Отчет по учебной практикен

Функции

На специалиста по сбыту возлагаются следующие функции:

• Работа по продвижению товаров на рынок.
• Изучение рынка товаров и анализ рыночных возможностей.
• Разработка мероприятий по организации эффективной сети сбыта товаров.
• Выявление покупателей товаров, проведение с ними переговоров, заключение соответствующих договоров.
• Поддержание контакта с постоянными клиентами.
• Обеспечение участия предприятия в презентациях товаров, в проводимых выставках и ярмарках [3].

 

 

 

 

2. СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОГО АРМ

С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Под АРМ специалиста по сбыту следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. Структура рассмотрена на рисунке 1 [5-7].

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Структура разрабатываемого АРМ.

 

3 СПИСОК ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПУТЁМ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ

• Специалист по сбыту в ходе работы выполняет ряд задач, многие из них могут быть автоматизированы путём разработки АРМ:
• Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.
• Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.
• Разрабатывает и реализует коммерческие условия заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
• Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
• Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию дилерской сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с предприятиями-посредниками; развитие дилерских отношений).
• Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров и устанавливает деловые контакты [16].
• Проводит переговоры с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр.
• Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам, разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.
• Организует преддоговорную работу, выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.
• Определяет способы и формы исполнения обязательств, разработки преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).
• Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
• Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
• Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию [12].
• Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.
• Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
• Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
• Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления руководству.
• Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента [10-12].

 

4 ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АРМ

Информационная модель в виде диаграммы взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и процессов обработки данных представлена на рисунке 4.1

Рисунок 4.1

Входные документы:

1) «Приходная накладная» - оформляется  при поступлении товара от  поставщика, на основании полученной  от поставщика накладной.

2) «Заявка от покупателя» - оформляется  при желании клиента приобрести  товар. Заявка может быть отклонена  в случаях, когда клиент не  согласен с условиями выполнения  заявки, когда клиента не устраивают  цены, когда клиент не оплатил  заявку до оговоренного срока  и т.д [19].

При принятии заявок от покупателей  осуществляется входной контроль и  их анализ. При принятии заявки производится покупка требуемого товара у поставщиков  и последующая его реализация.

Выходные документы:

1) «Расходная накладная» - оформляется  при реализации заявок, отражает  факт реализации товара.

2) «Счет на получение» - представляет  собой распечатанную форму документа  «Заявка покупателя». Выдается  клиенту при покупке за наличный  расчет, когда между датой оформления  заявки и датой отгрузки есть  временной промежуток. К счету  прилагается кассовый чек для  подтверждения оплаты заявки.

3) Отчет «Требуемые товары» - необходим для организации закупок  у поставщиков. Содержит информацию  о товарах, необходимых для  исполнения заявок.

4) Отчеты «Анализ прибыльности  фирмы по товарообороту», «Анализ  продаж», «Динамика продаж», «Анализ  прибыльности товаров» формируются  на основании данных о движении  товара (продажа, покупка). Данные  отчеты необходимы руководству  для эффективного управления  и анализа деятельности предприятия,  для принятия управленческих  решений [23].

 

5. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ

Базовыми  прикладными программными средствами при создании АРМ для организации  сбытовой деятельности являются программные  средства для подготовки текстов, табличных  документов, программные средства для  автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых  сведений для подготовки различных  документов, бухгалтерские программы, специализированные программы по обработке  коммерческой информации.

Программное обеспечение позволяет: усовершенствовать  организацию работы АРМ с целью  максимального использования его  возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы пользователя к ресурсам конкретной предметной области [21-25].

Большое распространение получили интегрированные  пакеты прикладных программ, в составе  которых имеются текстовый редактор, табличный процессор, СУБД, а также  конкретный командный файл настройки  ПО на конкретный вид (режим) обработки информации. Это позволяет организовать работу пользователя на АРМ в сбытовой деятельности в диалоговом режиме с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку коммерческой информации.

Специалисты по сбыту могут использовать различные  программы для автоматизации  своей работы, например такие как:

1. «Ассистент: Менеджера по продажам 1.0.»

Данная программа призвана облегчить труд специалистов по сбыту в компаниях, где цены на товары устанавливаются не только исходя из существующего прайс-листа, но и с учетом статистики продаж в регионе клиента, текущих цен поставщиков, текущих цен конкурентов, прошлых продаж данному клиенту и другим покупателям [16-18].

Для того чтобы увидеть всю статистику по товару в соотношении к выбранному клиенту достаточно просто выбрать клиента в списке покупателей и товар в списке товаров, разделенном на товарные группы (все списки и вся статистика выводятся на одном экране, избавляя от необходимости прыгать из одного окна в другое, а также позволяя быстро менять товар и покупателя). Эта операция занимает считанные секунды и на экране вся история установления цены и продаж данного товара.

2. «Клиентская база 1.9.3»

Работа с единой базой клиентов (а также потенциальных клиентов и партнеров) значительно повышает эффективность работы компании в целом, исключает дублирование звонков, позволяет поддерживать контактную информацию по каждому клиенту в актуальном состоянии. Мощным инструментом системы являются электронные рассылки. Важно то, что можно не просто рассылать уведомления о новостях и спецпредложениях клиентам, а то, что можно проводить персонализированные массовые рассылки. Есть возможность прикреплять к письмам файлы [18-22].

3. СУБД FireBird 2.0

Цели системы:

• Снизить нагрузки при осуществлении цикла операций, необходимых при покупке/продаже.
• Снизить количество ошибок, за счет автоматизации системы.
• Повысить надежность данных, за счет минимизации действий человека на стадиях формирования.
• Упростить работу группе менеджеров, дать возможность быстрого доступа к необходимой информации, разграничить права менеджеров на осуществление тех или иных операций.
• Обеспечить стабильную работу системы. 

4. Лист продаж 0.8.1

Программа предназначена для предприятий, где есть необходимость вести  учет продаж. Основана она на внутренней разработке, которая успешно используется на нескольких точках [24].

Лист  продаж, это:

• удобный способ моментального занесения новой продажи в базу данных. В полях ввода: отдел (списком), наименование товара, сумма, количество.
• добавление информации о расходах. В полях ввода: Имя, причина, сумма - В любой момент в главном окне программы отображается: Итоговая сумма продаж за день, итоговая сумма расходов за день, баланс за день, суммы продаж по отделам.
• возможность просмотра продаж за любой день, просмотр общего остатка кассы, который показывает, сколько наличности должно сейчас находиться в кассе с учетом всех дней (поправка к кассе задается в настройках).

6. 1С-Рарус: CRM Управление продажами [31].

1С-Рарус: CRM Управление продажами предназначена для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами. Помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами. Позволяет создать наиболее успешную стратегию работы с клиентами, увеличить число успешных сделок, снизить издержки по продажам. CRM система обеспечивает тесную интеграцию с учетными программами на платформе «1С: Предприятие». Внедрение программы будет полезно организациям сферы торговли, услуг и другим, количество клиентов которых исчисляется тысячами [27-29].

Ключевое  преимущество «1С-Рарус: CRM Управление продажами» — тесная интеграция с  учетными программами на платформе  «1С:Предприятие». Программа разработана на платформе «1С:Предприятие» и предназначена для встраивания в любую типовую или измененную конфигурацию программы «1С:Предприятие», например в «1С:Торговля и склад». CRM система образует единое целое с учетной системой, это физически одна программа, где используется один справочник контрагентов, номенклатуры, общая схема документооборота, вся информацию о клиенте находится в одной программе [32].

 

6 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ

Обязательным  условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Это обоснованно выбранный комплекс технических средств для их оснащения.

Система «Лист продаж 0.8.1» рассчитана на работу под управлением ОС Windows NT, 2000, XP [25].

Средства  обработки информации – вычислительные машины составляют основу технического обеспечения сети АРМ и могут  включать мощные, средние и малые  ЭВМ. Характерной особенностью практического  использования технических средств  в организационно-экономическом  управлении в настоящее время  является переход к децентрализованной обработке на базе ПЭВМ.

В технологии маркетинговой деятельности второй важнейшей составляющей АРМ-специалиста  любого уровня, кроме ПЭВМ, являются средства связи. Прежде всего – это  существующая практически повсеместно  аналоговая телефонная сеть, а также  сеть цифровая, обеспечивающая интеграцию всех видов передаваемой информации (речь, данные, факсимильные и другие сообщения), получившая название цифровой сети интегрального обслуживания. Конструктивное, техническое, программное, организационно-технологическое  объединение вычислительной и коммуникационной составляющих заложено в создании и  функционировании технологии вычислительных сетей — локальных, открытых, корпоративных, глобальных, узлами, базовыми элементами, которые и являются АРМ-специалистов [34].

Если  ПЭВМ используется в качестве АРМ  небольшой локальной сети, то, как  правило, объем обрабатываемой информации невелик и вся необходимая  для работы информация хранится централизованно. Скорость работы при этом определяется не быстродействием ПЭВМ, а скоростью  диалога оператора и машины. Выбор  в данном случае ПЭВМ с небольшим  быстродействием и минимальным  объемом ОЗУ является вполне обоснованным.

В случае если ПЭВМ составляет базу АРМ, где  регулярно ведется подготовка объемных документов и используются большие  массивы информации, то необходимо взаимодействие через каналы связи  с одной мощной машиной или  с несколькими, машинами с большим  объемом внешней и внутренней памяти.

Информационное  наполнение АРМ при определении  круга пользователей и выяснении  сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных. К примеру, обслуживающий персонал обычно имеет дело с внутренними данными организации, решает повторяющиеся задачи, пользуется, как правило, структурированной информацией [39].

Руководителям требуются как внутренние, так  и внешние данные для реализации цели управления или принятия решения.

Применение  АРМ не должно нарушать привычный пользователю ритм работы. АРМ концентрируют внимание пользователя на логической структуре решаемых задач, а не на характеристике реализующей их программной системы. Однако если заданное системе действие не производится, пользователь должен знать причину, и информация об этом должна выдаваться на экран.

Эти соображения  лежат в основе разработки информационного  обеспечения конкретного АРМ  при организации внутримашинной информационной базы (выбора необходимого состава показателей, способа их организации и методов группировки и выборки необходимых данных).