Становление и развитие экспертизы ценности документов

опись дел постоянного  срока хранения;

опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

опись дел по личному составу;

акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного  обеспечения организации, либо в  структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями  дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению  дел составляется по унифицированной  форме. Он подписывается должностным  лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения  ЭПК архивного учреждения описи  на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

5. Становление и развитие экспертизы ценности документов

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода  времени. Основы начали закладываться  в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством  возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще  рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическом или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания

В ХVШ - ХIХ вопросы экспертизы ценности связаны с деятельностью Н.В. Калачова. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной. С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам. В целом деятельность Калачова была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов. Однако, как отмечают современные исследователи, в пылу полемики Калачов порой терял чувство реального. Например, нельзя признать обоснованным его требование при проведении экспертизы просматривать единицу хранения «от листа до листа». Спорен тезисКалачова о том, что нельзя уничтожать секретные материалы. В них, как известно, было немало бумаг, не имеющих ни научной, ни практической ценности. В тоже время представляют интерес его рекомендация не уничтожать документы, не подлежащие хранению, а продавать их с публичных торгов, так как эти материалы все-таки «нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне негодными». Обоснованно его мнение о том, что дублетные источники вместо уничтожения целесообразно передавать в библиотеки и другие хранилища. Важное значение имел тезис, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 г. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами. Описание дел в это время достигло определенных успехов. У законченных делопроизводством комплексов материалов справочники (описи и алфавиты) порой отсутствовали или были выполнены очень примитивно, не раскрывали содержание источников, часто содержали ошибки и описки. Хаотическое состояние материалов и низкий уровень справочного аппарата затрудняли дальнейшую работу с данными источниками и приводили к ошибкам в оценке ценности материалов.

После смерти Н. В. Калачова в 1885 г. уничтожение документов возобновилось во все возрастающих размерах. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 г. поручило Д. Я. Самоквасову, видному археологу и историку русского права заняться этим вопросом. Д. Я. Самоквасов, настаивая на прекращении уничтожения документов, подчеркивал их научную, практическую и политическую ценность. Он негативно оценивал деятельность Археологического института и губернских ученых архивных комиссий.

Губернские ученые архивные комиссии не могли спасти от уничтожения  ценные документы. Не хватало помещений  для собираемых материалов, образовательный уровень членов комиссий был невысок, они не несли ответственности за уничтожаемые документы, что объяснялось отсутствием руководящего и контролирующего архивного органа.

 

Заключение

 

Теория экспертизы ценности документов как любая научная  теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и  отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение  качества документов и возникновение  их новых видов, унификация цепочки  документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка  текстовых заготовок, изменение  документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота  и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования  документной информации (возникновение  многоаспектности использования и  его деидеологизация).

Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет  утверждать, что решение основного  вопроса оценки и отбора документов - «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при  общенаучном подходе, т.е. на универсальной  для любой науки базе. При этом два других уровня методологического  знания (конкретно-научный и уровень  методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему  принципов, критериев, методов.

Процесс выработки критериев  оценки документов можно рассматривать  в пределах следующих этапов: 1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков  оценки документов; 2) 1958 г. - до конца 60-х  годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г.Митяевым; 3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается  система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей; 4) настоящее время - попытка переосмыслить  критерии оценки документов.

В России экспертиза ценности документов начала широко применяться  в первой половине XIX в. в связи  с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

В

послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в  государственных архивах на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной  войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных  нужд. В этот же период начинают формироваться  критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется  усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980-х гг. завершается  формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные  перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности  делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных  архивов. Перемены в экономической  и общественно-политической жизни  в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании  документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной  формы собственности. Их взаимоотношения  с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия  со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое  распространение получают новые  носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2010.

2.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2011.

3. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2012.

4. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2010.

5. Основные правила работы ведомственных архивов.- М., 2012.- С. 24-27.

6. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 2012 года.