Движение документа в организации с момента создания до отправки

Для уменьшения объема текста в официальных документах широко используют сокращения слов и словосочетаний.

Существуют общепринятые (понятные всем читающим) сокращения, например, МГУ, МПС, РАО ЕЭС и т.д. Некоторые сокращения понятны лишь узкому кругу специалистов той области, где эти сокращения приняты, например, ДОУ, ОКУД — для работников службы делопроизводства. Такие сокращения без дополнительного разъяснения можно применять в тексте документа, если есть полная уверенность в том, что они известны адресату.

При неоднократном использовании какого-либо наименования (документа, организации, структурного подразделения и т.д.) в текст может быть введено его индивидуальное сокращение. При этом после первого упоминания его полного названия в скобках указывают его сокращенное название и в дальнейшем используют только это индивидуальное сокращение.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа и автором текста, и его адресатом. Адекватность восприятия текста сторонами делового общения чрезвычайно важна и достигается:

•     употреблением  специальной терминологии;

•     использованием устойчивых языковых формул;

•     использованием   уточнений,   дополнений,   вводных   слов,

причастных и деепричастных  оборотов.

Терминология, которую  используют в управленческой документации — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным адресату, следует в скобках дать ему пояснение.

Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели и речевые обороты.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Знание правил составления  документов и умение составлять документы обязательны для любого специалиста в области управления. Помочь в развитии чувства слова и стиля может вдумчивое отношение к текстам служебных документов, повышение общего уровня образованности, чтение специальной и художественной литературы.

Одно из основных требований к тексту документа — безупречная грамотность. К сожалению, в последние годы понизился не только уровень общей грамотности населения, но и общественный уровень нетерпимости к проявлениям неграмотности.

Следует уделять внимание внешнему виду документа: выбору шрифта, его цвету и т.д. Но самое главное украшение документа — правильный и выразительный русский язык.

Такие свойства управленческой информации, как ее повторяемость и тематическая ограниченность, позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа.

Это позволяет сократить  время, требующееся для создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтен легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.

Контент-анализ, как методологию изучения текстов, разделяют на семантический, лингвистический и документалистический.

Семантический контент-анализ изучает смысл текста. Лингвистический контент-анализ исследует грамматические особенности текста (длину абзацев и фраз, порядок слов в предложении и т.д.). На основании этого могут быть сделаны выводы: кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.

Документалистический контент-анализ использует информационные параметры языка и документа, к которым, в частности, относят:

•     физический объем (габариты), измеряемый в издательской практике числом стандартных печатных листов (1 печатный лист равен 16 машинописным листам), а в случае аудио-, видео- и кинозаписи — временем демонстрации (1 единица — 10 мин);

•     информационный объем (длина записи), измеряемый длиной или площадью непрерывного текста, исключая необязательные пробелы, поля, паузы (может выражаться в учетно-из-дательских листах, в стандартных страницах и знаках);

•     информационная емкость (количество переданной информации);

•     информативность (количество полученной информации). При изучении информативной емкости языков проводили

статистическую обработку  большого количества текстов, а также  сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки. Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4—5 раз [3; с. 64]. Так был установлен факт избыточности естественных языков, что еще раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом.

 

3. Составьте гарантийное письмо ОАО "Экосан"  ОАО " Прогресс" об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО "Экосан" просит произвести эту работу непосредственно на площадке

 

Образец гарантийного письма:

 

ОАО «Экосан»

полное наименование предпринимателя или организации

«____» ________________ 2013 г.

Генеральному директору 

ОАО «Прогресс»

Петрову Е.В.

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 

Прошу Вас организовать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции и провести работу непосредственно на площадке.

Оплату гарантируем с расчетного счета № ___________________________________

(номер счёта)

в ____________________________________________________________________________

(полное наименование и адрес  банка, в котором открыт счёт)

в срок до _____________________________________________________________________.

(указать прописью дату)

В случае неоплаты в установленный  срок, данное гарантийное письмо следует  рассматривать как подтверждение  факта получения мной (нашей организацией), в соответствии со ст. 823 ГК РФ, коммерческого кредита на сумму поставленной продукции и возможность начисления процентов за пользования чужими денежными средствами за всё время просрочки оплаты из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Руководитель или предприниматель ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

М.П.

Главный бухгалтер ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

 

Список литературы

 

1. Белов А.Н и др. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. –М., 2005.
2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-спр. пособие. –М., 2010.
3. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере. –М., 2009.
4. Лысенко Н.А. и др. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. –Ростов н-Д., 2002.
5. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. –М., 2008.