлении коммерческой деятельностью выполняются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

Планирование — одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий.

Сущность организации как функции управления состоит в упорядочении, согласовании, регламентировании действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей. Организация управления включает также оперативное регулирование, под которым подразумеваются текущие управленческие решения, инструкции, приказы, распоряжения, указания, вырабатываемые и принимаемые субъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.

Учет как функция управления коммерческой деятельностью представляет собой документальное оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их движения в торговом предприятии. Благодаря учету обеспечивается сохранность материальных ценностей и денежных средств, контроль за торговыми процессами и результатами коммерческой деятельности.

Под контролем подразумевается активное слежение за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческо-предпринимательскую деятельность торгового предприятия. Контроль вместе с учетом информирует предпринимателя о результативности торговых процессов и служит средством корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех, кому надлежит исполнять управлящие решения. Обратные связи — это результаты непосредственных наблюдений и контроля со стороны субъекта управления, статистическая и текущая отчетность, бухгалтерская документация.

В крупных торговых предприятиях в процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей коммерческой деятельности, прогнозирование спроса и продаж.

Средства управления (системный анализ, информационное обеспечение, административно-правовое регулирование, имитационное моделирование).

Административно-правовое регулирование: управляющие воздействия представлены законами, указами, планами, программами, постановлениями, нормативами, рекомендациями, инструкциями, материальными и финансовыми стимулами.

Методы управления: стратегическое планирование; ценообразование; экономическое и социальное стимулирование коммерческих работников.

2) Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления.

Процесс управления коммерческой деятельностью можно представить в виде двух взаимосвязанных блоков в соответствии с рис. 3.

Также, цикл процесса управления можно представить в идее трех этапов:

1. Информационный: поиск, сбор, передача, обработка, хранение информации.
2. Принятие решения – выявление, обоснование проблемы, подготовка решения по организационным, технологическим и др. проблемам.
3. Организационный – подбор и расстановка кадров, инструктаж, доведение задания до исполнителя, планирование, организация, регулирование, координация, мотивация, контроль, исполнение.

Система управления, ориентированная на рынок, означает не только организацию структуры и взаимосвязанную совокупность задействованных процессов предприятия, но и их сочетание со всеми внешними факторами. Процесс управления должен определяться параметрами окружающей среды и их переменными величинами в пределах торгового предприятия.

3) Структура управления коммерческой деятельностью

Организационная структура управления коммерческой деятельностью представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, функционирующих как единая динамичная система, нацеленная на удовлетворение потребностей рынка с одновременным получением намеченных доходов и выполнением социальной миссии.

Организационная структура, занимающаяся коммерческой деятельностью, должна в наибольшей степени соответствовать специфике и характеру выполняемых функций. Такой подход к ее построению обеспечит возможность наиболее эффективного управления коммерческой деятельностью.

Построение организационных структур следует осуществлять с учетом таких факторов, как общая численность аппарата управления и персонала; тип коммерческой деятельности; ранжирование товарных рынков; объем и номенклатура закупаемой и реализуемой продукции, товаров; количество возможных и фактических поставщиков и потребителей; выбор оптимальной формы продажи продукции и товаров; виды оказываемых текущих и потенциальных коммерческих услуг; сервисное обеспечение клиентов и др.

Все структурные подразделения, осуществляющие коммерческую деятельность, находятся в определенных отношениях друг с другом, органической взаимосвязи и взаимодействии.

Задачи коммерческой службы

Коммерческие службы должны:

1. Формировать свои отношения с партнерами на взаимовыгодной основе.

2. Повышать эффективность и действенность  договоров поставки, укреплять договорную дисциплину.

3. Повышать уровень работы по  изучению и прогнозированию емкости  рынков, развитию и совершенствованию  рекламно- информационной деятельности.

4. Компьютеризация выполнения коммерческих  организаций.

Функции коммерческой службы

Управление операциями купли-продажи и расширение целевых рынков.

Совершение коммерческих сделок, закупки и организация поставок товаров.

 

Важным условием эффективности управления коммерческой деятельностью является ее местоположение и взаимосвязанные действия в организационной структуре торгового предприятия.

 

 

 

 

 

 

Существуют различные варианты организации коммерческой службы на предприятии, каждый из которых имеет преимущества и недостатки.

При функциональной организации коммерческой службы каждый отдел (внутри этой службы) разрабатывает и осуществляет определенную функцию коммерческой деятельности. Такая структура организации эффективна, если:

• производственная и сбытовая деятельность предприятия постоянна и; однообразна;
• предприятие работает с узким товарным ассортиментом, на небольшом числе рынков и сегментов, отличающихся однородностью и небольшой емкостью.

 

Товарная организация коммерческой службы заключается в том, что по каждому товару (товарной группе) имеется свой управляющий с группой сотрудников, выполняющих все коммерческие функции по данному товару (товарной группе). Такая структура организации эффективна для предприятий с широкой номенклатурой товаров и их реализацией на небольшом количестве однородных рынков

Важным условием эффективности управления коммерческой деятельностью является местоположение коммерческой службы  и взаимосвязанные действия в организационной структуре торгового предприятия.

Существует несколько типов организационной структуры торгового предприятия: линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизиональная, матричная и др.

Линейная организационная структура управления. Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеет одного руководителя, который должен обладать знаниями в различных областях, чтобы разрабатывать и принимать решения, связанные с управлением данным объектом.

В линейной структуре управления решения передаются по цепочке сверху вниз. В данном случае действует принцип единоначалия, где подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения исполнителям, минуя их непосредственного начальника, поскольку тот, другой - начальник «моего» начальника. Схематически линейная структура управления представлена на рис. 1

 

 

 

 

 

 

 

 

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Функциональная организационная структура управления организацией     Функциональное управление – это управление по отдельным функциям (закупки, маркетинг, финансы, сбыт, кадры), при котором высшее звено руководит сотрудниками низовых уровней, но только в пределах одной функции.

 

 

 

 

 

 

Рис. Схема функциональной организационной структуры управления

Функциональный руководитель наделяется ограниченным правом руководить и контролировать деятельность нижестоящих подразделений. Специализация управленческой деятельности, обеспечивающая повышение качества принимаемых решений, является важным преимуществом функциональной структуры. Данный тип в торговле применяется достаточно редко. Он эффективен для небольших организаций, реализующих узкий, технически сложный ассортимент товаров.