Автоматизация учета дебиторской задолженности

 

 

 

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РОБОТОТЕХНИКИ

 

КАФЕДРА «ФИНАНСЫ, ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

 

                                                                                  

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационные системы в экономике»

 «Автоматизация учета дебиторской задолженности»

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛ:

студент гр. ФДО-405                                                        Ю.И. Жданова

 

РУКОВОДИТЕЛЬ:                                                           Г.Р. Шахмаметова

 

 

 

Уфа, 2012

 

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Финансы, денежное обращение и экономическая безопасность

 

Задание

на курсовую работу по дисциплине «Информационные системы в экономике»

 

Студент Жданова Ю.И.    Группа ФДО-405  Консультант Шахмаметова Г.Р.

 

1. Тема курсовой  работы: «Автоматизация учета дебиторской  задолженности»

2. Основное  содержание: понятие дебиторской задолженности, классификация и порядок заполнения счета; автоматизация рабочего процесса заполнения счета дебиторской задолженности.

3. Требования  к оформлению курсовой работы

 Пояснительная  записка должна быть оформлена  в редакторе Microsoft®Word в соответствии с требованиями ГОСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата выдачи задания 15.03.12 Дата окончания работы  30.05.12

Руководитель                                     (дата и подпись)

План выполнения курсовой работы

 

 

Наименование этапа работ	Трудоёмкость выполнения, час	Процент к общей трудоёмкости, %	Срок предъявления консультанту
Получение и согласования задания	0,3	1	5 неделя
Анализ теоретических основ исследуемой темы	6	20	6 неделя
Выполнение задания к теме курсовой работы	9	30	7 неделя
Разработка предложенных мероприятий	8	27	8 неделя
Оформление графических материалов	3,7	12	10 неделя
Составление  и оформление курсовой работы и подготовка к защите	2,7	9	11 неделя
Защита	0,3	1	13 неделя
Итого	30	100	-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………......5

1 Понятие дебиторской задолженности, классификация и порядок заполнения счета……………………………………………………………………………......6

2 Автоматизация рабочего процесса  заполнения счета дебиторской задолженности…………………………………………………………………...13

2.1 Процесс заполнения необходимых  баз данных……………………………13

2.2 Процесс заполнения извещения дебиторской задолженности………..….26

2.3 Создание элементов управления……………………………………………30

2.4 Макрос вывода документа на печать……………………………………….33

Заключение……………………………………………………………………….38

Список литературы………………………………………………………………39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

        Основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность, которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.

        В связи с этим, актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что автоматизация учета дебиторской задолженности  на предприятии позволяют намного облегчить процесс заполнения извещении в налоговые органы, что особенно важно, в условиях нарастающей финансово-хозяйственной деятельности в России. Большинство систем автоматически отслеживает и сообщает о сроках погашения задолженности и подсчитывает итоговую задолженность по каждому поставщику.

Цель курсовой работы - автоматизация процесса учета дебиторской задолженности.

 Объектом  исследования являются счета дебиторской задолженности.

 Предмет  исследования – учет дебиторской задолженности.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе, необходимо решить следующие задачи:

а) описание предметной области;

б) определение проблемы и путь ее устранения;

в) бизнес-процесс при ручном выполнении работы;

г) бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы;

д) описание БД.

Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения.

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие дебиторской  задолженности, классификация и  порядок заполнения счета

          В процессе финансово-хозяйственной деятельности у каждой организации появляются обязательства по расчетам за полученные материальные ценности, потребленные работы и услуги перед другими организациями и лицами, возникают задолженности других организаций и лиц по расчетам за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги) и т. п.

         Задолженность других юридических и физических лиц данной организации называется дебиторской задолженностью, а сами эти лица называются дебиторами.

         К дебиторской задолженности, в частности, относятся задолженность покупателей и заказчиков за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги), задолженность подотчетных лиц за выданные им подотчетные суммы, задолженность других организаций за выданные им займы и др.

          В процессе учета дебиторской задолженности выделяют уплаченную, просроченную, в том числе дебиторскую задолженность более или менее 12 месяцев.

          Уплаченной дебиторской задолженностью признается задолженность, оплаченная в срок, без каких-либо претензий со стороны кредитора.

          Просроченной дебиторской задолженностью считается задолженность, которая не погашена в предусмотренные договором сроки. В случае отсутствия договора - в течение месяца с момента произведению оплаты (поставки) предприятию-дебитору.

         В случае просрочки более 12 месяцев, задолженность считается безнадежной, то есть  это сумма задолженности, по которой нет перспектив получения средств, и ее предстоит списать в убыток по истечении сроков исковой давности.

 Процесс заполнения счетов дебиторской задолженности от руки занимает много времени, что может привести к ошибкам и низкой производительности труда. Очень часто люди не пытаются предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операции.

Для предотвращения выполнения однообразной и рутинной работы, осуществим автоматизацию учета дебиторской задолженности. Определение проблемы и путь ее устранения представлены на рисунке 1.

                             Рис.1- Определение проблемы и  путь ее устранения

Извещение (счета) заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании актов о погашении дебиторской задолженности.

Представим себе, как обычно оформляются счета дебиторской задолженности, если все заполняется в ручную, что занимает много времени и требует терпения. 

После получения соответствующих актов учета дебиторской задолженности   начинается процесс заполнения соответствующих таблиц от руки, в которые вносятся:

-информация о клиентах (юридические  адреса, отделы, ответственные лица, и другое);

-сведения о размерах и сроках  выплат дебиторской задолженности;

- критические сроки оплаты;

-сроки дебиторской задолженности в днях;

-количество дней просрочки, размер  неустойки.

Таким образом, бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению счета дебиторской задолженности, который представлен на рисунке 2, будет занимать достаточно значительный объем времени.

Рисунок 2 – Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению извещения по учету дебиторской задолженности

 

Перед заполнением извещения учета дебиторской задолженности производится поиск соответствующего отдела, ответственного лица, юридического адреса. Если даже, кто-то постоянно держит у себя на счету кредиторскую задолженность по отношению к нам, то время заполнения его извещения в последующем не уменьшается, несмотря на то, что известны и уже неоднократно записывались его:

- наименование предприятия;

- юридический адрес;

- соответствующий отдел;

- ответственное лицо и т.д.

Естественно, выполняя эту работу изо дня в день, человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно возникновение ошибки за счет человеческого фактора. По всей вероятности, такая постановка не устроит руководство и самого специалиста, т.е. необходимо  автоматизировать процесс учета дебиторской задолженности. Для этого с помощью Excel может быть создана база данных, которая помогает выполнить работу по формированию счетов дебиторской задолженности в 10 раз быстрее и эффективнее.

Прежде чем создавать базу данных, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию счетов дебиторской задолженности, как документа. С позиции делопроизводства соответствующее извещение (счет) заполняется на основании актов учета о состоянии дебиторской задолженности. Прием, изменение дебиторской задолженности, включая их выбытие или списание, отражаются в соответствующем извещении (счете) на основании соответствующих документов. Следовательно, необходимо определить, что первично – извещение или акты по учету дебиторской задолженности. Однако, исходя из того, что эти вещи неотделимые, то есть те данные, которые находятся в актах, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в соответствующее извещение (рис. 3).

Рисунок 3 – Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по оформлению соответствующего извещения дебиторской задолженности

 

Несложно понять, что некоторые сведения об объектах учета дебиторской задолженности остаются неизменными, так например, наименование предприятия, юридический адрес, отдел, ответственное лицо. Акты по учету дебиторской задолженности — это, прежде всего база данных (или список в Excel). Если счета дебиторской задолженности обновляются постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация, и она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующем извещении. Далее остается исправить:

- дату  заключения договора;

- номер  счета;

- сведения  о размерах дебиторской задолженности;

 -дата отгрузки товара;

-дата  оплаты;

-дата  критического срока оплаты.

Преимущества электронного представления учета дебиторской задолженности перед бумажным известны. Прежде всего, это позволит быстро найти нужную информацию, что ускорит процесс заполнения извещении (счетов).

 Таким образом, алгоритм оформления соответствующих извещении (счетов) выглядит следующим образом. Первичным являются акты учета дебиторской  задолженности, а уже из них данные формируются в форму соответствующих извещении. Следовательно, по получению акта определяется — есть ли в базе данных сведения о соответствующей компании. После заполнения все, уже автоматически заполненные, извещения (счета) выводятся на печать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Автоматизация рабочего процесса заполнения извещения дебиторской задолженности

2.1 Процесс заполнения необходимых баз данных

  Для начала необходимо:

1) Запустить  программу Microsoft Office Excel (Пуск—Программы—Microsoft Excel). Новой книге присвоить имя Генератор Счетов ДЗ.

2) В данной  книге должно быть 11 рабочих листов (Открыть третий лист—Правка—Добавить  лист), которым необходимо присвоить имя.

 После двойного щелчка, необходимо обозначить 1 лист — Информация о клиентах, 2 —Размер и срок ДЗ, 3 – Критический срок оплаты, 4 – Сведения об оплаченной ДЗ, 6 – Сведения о ДЗ<12мес., 8 – Сведения о просроченной ДЗ, 10 – Сведения о ДЗ>12 мес. Это листы, которые являются входными данными. Соответственно, выходными данными являются: лист 5 –Извещение об оплаченной ДЗ, лист 7 – Извещение ДЗ до 12 мес., лист 9 – Извещение о просроченной ДЗ, лист 11 – Извещение о ДЗ >12 мес.

         Теперь необходимо заполнить вышеуказанные листы соответствующими данными.

Лист 1 – Информация о клиентах. Вводим наименование столбцов: