Этапы внедрения процессного подхода

4.1.   создание рабочих групп по каждому бизнес-процессу;

4.2.   обучение рабочих групп методикам процессного подхода;

4.3.   детальное планирование деятельности рабочих групп;

4.4.   выделение ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

5. Разработка СУБП.

5.1.   Разработка «Положения о СУБП предприятия» (политика предприятия по управлению бизнес-процессами).

5.2.   Разработка документированных процедур.

5.3.   Разработка системы документооборота СУБП.

5.3.1.      Определение папок для хранения документов СУБП.

5.3.2.      Формирование папок для хранения документов СУБП.

5.4.   Разработка «Регламента выполнения бизнес-процесса».

5.4.1.      определение входов/выходов процесса;

5.4.2.      определение ресурсов, необходимых для выполнения процесса;

5.4.3.      описание последовательности работ по выполнения процесса (текст, таблицы, графические схемы);

5.4.4.      формирование матрицы ответственности процесса;

5.4.5.      согласование с другими процессами;

5.4.6.      определение показателей процесса, продукта и данных удовлетворенности клиентов;

5.4.7.      разработка детальных регламентов выполнения отдельных работ по процессу (регламент сбора оперативной информации по процессу, регламент анализа процесса и подготовки отчетной документации, регламент разработки мероприятий по устранению отклонений).

5.5.   Разработка положений о подразделениях.

5.5.1.      определение функций подразделения;

5.5.2.      определение входов/выходов для подразделения;

5.5.3.      формирование матрицы ответственности подразделения.

5.6.   Разработка должностных и рабочих инструкций.

5.7.   Утверждение документации СУБП.

6. Внедрение и опытная эксплуатация СУБП.

6.1.   Обучение и аттестация персонала средствам СУБП.

6.2.   Подбор персонала.

6.3.   Контроль исполнения регламентов СУБП. Анализ функционирования СУБП.

7. Проведение аудита СУБП.
8. Корректировка СУБП по итогам аудита.
9. Сопровождение СУБП.

На следующем рисунке 2 представлены этапы проекта в  виде графика Ганта для предприятия  среднего размера (200-1500 человек). В таблице 1 показан состав работ по проекту.

Рисунок 2. Этапы  выполнения проекта разработки и  внедрения СУБП. График Ганта .

 

Состав работ  по разработке и внедрению СУБП  

№	Наименование  этапа	Услуги,  предоставляемые Исполнителем	Проектные задания, выполняемые Заказчиком			Результат	Срок*, недель
			Состав	Отв.	Участ.
1	Принятие решения Директором	Договор и Техническое  задание.	1. Презентация проекта  руководству. 2.Анализ плана работ  по проекту.	Д	Р	1. Принятое решение	-
2	Проведение диагностики  СУ	1. Анализ существующей  системы управления. 2. Формирование Отчета.	1. Координация  взаимодействия. 2. Предоставление документации.	РПО	РП	1. Заключение о состоянии  существующей СУ. 2. Схема сети процессов.	2
3. Формирование  сети процессов и назначение  владельцев							5
3.1.	Обучение и аттестация высшего менеджмента организации  основам процессного подхода	1. Предоставление материалов  для 2-х дневного  семинара-тренинга. 2. Проведение обучения. 3. Проведение аттестации.	1.  Организация семинара 2. Подготовка материалов  для семинара. 3. Участие в семинаре. 4. Прохождение аттестации.	Д	РПО, Р	1. Руководство Заказчика  аттестовано на знание основ  процессного подхода.	2
3.2.	Формирование сети бизнес-процессов  и назначение владельцев процессов	1. Работа с руководством  верхнего уровня по построению сети бизнес-процессов. 2. Предоставление методики  формирования СП.	1. Участие в совещаниях  по разработке СП. 2. Утверждение СП и  назначение владельцев процессов.	Д	РПО, Р	1. Утвержденная сеть процессов. 2. Назначены владельцы  процессов.	3
4. Детальное планирование  и организация работ							5
4.1.	Детальное планирование и  организация работы	1. Разработка плана  выполнения  Проекта. 2. Рекомендации по подбору  сотрудников в рабочие группы.	1. Участие в разработке  плана  Проекта. 2. Подбор сотрудников  в рабочие группы.	РПО	РПО	1. План  Проекта. 2. Предварительный список  участников рабочих групп.	1
4.2.	Создание рабочих групп  по каждому бизнес-процессу	1. Проведение интервью  с кандидатами в рабочие группы. 2. Разработка и утверждение  «Положения о рабочих группах». 3. Рекомендации по выделению  ресурсов, необходимых для выполнения  проекта.	1 Утверждение «Положения  о РГ». 2. Разработка и утверждение  приказа о создании рабочих  групп. 3. Выделение необходимых  ресурсов (помещение, оргтехника, рабочее  время)	Д	ВП, РПО	1.Утвержденное  «Положение о рабочих группах». 2. Утвержденный приказ  о создании РГ. 3. Ресурсы, необходимые  для выполнения проекта.	1
4.3.	Обучение рабочих групп  методикам процессного подхода	1. Предоставление материалов  для 3-х дневного  семинара-тренинга. 2. Проведение обучения. 3. Проведение аттестации  участников РГ.	1. Организация обучения. 2. Подготовка материалов  для семинара. 3. Участие в семинаре. 4. Прохождение аттестации.	РПО	ВП, РГ	1. Сотрудники рабочих  групп аттестованы на знание  процессного подхода в данном проекте.	1
4.4.	Планирование деятельности  рабочих групп	1.Методическое руководство  по формированию  планов работ для каждой РГ. 2.Координация работы  по планированию работы РГ.	1. Разработка  планов работ для каждой РГ. 2. Утверждение  планов работ для каждой РГ.	РПО	ВП, РГ	1. Утвержденные планы  работ для каждой РГ. 2. Схема распределения  ответственности в каждой РГ.	2
5. Разработка СУБП							15
5.1.	Разработка «Положения о  СУБП организации» (политика организации  по управлению бизнес-процессами).	1. Методическое руководство  разработкой «Положения о СУБП  организации». 2. Координация работы  по разработке Положения.	1. Разработка и утверждение  «Положения о СУБП организации». 2. Ознакомление сотрудников  организации с Положением.	Д	РПО, ВП	1. Утвержденное «Положение  о СУБП предприятия». 2. Все сотрудники ознакомлены  с «Положением о СУБП организации».	2
5.2.	Разработка документированных  процедур	1. Предоставление типовых  форм документированных процедур. 2. Методическое руководство разработкой документированных процедур и системой документооборота. 3. Координация совещаний  РГ по разработке документированных  процедур и системы документооборота.	1. Разработка и утверждение  документированных процедур. 2. Разработка системы  документооборота СУБП.	РПО	ВП, РГ	1. Утвержденные документированные  процедуры. 2. Система документооборота СУБП.	2
5.3.	Разработка «Регламентов выполнения бизнес-процессов».	1. Предоставление формы  «Регламента». 2. Методическое руководство  разработкой «Регламентов». 3. Координация совещаний.  РГ по разработке Регламентов.	Для каждого процесса. 1. Определение входов/выходов  процесса. 2. Определение ресурсов, необходимых для выполнения процесса. 3. Описание последовательности  работ по выполнения процесса (текст, таблицы, графические схемы). 4. Формирование матрицы  ответственности процесса. 5. Согласование процессов  между собой. 6. Определение показателей  процесса, продукта и данных удовлетворенности  клиентов. 7. Разработка детальных  регламентов выполнения отдельных  работ по процессу.	РПО	Д, ВП, РГ	1. Утвержденные «Регламенты  выполнения бизнес-процессов».	6
5.4.	Разработка (корректировка) положений о подразделениях	1. Предоставление формы  «Положения о подразделении». 2. Методическое руководство  разработкой  «Положений о подразделениях». 3. Координация совещаний  по разработке Положений.	1. Определение функций  подразделения. 2. Определение входов/выходов  для подразделения. 3. Формирование матриц  ответственности подразделений. 4. Согласование с другими  подразделениями	РПО	Д, ВП, РГ	1. Утвержденные «Положения  о подразделениях»	2
5.5.	Разработка должностных  и рабочих инструкций	1. Предоставление форм  ДИ и РИ. 2. Методическое руководство  разработкой  ДИ и РИ. 3. Координация совещаний  РГ по разработке ДИ и РИ.	1. Разработка (корректировка)  ДИ и РИ.	РПО	Д, ВП, РГ	1. Утвержденные ДИ.	3
6. Внедрение и  опытная эксплуатация СУБП							10
6.1.	Обучение и аттестация персонала средствам СУБП. Подбор персонала.	1. Предоставление материалов  для семинара-тренинга. 2. Проведение обучения.	1. Координация работ. 2. Подготовка материалов  для семинара. 3. Участие в семинаре. 4. Проведение внутренней  аттестации в подразделениях  членами рабочих групп. 5. Подбор персонала.	РПО	Сотрудники	1. Сотрудники подразделений  аттестованы на знание процессного  подхода и СУБП по данному  проекту.	3
6.2.	Контроль исполнения регламентов  СУБП. Анализ функционирования СУБП.	1. Сопровождение опытной  эксплуатации СУБП 2. Контроль исполнения  требований документации СУБП. 3. Работа по анализу  функционирования и улучшению бизнес-процессов.	1. Контроль функционирования  СУБП. 2. Анализ работы СУБП.	Д	РПО, ВП, РГ	1. Выявленные отклонения  в работе СУБП.	7
7.	Проведение аудита СУБП	1. Анализ рабочей документации  СУБП. 2. Интервьюирование руководителей  и сотрудников организации. 3. Подготовка отчет по  аудиту СУБП. 4. Обучение группы внутренних  аудиторов.	1. Организация аудита. 2. Участие в аудите  СУБП 3. Организация обучения  группы внутренних аудиторов.	РПО	ВП	1. Отчет по диагностике  СУБП.	2
8	Корректировка СУБП по итогам аудита	1. Методическое сопровождение  разработки мероприятий по улучшению  СУБП.	1. Разработка и выполнение  мероприятий по улучшению СУБП.	Д	РПО, ВП. РГ	1. Выполнены мероприятия  по улучшению СУБП.	2

* - сроки могут корректироваться  в пределах общей длительности  выполнения проекта;

Д – Директор организации  Заказчика, РПО – руководитель проекта  от организации Заказчика, Р –  руководители организации Заказчика,

Таблица 1.

Под «Исполнителем» понимается команда профессиональных консультантов, под «Заказчиком» - предприятие, внедряющее СУБП.

Очень важно подчеркнуть, что основной объем работ по выполнению проекта внедрения СУБП выполняют  сотрудники предприятия, в особенности  владельцы процессов. Исполнитель (консультант) участвует в Проекте следующим  образом:

1.      проводит диагностику системы управления организации Заказчика;

2.      представляет методику разработки и внедрения СУБП;

3.      обучает сотрудников Заказчика методам управления процессами;

4.      проводит аттестацию сотрудников Заказчика;

5.      предоставляет типовые формы документов для разработки СУБП;

6.      контролирует деятельность рабочих групп;

7.      обеспечивает сотрудников Заказчика необходимыми рекомендациями по разработке и внедрению СУБП;

8.      проводит аудит СУБП.

Со стороны Исполнителя  в проекте участвуют: куратор  проекта, эксперт по методологии, руководитель проекта, ведущий консультант. Руководитель проекта и ведущий консультант  участвуют в проекте на условиях 100% загрузки.

Для выполнения услуг по проекту  Заказчик создает временные рабочие  группы из сотрудников своей организации. Рабочие группы создаются по каждому  процессу. Деятельностью каждой рабочей  группы руководит владелец соответствующего процесса, назначенный Директором организации  Заказчика.

Количество и состав рабочих  групп определяется Исполнителем и  утверждается Заказчиком после разработки сети процессов организации Заказчика.

Директор организации  Заказчика назначает руководителя проекта из числа своих первых заместителей и делегирует ему полномочия, необходимые для выполнения Проекта. Руководитель проекта несет ответственность  за внедрение СУБП.

Сотрудники Заказчика (Директор, руководитель проекта, владельцы процесса, рабочие группы) выполняют следующие  проектные задания:

1.      проходят обучение процессному подходу;

2.      проходят аттестацию;

3.      разрабатывают документацию СУБП;

4.      обеспечивают внедрение документации СУБП.

Общая продолжительность  проекта оценивается Исполнителем в 6-8 календарных месяцев. В случае несвоевременного выполнения рабочими группами плановых заданий, срывов сроков ознакомления с документацией руководителями организации Заказчика и других задержек по вине Заказчика, общий срок выполнения может увеличиться.

Для выполнения данного Технического задания  требуется строгое соблюдение План-графика всеми участниками проекта (Директор организации Заказчика, владельцы процессов, рабочие группы). В случае полного или частичного нарушения в сроках исполнения услуг по графику предусматривается корректировка сроков исполнения как отдельных этапов, так и План-графика  в целом.

На следующем рисунке 3 представлен сетевой график проекта.

Рисунок 3. Сетевой график проекта.

Первым важнейшим событием проекта является готовность высшего  руководства предприятия внедрять систему СУБП. Генеральным директором должно быть принято соответствующее  решение, оформленное приказом.

Вторым результатом проекта  является анализ ситуации с существующей системой управления, полученный в  результате проведения диагностики  предприятия. На основе этого анализа определяется уровень развития предприятия, в первую очередь в части системы управления; определяется, как и в какой степени требуется обучить руководителей. Существующие программы обучения адаптируются под конкретную организацию. Разрабатывается предварительная схема сети бизнес-процессов предприятия, которая используется в качестве базовой для дальнейшей работы над ней команды руководителей. Кроме того, оценивается степень практического использования существующей системы документации предприятия.

На Этапе 3 формируются  и утверждаются сеть бизнес-процессов  предприятия и схема организационной  структуры. Внедрение СУБП означает построение организационной структуры, в которой акцент сделан на бизнес-процессы. Отметим, что внедрение СУБП не требует  кардинального пересмотра организационной  структуры, но должны быть обязательно  зафиксированы и утверждены документально  границы процессов, наличие владельцем процессов и их зоны ответственности. Каждый руководитель должен четко представлять себе принципы построения и функционирования СУБП. Пока не получены результаты Этапа 3, двигаться дальше не имеет смысла.

Основными результатами Этапа 4 являются сформированные и обученные  рабочие группы. Для эффективной  работы статус рабочих групп должен быть четко прописан в регламентирующих документах («Положение  о рабочих группах»). Для работы групп должна быть создана вся необходимая инфраструктура.

Основным этапом по разработке СУБП является Этап 5. Результатами данного  этапа являются: «Положение о СУБП предприятия»; регламенты выполнения бизнес-процессов, положения о подразделениях; должностные и рабочие инструкции исполнителей. СУБП базируется на документации по бизнес-процессам, которая должна быть создана и согласована на Этапе 5.

На Этапе 6 результатом  является готовность персонала предприятия  к работе с СУБП. Сотрудники должны быть обучены работе с регламентами СУБП, и пройти соответствующую аттестацию.

По ходу функционирования СУБП, появляются реальные рабочие  документы, фиксирующие ход бизнес-процессов, показатели, отклонения. Эта документация используется на Этапе 7, при проведении аудита.

По итогам проведения аудита, на Этапе 8 разрабатываются и выполняются  мероприятия по улучшению СУБП. Дальнейшие улучшения в системе регламентированы соответствующими документами. Ответственным  за улучшение СУБП на предприятии  является Генеральный директор.

В настоящее время, Методика внедрения системы управления бизнес-процессами оформлена нами в виде документа (более 100 стр., около 30 рисунков и 15 таблиц), подробно регламентирующего каждый этап проекта. Данный документ используется при выполнении проектов внедрения  процессной системы управления.

Завершая статью, подчеркнем, что для построения эффективной  системы процессного управления на предприятии необходимы:

• решение и лидерство руководства предприятия;
• координация работ основных участников преобразований (службы развития, службы качества и IT службы предприятия);
• обучение всего персонала, включая руководство;
• командная работа всех подразделений предприятия;
• составление и соблюдение плана разработки и внедрения документации;
• создание системы показателей, адекватно отражающих ход и результат деятельности процессов;
• создание четко действующего механизма управления по обратным связям, включая контроль за исполнением и эффективностью принятых решений на всех уровнях управления предприятием.

Если руководитель заинтересован в улучшении деятельности своего предприятия на основе процессного  подхода к управлению, он может  обращаться к нам для консультаций.

Вы можете обратиться к нам по вопросам приобретения «Методики  внедрения системы управления бизнес-процессами»  и сделать предварительный заказ.

Приложение № 1. Структура «Методики внедрения  системы управления бизнес-процессами»

1.         Общие положения   

1.1.      Назначение и область применения документа    

1.2.      Структура системы управления бизнес-процессами