Оптимизация операционной функции образовательного учреждения

                                                                            Овчинникова Л.Т.

Ярославцева П.В.

(Российский государственный профессионально-педагогический университет, г. Екатеринбург)

ОПТИМИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ ФУНКЦИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

            Российский рынок образовательных услуг не будет испытывать потенциала роста вплоть  до 2015 г. В крупных городах образовательные учреждения испытывают серьезную конкуренцию, что заставляет оптимизировать расходную часть бюджета. Одним из направлений повышения эффективности деятельности образовательного учреждения является оптимизация функций, связанных с управлением и формированием организационных структур.

           Предлагаемый подход к оптимизации операционной функции образовательного учреждения обеспечит:

      Инвентаризацию и консолидацию информации о существующих функциях и конечных продуктах в функциональных подразделениях учреждения

      Сохранность оптимального набора функций при переходе на новую организационную структуру

      Оптимизация операционных процессов и численности сотрудников

    Такие задачи потребуют ряд организационных мероприятий:

1.      Формирование рабочей группы, руководителем которой должно быть первое лицо – это повышает статус работы.

2.      Проведение и обеспечение разъяснительной работы важности и необходимости оптимизации функций.

3.      Инвентаризацию функций, распорядительных и  нормативных документов, ее определяющих.

4.      Изучение документооборота и схем движения документов функциональных подразделений

5.      Определения этапов проведения работ, сроков и результатов каждого этапа.

   Оптимальным, по нашему мнению, является проведение работы по оптимизации функций в 4 этапа:

ЭТАП 1. Срок реализации-7-10 дней

1.      Организационные мероприятия

1.1 Создание рабочей группы и определение ее полномочий (приказы, распоряжения)

1.2 Разъяснение задач в рамках общего совещания учреждения

1.3 Формирование перечня (пакета) форм и рекомендаций по их заполнению

1.4 Закрепление подразделений за членами рабочей группы

Исполнители-рабочая группа

ЭТАП 2. Срок 7-10 дней

2.      Сбор первоначальной информации

2.1 Подготовка перечня функций и конечных продуктов подразделений

2.2 Подготовка распределения трудозатрат

Испонители-руководители функциональных подразделений, кадровая служба

ЭТАП 3 Срок 10-15 дней

3.      Анализ функций и трудозатрат в текущей организационной структуре

3.1 Согласование перечня функций и трудозатрат

3.1.1       Руководители функциональных подразделений защищают перечень функций и трудозатрат в рамках совещания

3.1.2       В ходе защиты и анализа вырабатываются предложения по оптимизации и улучшению

3.2 Выработка предложений по улучшению процессов и функций

Исполнители-рабочая группа, руководители функциональных подразделений

ЭТАП 4 Срок 7 дней

4.      Подготовка итоговой информации для руководства образовательного учреждения

4.1 Подготовка «целевого» перечня функций в разбивке по подразделениям с указанием трудозатрат и численности

4.2 Подготовка «целевого» перечня процессов с указанием трудозатрат и численности

Исполнители-рабочая группа

             Очень важно взаимодействие подразделений: функциональные подразделения осуществляют анализ функций и конечных продуктов; рабочая группа содействует подразделениям в проведении анализа функций и конечных продуктов, осуществляет контроль качества и достоверности информации, рассматривает результаты анализа функций, конечных продуктов и трудозатрат, готовит итоговую информацию руководству.

            Итоговая информация будет являться основой для принятия  управленческих решений по оптимизации операционной функции образовательного учреждения.

                                           Список используемой литературы:

1.      Вумек Дж.П., Джонс Д. бережливое производство. Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании.-М. : Альпина Бизнес Букс, 2004-[476 c]

2.      Голоктеев К., Матвеев И. Управление производством: инструменты, которые работают., — Санкт-Петербург: Питер, 2008.

3.      Джордж Л. Майкл. Бережливое производство + шесть сигм. Комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. - М: «Альпина Паблишер», 2007

4.      Мэри Поппендик, Toм Поппендик. Бережливое производство программного обеспечения: от идеи до прибыли / Вильямс, 2010 г

Регистрационная форма участника
IX Всероссийской научно-практической конференции
«Актуальные вопросы модернизации экономики и профессионального образования России»