Правила оценки состояния запасов на производстве

Правила оценки состояния запасов на производстве

     Условие бесперебойной работы предприятия – полная и своевременная обеспеченность производственными запасами. Потребность в них определяется потребностью на выполнение производственной программы, на капитальное строительство, на непромышленные нужды и необходимыми запасами материальных ресурсов на конец периода. Важное условие при этом – полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах источниками покрытия.

Источники покрытия могут быть внешними и внутренними. К внешним источникам относятся материальные ресурсы, поступающие от поставщиков в соответствии с заключенными договорами. Внутренние источники – это сокращение отходов сырья, использование вторичного сырья, собственное изготовление материалов и полуфабрикатов, экономия материалов в результате внедрения достижений научно – технического прогресса.

Реальная потребность в завозе материальных ресурсов со стороны – это разность между общей потребностью в определенном виде материала и суммой собственных внутренних источников ее покрытия.

Потребность в материальных ресурсах на образование запасов на конец периода определяется в трех оценках. Во-первых, в натуральных единицах измерения, что необходимо для установления потребности в складских помещениях. Во-вторых, в денежной оценке для выявления потребности в оборотных средствах, для увязки с финансовым планом. В-третьих, в днях обеспеченности – для планирования и организации контроля за выполнением графика поставки.

Обеспеченность предприятия запасами в днях (Здн.) исчисляется как отношение остатка данного вида материальных ресурсов (О) к его среднедневному расходу (Р). Здн. = О / Р (1)

    Большинство промышленных предприятий имеет широкий ассортимент потребляемых материалов, поэтому анализ обеспеченности материалами осуществляется по важнейшим видам, которые определяют ее выпуск.

При анализе производственных запасов, прежде всего, следует проверить правильность и обоснованность составления плана материально-технического снабжения, а уже затем его выполнение по объему, номенклатуре, срокам.

Итак, анализ начинают с проверки правильности плановых расчетов в потребности сырья и материалов. Для этого изучают нормы и нормативы, которые положены в основу данных расчетов: потребность на программу планируемого периода, запас материалов на конец планируемого периода, необходимый для бесперебойной работы в будущем; ожидаемый остаток на начало планируемого периода; количество и стоимость материалов, которые должны быть получены от поставщиков.

Затем проверяют соответствие плана снабжения потребностям производства продукции и образования необходимых запасов исходя из норм расхода материалов.

Далее выясняют, как предприятие фактически обеспечено материальными ресурсами, то есть проверяется обеспеченность потребности в завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и фактическим выполнением поставки материальных ресурсов.

Также при анализе обеспеченности материальных ресурсов проверяется качество полученных от поставщиков материалов, соответствие их стандартам, техническим условиям и условиям договора. Ведь ее понижение ведет к поломкам оборудования, нарушению норм расхода материала, увеличению себестоимости, снижению качества готовой продукции. Следует выяснить причины поступления материала пониженного качества, выяснить, какие меры были приняты отделом снабжения для получения материалов надлежащего качества. По результатам проверки составляют акты приемки материалов, не соответствующих предъявленным требованиям, что является основой для предъявления санкций и претензий к поставщикам.

Большое значение в анализе придается выполнению плана по срокам поставки материалов (особенно в комплекте), которые определяют ритмичность выпуска. Нарушение сроков поставки ведет к недовыполнению плана производства и реализации продукции. Для оценки ритмичности поставок используют коэффициент ритмичности и коэффициент вариации. Коэффициент ритмичности определяется суммированием фактического удельного веса выпуска продукции за каждый период, но не более планового уровня. Коэффициент вариации определяется как отношение среднеквадратического отклонения от планового задания за сутки (декаду, месяц, квартал) к среднесуточному (среднедекадному, среднемесячному, среднеквартальному) плановому выпуску продукции.

Особое внимание уделяется состоянию складских запасов сырья и материалов. Различают запасы текущие, сезонные и страховые.

Текущие запасы – это основная часть производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность снабжения производственного процесса между двумя очередными поставками и рассчитываются исходя из интервала поставки.

Сезонные запасы – запасы, образующиеся при сезонном характере производства продукции или при сезонном характере потребления производством и транспортировки. Их назначение – обеспечить стабильное функционирование предприятия на время сезонного перерыва в производстве, потреблении или транспортировке.

Страховые запасы предназначены для непрерывного снабжения предприятия в случае непредвиденных обстоятельств: в связи с недовыполнением плана выпуска продукции поставщиком или перевыполнением плана потребителем; в случаях возможных задержек материалов в пути при доставке.

У современного предприятия товарный ассортимент постоянно меняется, отражая состояние потребностей на данный момент времени. Вследствие чего у хозяйствующих субъектов могут возникнуть излишки запасов сырья, материалов или выявлены ненужные материалы. Их можно установить по данным складского учета путем сравнения прихода и расхода. Если по каким-либо материалам нет расхода на протяжении года и более, то их относят к группе неходовых и подсчитывают общую стоимость.

Таким образом, анализ обеспеченности предприятия запасами материальных ресурсов сопровождается расчетом обеспеченности организации запасами в днях, в натуральном и стоимостном выражении, проверкой соответствия плана снабжения потребностям производства продукции и образования необходимых запасов исходя из норм расхода материалов.

 

Процедуры и правила инвентаризации запасов продуктов

  Для проведения инвентаризации  руководитель предприятия издает  приказ по форме ИНВ-22. Данный  приказ регистрируют в Журнале  учета и контроля за выполнением  приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ  –23). Приказ о проведении инвентаризации  готовится, как правило, не менее  чем за 10 дней до наступления  срока проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок товаров в межинвентаризационный период. В течение года, в межинвентаризационный период, в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят  плановые инвентаризации материальных  ценностей и денежных средств  в местах их хранения, участвуют  в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом  объеме работ или территориальной  разобщенности товаров для одновременного  проведения инвентаризации. Рекомендуется  утверждать рабочие комиссии  на весь отчетный год с возложением  на них обязанностей по проведению  разовых инвентаризаций.

     Разовые комиссии- в каждом конкретном случае  состав комиссии утверждается  руководителем организации при  проведении инвентаризации по  мере необходимости - по проверке  и выборочной инвентаризации.

     Персональный  состав постоянно действующих  и рабочих инвентаризационных  комиссий утверждается руководителем  организации в приказе об инвентаризации.

     В этом же  приказе конкретизируется:

- состав товаров, подлежащего  инвентаризации,

- причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного  лица, переоценка и другие),

- определяются порядок  и сроки проведения инвентаризации,

- назначается председатель  инвентаризационной комиссии.

     Вещественная  и документальная проверка фактического  наличия товаров проводится инвентаризационной  комиссией коллегиально.

     Существенным  правилом для всех инвентаризаций  является то, что отсутствие хотя  бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит  основанием для признания результатов  инвентаризации недействительными. Кроме того, инвентаризация товаров  проводится в присутствии материально  ответственных лиц.

     Как правило, для проведения инвентаризации  в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная  комиссия. При малом объеме работ  и наличии в организации ревизионной  комиссии проведение инвентаризаций  допускается возлагать на нее. В том случае, если объем работ  велик, и одной комиссии с ним  не справиться, то создается несколько  рабочих инвентаризационных комиссий.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана  территории торговой организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

2) заключены ли фактически  и правильно ли оформлены договоры  о полной индивидуальной или  бригадной материальной ответственности  с работниками, которым переданы  ценности для сохранения и  использования;

3) соответствуют ли должности  материально-ответственных лиц утвержденному  перечню должностей и работ, замещаемых  и выполняемых работниками, с  которыми организацией могут  заключаться письменные договоры  о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально-ответственным  лицам условия для обеспечения  сохранности товаров, имеются ли  закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения;

5) оснащены ли места  хранения товаров необходимыми  измерительными приборами;

6) существует ли контроль  над порядком вывоза товаров  из торговой организации и  выдачей доверенностей на их  получение;

7) хранятся ли товары, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом  руководителя постоянно действующая  комиссия для проверки сохранности  товаров.

     Руководитель  организации должен обеспечить  условия для полной и точной  проверки фактического наличия  товаров в установленные сроки; предоставить работников, мерную  тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные  и контрольные приборы.

     Бухгалтерия  готовит инвентаризационные описи  товаров, не заполняя графу "По  данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным  подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные  описи товаров раздаются всем  материально-ответственным лицам  для заполнения графы "Фактическое  наличие" с указанием сроков  заполнения.

     Материально-ответственное  лицо перед проведением инвентаризации  должно подготовить все товары (рассортировать), оформить все приходные  и расходные документы.

     Комиссия проводит  подготовительную работу, предшествующую  подсчету остатков товаров:

- пломбирует помещения, в  которых находятся товары;

- проверяет весы, мерную  тару;

- получает от материально-ответственных  лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товаров  и денежных средств, а также  расписку.

     Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие  подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) товаров. Таким образом, полнота  передачи первичных документов  подтверждается расписками материально-ответственных  лиц, а также расписками держателей  подотчетных сумм или доверенностей  на получение товаров.

     Согласно Закону  №129-ФЗ, если в организации отсутствует  материально - ответственное лицо, то  им является руководитель организации.

     Подготовительные  мероприятия к проведению инвентаризации  товаров заключаются еще и  в разработке внутренних нормативных  документов - правил, инструкций, распоряжений  и тому подобного, регламентирующих  деятельность комиссий на каждом  этапе проведения инвентаризации.

     В указанных  внутренних документах необходимо  отразить:

- конкретную методику  проведения инвентаризации с  учетом специфики деятельности  данной торговой организации;

- соответствующие описания  действий членов рабочих комиссий  при проверке наличия и состояния  отдельных товаров;

- порядок получения подтверждений  учетных данных контрагентами  торговой организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми  органами и другими;

- порядок урегулирования  претензий к работе инвентаризационных  комиссий;

- не типовые формы необходимых  первичных учетных документов  для оформления результатов инвентаризации  товаров, разработанных и утвержденных  организацией самостоятельно.

     Председатель  комиссии до начала проведения  инвентаризации товаров визирует  все предоставленные приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является основанием  для определения остатков товаров  к началу инвентаризации по  учетным данным.