Основы работы аптечной организации

Дата

Содержание выполненной работы

Примечания

19.03.2014.

20.03.2014.

20.03.2014.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптечных организациях.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом   объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации  - председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

1. своевременность проведения инвентаризации;

2. соблюдение порядка проведения  инвентаризации;

3. полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества или расчетов;

4. правильность указания в описи  наименований и отличительных  признаков товарно-материальных  ценностей ;

5. правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

 Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей   со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

   По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или   на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Подпись руководителя практики:

                             Учет труда и заработной платы.

Заработная плата- это вознаграждение установленное работнику за выполнение трудовых обязанностей.

Оплата труда каждого работника определяется работодателем в зависимости от  количества и качества выполненной работы.

Различают  два  вида  заработной платы:

• Основная  заработная плата  включает  выплаты за фактическое отработанное время, доплаты  в связи  отклонением  от нормальных  условий труда, сверхурочные работы,  работа  в  ночное  время  и  праздничные  дни.
• Дополнительная  заработная  плата  составляется  из  выплат  за неотработанное  время,  начисление  которых предусмотрено  законодательством ( оплата отпуска).

Руководство аптечной организацией.  Принятие  управленческих  решений.

В совершенствовании управления аптекой можно выделить следующие основные направления:

1) рационализация форм разделения и кооперирования управленческого труда;

2) рациональная  система документирования;

3) механизация  и автоматизация управленческих  работ:

4) рациональное  использование рабочего времени управленческим персоналом;

5) улучшение  организации рабочих мест и условий труда работников управления;

6) правильный  подбор и расстановка управленческих кадров;

7) совершенствование  экономических, организационно-административных  методов управления.

Управленческий труд имеет свою специфику. Во-первых, непосредственным предметом труда выступает информация; во-вторых, средствами управленческого труда служат организационная, вычислительная и коммуникационная техника; в-третьих, управленческий труд является в основном умственным, творческим; в-четвертых, труд заведующего играет активизирующую роль и определяет результаты деятельности аптеки, а также социально-экономические условия работников аптеки.

При планировании, регулировании, координации и контроле всей аптечной работы руководитель постоянно принимает решения. Управленческие решения — непосредственный результат управленческого труда.

Принятие управленческого решения складывается из повторяющихся этапов: сбора и преобразования информации, подготовки, принятия и реализации решения и контроля за его исполнением. Однако каждый руководитель проявляет свою индивидуальность, характерные для него способы действия в управленческом процессе, определяющие его стиль руководства.

Этот стиль вырабатывается в общении с подчиненными, под влиянием всего трудового коллектива. Авторитарный стиль руководства основывается на жестком, беспрекословном подчинении всех работников воле заведующего. Демократический стиль предусматривает опору на мнение коллектива, привлечение рядовых работников к разработке управленческих решений.

Являясь воспитателем коллектива, руководитель должен уметь правильно воздействовать на личность работника, чтобы это воздействие способствовало формированию у последнего сознательности, побуждало творчески относиться к труду, принимать активное участие в общественной жизни.

Особо важное значение имеют искусство руководить, опираясь на коллектив, способность выяснять мнение подчиненных, мнение общественных организаций. Чтобы руководить коллективом, проводить идейно-воспитательную работу, необходимо изучить интересы, склонности, взаимоотношения его членов. Сбор этой информации может производиться с помощью методов социальной психологии: собеседования, анкетирования, изучения документов, наблюдения.

Рациональному разделению и кооперации труда между работниками управленияспособствует разработка четко сформулированных должностных инструкций. Должностные инструкции разрабатываются на основе положения об определенной должности применительно к конкретным работникам с учетом знаний, опыта, личных и деловых качеств и местной специфики. Разработка должностных инструкций способствует правильному использованию кадров, предотвращает дублирование в работе заведующего аптекой, его заместителей и счетных работников.

Одним из важных условий повышения оперативности, оптимальности управления является ликвидация непроизводительных потерь рабочего времени. Для выявления резервов времени нужно изучить содержание и затраты труда.

Чтобы рационально использовать рабочее время, целесообразно осуществлять предварительное планирование предстоящей работы на месяц, неделю и рабочий день.

В месячный план включают постоянные управленческие функции: информационную работу с врачами, составление отчета о торгово-финансовой деятельности аптеки и др., при этом необходимо учесть план мероприятий вышестоящих организаций. В плане на неделю указывается время на работу по повышению квалификации, по приему посетителей, на оперативные совещания.

Все служебные совещания должны заранее планироваться и строго регламентироваться. На совещания необходимо выносить только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке. Повестки дня принято планировать с таким расчетом, чтобы продолжительность совещания, как правило, не превышала 30 мин и лишь в особых случаях 1 ч. По каждому вопросу, который выносится на рассмотрение, должно быть заранее продумано сообщение, регламент его обсуждения и подготовлено четкое решение.

Рабочий день целесообразно начинать с контроля присутствия сотрудников на местах и готовности их к работе. Затем заведующий должен изучить поступившую корреспонденцию, уточнить содержание работы текущего дня, распределить задания между исполнителями.

Обязательным элементом нормального трудового процесса работников управления является рациональная организация делопроизводства.

Делопроизводством называют все работы с документами, которые совершаются в учреждениях в ходе выполнения ими своих функций. Работа с документами складывается из методов, приемов и способов обработки служебной документации.

Состояние делопроизводства в учреждениях оказывает большое влияние на различные участки: руководство, регулирование производственных процессов, информацию, учет, планирование, контроль, обобщение опыта и т. д. В аптеках принята система централизованного делопроизводства, при котором все входящие и исходящие документы регистрируют в одном месте.

Оперативной работе с документами способствует правильная организация документооборота. При построении схем документооборота особо выделяется прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан, документы, адресуемые на имя руководства и вниз по подчиненности. В схемах указываются этапы прохождения документов и должностные лица, участвующие в работе с ними.

Схема прохождения документов предусматривает прежде всего их предварительное рассмотрение. Затем документы регистрируют. На каждом поступившем документе проставляют штамп с датой поступления. Документы фиксируют в специальном журнале или на карточках. Если исполнение документов подлежит контролю, то в регистрационном журнале проставляется отметка «Контроль» контрастного цвета или карточку помещают в отдельную контрольную картотеку.

Документы группируют и систематизируют по содержанию в дела. Вышестоящая организация утверждает номенклатуру дел, в которой указываются индексация дел, сроки их хранения.

При формировании дел необходимо:

1)    правильно относить каждый документ в соответствующее дело по утвержденной номенклатуре;

2)    раздельно формировать дела с документами постоянного и временного храпения;

3)    группировать в дела только исполненные и соответствующим образом оформленные документы;

4)    группировать документы внутри дела в порядке разрешения вопроса, по алфавиту, хронологии.

При подготовке документов к последующему хранению и использованию должна быть составлена их опись. На документы по личному составу составляется отдельная опись.

В больших аптеках рабочее место заведующего организуется в специальных кабинетах, которые должны быть связаны с залом обслуживания и всеми отделами аптеки. При оборудовании кабинета рекомендуется предусмотреть выделение 3 зон: рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха.

Для механизации управленческих работ используются различные технические средства: компьютеры, оргтехника и др., для оперативности связи внутри аптеки и связи с другими организациями — телефоны. На рабочем месте необходимо предусмотреть размещение справочно-информационной литературы и вспомогательного канцелярского материала.

Успешное осуществление правильного руководства коллективом работников во многом зависит от культуры управления. В комплекс культуры управления входят: личная культура руководителя, высокий уровень его профессиональных знаний, культура содержания рабочего места, культура приема посетителей, культура проведения заседаний, совещаний и собраний.