МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Белорусский национальный технический
университет
Международный институт дистанционного
обучения
Кафедра информационные
технологии в управлении
Контрольная
работа
по учебной
дисциплине
" Автоматизация
деятельности банков "
Студентка (подпись)
4 курса группы № 417410
номер зачетной книжки 22
Принял (подпись)
.
МИНСК 2014
Содержание
- Принцип функциональной полноты.
- Система электронного документа
2.1 Документооборот в мире безбумажных
технологий
2.2 Делопроизводство и документооборот
в управлении предприятием
2.3 Система управления электронным
документооборотом
2.4 Корпоративный электронный
архив
3. Информационно – поисковые технологии для электронного
делопроизводства
Заключение
Список используемой литературы
Принцип Функциональной
полноты
При создании автоматизированной
системы, вероятно, наиболее общий вопрос
который интересует разработчиков звучит
примерно так: “А что же нам надо в итоге
сделать...?” Ответить на такой краткий,
но ёмкий вопрос, таким же кратким ответом
весьма тяжело - все-таки АСУ вещь довольно
сложная. Однако, мы попытались очертить
общее направление и дать несколько идей
в отношении того, что должно присутствовать
в “концептуально полной” ЦОАСУ. Для
этого введен принцип функциональной
полноты.
Определение: “Любая концептуально
полная ЦОАСУ должна содержать 5 интегрированных
функциональных групп: Наблюдение, Анализ,
Планирование, Исполнение, Коммуникация
и Взаимодействие”.
Ключевые моменты:
Концептуально полная ЦОАСУ
должна полностью автоматизировать как
минимум 1 НОРД цикл. В противном случае
она считается “неполной”.
4 функциональных группы
обеспечивают реализацию функций
управления для 4 состояний НОРД
цикла:
Наблюдение - извлекает, проверяет и консолидирует
ситуационную информацию.
Анализ - интерпретирует информацию,
соотносит ситуацию с ожиданиями, находит
расхождения и их причины, предоставляет
факты для планирования или перепланирования.
Планирование - формирует планы действий
в соответствии с поставленными целями
управления.
Исполнение - обеспечивает формирование
и передачу управляющих сигналов исполнительным
органам в соответствии с планами и текущей
ситуацией.
5-я функциональная группа
Взаимодействие обеспечивает интеграцию
функций управления НОРД цикла
друг с другом (принцип Непрерывного
управления) и самой подсистемы
с остальной частью организации
(принцип Организационной целостности).
Применение:
С начала создания системы управления
определитесь с тем, какую системы вы создаете.
Тут возможны варианты:
Полная ЦОАСУ - покрывает все
5 функциональных групп.
Система планирования - выполняет
планирование, формулирование целей, принятие
решений.
Аналитическая система - проводит анализ, интерпретацию
данных.
Система наблюдения - используется для извлечения
и отображения ситуационной информации.
Исполняющая система - обеспечивает передачу управляющих
воздействий исполнительным механизмам.
Возможны разные вариации вроде:
система анализа и планирования, система
наблюдения и анализа и т.п.
Если какие-то функциональные
группы создаваемой АСУ не покрываются,
определитесь, кто или что будет их обеспечивать.
Так или иначе, в реальности система управления
обязана быть полной, в противном случае
она будет нефункциональной. При этом
полноту можно обеспечить интеграцией
нескольких взаимодополняющих подсистем.
Если же какие-то функции не будут автоматизированны,
то эти пробелы обязан будет заполнить
человек. Решения по полноте автоматизации
должны приниматься осознанно, с анализом
последствий таких решений, иначе возможны
существенное расхождения в ожиданиях
у разработчика и эксплуататоров системы.
Очень часто решения о реализации
внешних интерфейсов принимаются после
написания основной логики системы, либо
о них забывают вообще. Это приводит к
тому, что система получается изолированной,
самодостаточной и при этом ущербной.
Информация, которая доступна и могла
бы существенно помочь в работе, в систему
не поступает, функции для ее обработки
не планируются, либо наоборот - какие-то
функции могут дублироваться. Более правильно
осуществлять проектирование управляющей
системы как компонента - начиная с ее
внешнего интерфейса, т.е. с функциональной
группы “Взаимодействие”. Этот интерфейс
должен покрыть все входящие и выходящие
информационные потоки. И лишь после этого
стоит переходить к проектированию собственно
функций управления.
"Безбумажные"
технологии
Введение
XXI в., с которого начинается
третье тысячелетие, бросил человечеству
вызов в форме всепроникающей международной
связи, всемирной «паутины» Интернет и
появления виртуальной экономики. И кто
сегодня может с полной уверенностью сказать,
что, уходя, XXI в. не принесет человечеству
более серьезную угрозу в виде появления
«машинного (т. е. электронного) интеллекта»
и «человеко-машинной» экономики? XXI в.
предоставляет нам возможность взглянуть
на развитие экономики с момента ее зарождения,
а также осмысленно взглянуть на будущее
экономики и человечества.
Используя средства связи, можно,
не выходя из дома, управлять технологическими
линиями на производстве или финансово-коммерческой
деятельностью предприятия, вести бухгалтерский
учет, учиться дистанционным путем в учебном
заведении, читать книги в библиотеке,
покупать товары, совершать банковские,
биржевые и другие финансовые операции,
и т. п. Появление в конце XX в. информационных
технологий привело к появлению самого
прибыльного бизнеса — интерактивного
бизнеса.
Можно с полной уверенностью
утверждать, что в середине XXI в. лидерами
мировой экономики и международной торговли
станут те страны, которые будут обладать
высокой технологией и наукоемкими производствами.
А это означает, что экспорт российской
нефти, полезных ископаемых, торговля
оружием и изделиями тяжелого машиностроения
российскими фирмами займет в международной
торговле одно из самых последних мест
и уже не будет давать того дохода, который
Россия имела в конце XX в.
В условиях рыночной экономики
коренным образом меняется подход к управлению,
от функционального - к бизнесориентированному,
кардинально меняется и роль информационных
технологий. Ориентация на управление
на основе бизнес-процессов обеспечивает
конкурентное преимущество для организации
в условиях острейшей конкуренции, а управление
на основе бизнес-процессов не может эффективно
реализовываться без применения информационных
технологий и систем. Вопрос о необходимости
автоматизации управления документооборотом
давно перешел в практическую плоскость,
и все больше российских предприятий внедряют
у себя системы электронного документооборота
(СЭД), позволяя организациям уже на собственном
опыте оценить преимущества новой технологии
работы с документами. Однако и для тех
немногих, кто считает автоматизацию документооборота
пройденным этапом, возможно, в скором
времени потребуется переосмыслить сделанный
выбор и вновь погрузиться в проблему
повышения эффективности управления документооборотом.
Это обусловливается, в частности, изменением
рыночной ситуации, ростом организации,
создающим кризисы «переходного возраста»
и приводящим к необходимости реструктуризации,
а также развитием информационно-коммуникационных
технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих
новые возможности для ведения бизнеса,
с другой - заставляющих идти в ногу со
временем, чтобы не отстать от конкурентов.
электронный документ
оборот дело производство
1. Система электронного
документа
- Документооборот в мире безбумажных
технологий
Одним из базовых элементов
обеспечения эффективности любого управленческого
механизма является документационное
обеспечение, или, используя привычные
термины, — система документооборота.
Современные технологии позволяют организовать
полностью безбумажный обмен документами,
однако на практике электронные документы
часто выступают всего лишь двойниками
бумажных документов. О причинах, сдерживающих
внедрение компьютерного документооборота,
и о том, какие программные решения позволяют
его реализовать, читайте в этой статье.
Автоматизацию документооборота
можно условно подразделить на четыре
вида: бумажный документооборот, бумажный
документооборот с использованием автономных
ПК, смешанный документооборот и безбумажный
документооборот.
Бумажный документооборот означает,
что все этапы документ проходит в бумажной
форме. Еще полтора десятка лет назад данный
вид документооборота был единственным.
Для регистрации бумажных документов
использовались журналы — гроссбухи или
листы большого формата, в которые вписывались
вновь зарегистрированные документы.
По истечении определенного срока журналы
и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры,
они заменили гроссбухи и листы, положив
начало бумажному документообороту с использованием
автономных ПК. На этой стадии ПК используется
для подготовки и регистрации документов.
Собственно, тогда и возникло понятие
электронного документа — документа,
хранящегося исключительно в компьютере,
или, как говорят, на машинных носителях.
Однако преимущества электронного документа
при отсутствии локальной сети могут быть
реализованы лишь в незначительной степени.
Передача, согласование и утверждение
документов на этой стадии осуществляются
в бумажном виде.
Смешанный документооборот предполагает,
что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат
для подготовки передачи и хранения документов,
однако юридическую силу документ имеет
только в бумажном виде. Согласование
и утверждение финансовых и юридических
документов осуществляется в бумажном
виде. Подготовка проекта документа ведется
в электронном виде 1, затем документ поступает
секретарю, который регистрирует его,
распечатывает и передает руководителю
на утверждение 2. Руководитель вносит
правку и отдает документ исполнителю
на доработку. После того как документ
утвержден, он рассылается по локальной
сети всем исполнителям.
Безбумажный документооборот означает,
что все операции с документами производятся
в электронном виде.
Юридическая сила документа
обеспечивается за счет использования
электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма,
который позволяет доказать, что автор
присланного электронного документа является
именно тем лицом, за кого он себя выдает,
и что документ не был изменен в процессе
доставки.
Увеличение информационных
потоков в науке, бизнесе, производстве,
культуре требует адекватной реакции
со стороны информационных технологий.
Для общества обременительно расходование
огромного количества бумаги, да и информация,
поступающая на таких носителях, менее
динамична, чем электронная.[4, с. 62]
Концепция безбумажной технологии
имеет за плечами не одно десятилетие.
В это же время сегодня можно говорить
лишь о частичной реализации этой идеи.
Здесь ряд причин:
Можно указать на психологический
аспект проблемы. Получение информации
в электронном виде требует привычки;
Безбумажные технологии требуют
основательной технической поддержки:
соответствующей производительной вычислительной
техники, высокой пропускной способности
коммуникационных линий, технологичности
алгоритмов;
Безбумажные технологии требуют
основательной юридической поддержки
(например, в России на данный момент ни
одна налоговая инспекция не примет отчет
только в электронном виде, ни один суд
не примет договор, заверенный электронной
подписью и т.п.).
Процесс управления предприятием
в условиях рыночной экономики требует
интенсификации и четкой организации
всего предприятия, вплоть до каждого
сотрудника. Таким образом, при наличии
регламентации деятельности, прежде всего
в отношении делопроизводства, информационные
технологии как катализатор дальнейшего
прогресса общества призваны обеспечить
доступный и эффективный инструмент автоматизации
на основе безбумажного делопроизводства
и документооборота. [1, с. 122]
- Делопроизводство и документооборот
в управлении предприятием
Для эффективного менеджмента в деятельности
любого предприятия информационные потоки
должны представлять собой четко отслеживаемый
и управляемые процесс. Типовым информационным
объектом, фиксирующим и регламентирующим
деятельность на предприятии, является
документ. Деятельность по организации
прохождения документов внутри предприятия
принято называть делопроизводством данной
конкретной организации. В основе делопроизводства
лежит фундаментальное понятие структуры
информационного обмена – документопоток.