Жалпы білім беретін мектептерде мектепішілік құжаттамасын жүргізу жөніндегі нұсқаулық

Жалпы білім беретін  мектептерде мектепішілік құжаттамасын жүргізу жөніндегі нұсқаулық

1. Жалпы ереже

Жалпы білім беретін мектептерде (бұдан әрі – мектеп) басшылығының деңгейін көтеру көбінесе мектепішілік құжаттарды дұрыс жүргізуге, есепті жеңілдетуге, есептік мәліметтередің ашық болу және салыстырмалылығы принциптерін сақтауға байланысты. Мектеп құжаттары  – бұл мектептің оқу-тәрбие жұмыстарының сандық және сапалық жай-күйінің  сипаттамсы.

Оқу-тәрбие жұмысын жоспарлауға, оқу-педагогикалық есепті, мектептің  іс қағаздарын жүргізуге байланысты мектептің өзіне жүктелген міндеттерді  атқаруы және қызметінің нәтижесі арнайы құжаттарда жазылады.

Осы Нұсқаулық мектепішілік құжаттарды білім беру ұйымдарында  оқу-педагогикалық құжаттарды толтыру, ресімдеу, мектептің іс қағаздарын жүргізу тәртібінің біртұтас талабын  белгілейді.

Құжаттарды сақтау мерзімі  белгіленеді. Осыған сәйкес бұл ретте  ыңғайлы болу мақсатында қысқарту енгізілген, мысалы, тұрақты сақталатын құжаттар – ТСҚ; уақытша сақталатын құжаттар – УСҚ-3 (сақтау мерзімі 3 жыл). Нұсқаулықта  сақтау мерзімі кемі бір жылдық құжаттар қарастырылады.

Мектепішілік құжаттар уақтылы, анық, түсінікті, енгізілген мәліметтер, сенімсіздік тудырмайтындай, өшірілмей  толтырылуы тиіс. Құжаттардағы жазу сиямен немесе жазу машинкасмен жазылады. Мәтінді немесе құжаттағы сандық мәліметерде жіберілген қате мынадай  тәртіппен түзетіледі: қате сөздер немесе сандар оқуға болатындай етіліп сызылады да, үстіне анықталған мәліметтер жазылады. Барлық енгізілген түзетулер  құжатты ресімдеген адамның қолымен  куәландырылады. Құжаттағы мәліметтердің  дұрыстығына және олардың ресімделу  сапасына құжатқа қол қойылған лауазымды  адам жауап береді.

2. Оқу-педагогикалқ  құжаттар

Мектептің оқу-педагогикалық  құжаттары бұйрықтар, мектептің  педагогикалық кеңесінің хаттамалары, педагогикалық қызметкерлердің  жеке құрамын есепке алу, оқушыларды жазатын алфавитттік кітаптарынан, оқушылардың жеке іс қағаздарынан, сынып, факультативтік сабақ, босатылған және ауыстырылған сабақтарды есепке алу, мектепалды сыныбы журналдарынан, оқушылардың үлгерімі туралы табелдерді есепке алу, негізгі мектепті бітіргені  туралы куәлікті және бланкілерді есепке алу, жалпы орта білім туралы аттестаттарды  беру және бланкілерді есепке алу, «Жекелеген пәндерді оқып-үйренудегі ерекше табыстары  үшін» мақтау грамотасын және «Үздік табыстары үшін» мақтау қағазын  беруді есепке алу кітаптарынан тұрады.

Мектеп директоры ауысқан  жағдайда төмендегі құжаттар міндетті түрде акт бойынша өткізіледі: бұйрықтар кітабы, мектептің педагогикалық  кеңесінің хаттамалар кітабы, педагогикалық  қызметкерлердің жеке құрамын есепке алу кітабы, оқушыларды жазатын алфавиттік кітабы, оқушылардың үлгерімі туралы табелдерді есепке алу кітабы, негізгі  мектепті бітіргені туралы куәлікті және бланкілерді есепке алу кітабы, жалпы орта білім туралы аттестаттарды  беру және бланктарды есепке алу кітабы. Актыға бұрынғы және жаңадан тағайындалған  директор, сондай-ақ, тапсырыс кезінде  қатысқан аудандық (қалалық) білім бөлімінің  меңгерушісі немесе маманы қол қояды.

Мектептің іс қағаздарында мектепке бекітілген шағын ауданның нақты шекаралары көрсетілген (мектеп шағын ауданының картасы) аудандық (қалалық) әкімдігі шешімнің жазбасы; мектептің  шағын ауданында тұратын 5 жастан 17 жасқа дейінгі балалардың тізімі, осы шағын ауданда тұратын, бірақ  басқа білім беру ұйымдарында  оқитын тиісті құжаттары бар балалардың тізмі, басқа шағын аудандарда тұратын  бірақ осы мектепте оқитын балалардың тізімі болуы тиіс.

Мектеп бойынша бұйрық кітабы ең кемі үш қызметкері бар жалпы  білім беретін мектептерде жүргізіледі (1 қосымша). Бұйрық мектеп алдында тұрған негізгі және жедел мәселелерді  шешу жөнінде мектеп басшысы шығаратын  құқықтық құжат. Мектептерде негізгі  қызмет, жеке құрам бойынша және оқушылар қозғалысына байланысты бұйрықтар  шығарылады. Бұйрықтар төмендегі  реквизиттері бар тиісті бланкілерде  ресімделеді: құжаттың аты, күні, бұйрықтың  нөмірі, шығарылу орны, тақырыбы, мәтіні, құжатқа қол қоюға өкілетті адамның  қолы, келісу.

Бұйрық кітабының беттері  нөмірленіп, баяу өткізіліп мектеп директорының қолы және мөрімен бекітіледі.

Мектептің педагогикалық  кеңесінің хаттамалар кітабы (2 қосымша) педагогикалық кеңесі бар жалпы  білім беретін мектептерде болады. Хаттама кітабында педагогикалық  кеңеске талқылауға шығарылған мәселелер, педкеңес мүшелерінің ұсыныстары мен  ескертпелері жазылады. Оқу-тәрбие процесі  жөніндегі жекелеген мәселелер  бойынша тоқсандық жарты жылдық немесе оқу жылы бойындағы мектеп жұмысының қорытындысы хаттамамен ресімделеді.

Педагогикалық кеңес қабылдаған шешімдер хаттамаға жазылады. Әрбір  хаттамаға педагогикалық кеңестің төрағсы мен хатшысы қол қояды.

Педагогикалық кеңестің хаттамалар кітабы нөмірленіп, бау өткізіліп  мектеп директорының қолы және мөрімен  бекітіледі.

Мектептің педагогикалық  қызметкерлер құрамын есепке алу  кітабы (3 қосымша) барлық жалпы білім  беретін мектептерде жүргізіледі. 1 нөмірден бастап, жазбалар жалпы реттік нөмірден басталады. Ашылған бетте 10 адамнан асырылмай жазылады. Кітаптағы  құжат бойынша негізделген болуы  тиіс. Педагогикалық қызметкерлер құрамын  есепке алу кітабында мұғалімді  аттестациялау нәтижесі жөніндегі  күні мен нөмірі көрсетілегн аттестациялық  көммиссияның шешімі мерзімді белгіленіп отырады.

Жеке құрамды есепке алу  кітабы нөмірленіп, бау өткізіліп, мектеп директорының қолы және мөрімен бекітілуі  тиіс. Қызмет көрсетуші қызметшілер  туралы мәлімттер бұл кітапқы  жазылмайды.

Оқушыларды жазатын алфавитік  ктіап (4 қосымша) барлық мектеп оқушыларын есепке алу үшін әрбір мектепте жүргізіледі. Жаңадан қабылданған оқушылар туралы мәліметтер жыл сайын осы кітапқа  алфавиттік тәртіппен енгізіледі. Алфавиттік кітапты ресімдеу жөніндегі талаптар оны жүргізу туралы нұсқада берілген.

Оқушының жеке іс қағазы (5 қосымша) әрбір мектепте және әрбір  оқушыға мектепке келген күннен бастап бітіргенге дейін жүргізіледі. Оқушылардың  жеке іс қағазына оқушы туралы жалпы  мәлімет, сынып бойынша үлгерімдік қорытынды бағалар (үлгерім табелі) және марапаттау туралы жазбалар (мақтау қағазы, мақтау грамотасы) жазылады. Оқушылар 10-11 (12) сыныптарда оқып жүрген кезінде  негізгі мектепті бітіру жөніндегі  куәлік жеке іс қағазында тұрады да, олар орта мектепті бітірген соң қолдарына  беріледі. 1-4 сынып оқушыларының жеке іс қағаздарын мұғалімдер, 5-11 (12) сынып  оқушыларының іс қағаздарын сынып жетекшісі  жүргізеді.

Сынып журналын мектептің  әрбір мұғалімі және сынып жетекшісі  жүргізуге міндетті мемлекеттік  құжат болып табылады. Сынып журналының екі түрі белгіленеді: 1-4 сынып үшін (6 қосымша) және 5-11 (12) сынып үшін (7 қосымша). Сынып журналы оқу жылына есептелген және Қазақстан Республикасының  білім саласындағы орталық орган  бекіткен нысан бойынша әрбір  сыныпта жүргізіледі.

Директордың оқу-тәрбие жұмысы жөніндегі орынбасары (мектеп директоры) мұғалімдерге және сынып жетекшілеріне  оқу жоспарындағы әр пәнге бөлінген сағаттардың санына сәйкес оқушының жыл бойғы үлгеруі мен қатысуын есептеуге арналған журнал беттерін бөлу туралы нұсқау береді (апталық 1 сағат  – 2 бет, апталық 2 сағат – 4 бет, апталық 3 сағат – 6 бет, апталық 4 сағат – 8 бет, апталық 5 сағат – 10 бет, апталық 6 сағат – 12 бет). Журналда оқу жоспарының инвариантивтік бөлімі пәндермен қоса вариативтік бөлімге арналған беттер ескерілген.

Сынып журналында мұғалім  міндетті түрде оқушының қатысуын белгілейді, бақылау мен өздік жұмыстарын тексеріп және оқушылардың ауызша жауабы үшін бағалар қояды, сондай-ақ бағдарлама мен оқу жоспарына сәйкес сабақта  үйретілген тақырыпты және үй жұмысын  жазады.

Сынып журналында қазақ, шет  тілдері, информатика, дене тәрбиесі, еңбекке  баулу, сондай-ақ ана тілінде білім  беретін мектептерде орыс тілі сабақтарында сыныпты топқа бөлу есепке алынады. Бұл пәндрге журналда тиісті беттер берілген. Жазба нысаны қосымшада  берілген.

Сынып журналындағы барлық жазблар бекітілген нысанға және оқылатын тілге сәйкес анық және ұқыпты жазылуы тиіс.

Сынып жетекшісі (бастауыш сынып  мұғалімі) жеке іс қағазындағы мағлұматтарды  пайдалана отырып, «Оқушы туралы жалпы  мағлұматты» толтырады. Егер оқушы  оқу жылының ішінде келген болса, оның тегі тізімнің соңында жазылады.

Сынып жетекшісі ай сайын  «Оқушының қатысу есебі» бөліміне оқушының қатыспаған күндері және сабақтарын жазады. Әрбір оқушының және сыныптың тұтас оқу жылындағы, тоқсан (жарты  жылдық) ішіндегі қатыспаған күндер мен  сабақтардың саны туралы қорытындысы  шығарылады. Оқушы ұзақ ауырған жағдайда онымен сабақты үйінде (шипажайда, ауруханада) өткізеді. Журналдың арнайы желімдеген бетіне мұғалім онымен өткізген сабақ  туралы жазба түсіреді немесе бұл  мәліметтер шипажайда немесе ауруханада оқығаны туралы анықтаманың негізінде  енгізіледі.

Сынып жетекшілері, бастауыш сынып мұғалімдері тиісінше оқушылардың  үйірмелерге, факультативтік сабақтарға, қоғамдық пайдалы жұмысқа, дене шынықтыру  дайындығы жағынан Президенттік тест тапсыруға қатысу туралы мәліметтерді толтырады.

«Сынып журналын жүргізу  жөнінде ескертпелер» бетін директордың  оқу-тәрбие жұмысы жөніндегі орынбасары немесе мектеп директоры толтырады.

Факультативтік сабақ  журналы (8 қосымша) факультативтік және таңдау бойынша курс топтарының жұмысын  есепке алудың негізгі құжаты болып  табылады. Құжат негізгі және орта мектептерде әр факультативтік және таңдау бойынша курстық топтар үшін жеке жүргізіледі. Факультативтік сабақ журналын жүргізу тәртібіне қойылатын талаппен бірдей.

Босатылған және ауыстырылған сабақтарды есепке алу журналын (9 қосымша) әр мектеп директорының оқу жұмысы жөніндегі орынбасары (директоры) жүргізеді. Оған босатылған және ауыстырылған сабақтар туралы мәліметтер енгізіледі. Жазбалар тек қана (мектеп бойынша бұйрықтар, еңбекке жарамсыздық туралы парақ, сынып журналындағы жазбалар т.б.) тиісінше ресімделген құжаттар негізінде  жүргізіледі. Ауысып сабақ берген мұғалім  бұл туралы журналға қол қояды.

Босатылған және ауыстырылған сабақтарды есепке алу журналының беттері  нөмірленіп, бау өткізіліп мектеп директорының қолы және мөрімен бекітіледі.

Мектепалды сынып журналы (10 қосымша) Қазақстан Республикасының  білім саласындағы орталық орган  бекіткен нысан бойынша мектепалды сыныбы бар барлық мектептерде жүргізіледі. Мектепалды сынып журналы оқу  жылына есептелген. Аталған журналға тиісті жазбаларды жүргізу әрбір  мектепалды сынып тәрбиешісінің  міндеті болып табылады. Тәрбиеші сабаққа келмеген немесе кешіккен тәрбиеленушіні журналға күнделікті белгілеп отыруға  міндетті. Журналда базистік оқу жоспарының инвариативтік, сондай-ақ вариативтік  бөлім пәндеріне арналған беттер есептелген.

Барлық мектептерде оқушылардың  үлгерімі туралы табелдерді есепке алу  кітабы (11 қосымша) жүргізіледі. Кітапта  алынған және толтырылған оқушылардың  үлгерімі туралы табелдері белгіленеді. Тиісті тармақтарда оқушылардың  жалпыға міндетті стандарттарға  сәйкес пәндер бойынша тоқсандық  және жылдық (қорытынды) бағалары мен  педагогикалық кеңесінің қаулысы  жазылады. Оқушылардың үлгерімі туралы табелдер оқушылардың жеке іс қағаздарында сақталады. Табелдердің тіркеу нөмірі көрсетіледі.

Негізгі мектепті бітіргені  туралы куәлік беруді және бланкіні есепке алу кітабы (12 қосымша) әрбір негізгі  және орта мектепте жүргізіледі. Оны  жүргізу жөніндегі нұсқау жалпы  орта білім туралы аттестат беруді және балнкіні есепке алу кітабын  жүргізу жөніндегі нұсқаумен  бірдей.

Бланкіні есепке алу және орта жалпы білім туралы аттестат беру кітабы (13 қосымша) әрбір орта мектепте жүргізіледі. Кітаптың бірінші бөлімінде  кәдімгі жай аттестат, үздік аттестат сериясы мен нөмірі көрсетілген  орта жалпы білім туралы алынған  және берілген жалпы орта білім туралы аттестаттар бланкілерінің саны жеке есепке алынады. Екінші бөлімінде  оның нысанына сәйкес орта мектепті бітіргендер  туралы мәліметтер жазылады. Тиісті бағандарға аттсетатты көрсетілген пәндер бойынша  бағалар қойылады; аттсетат беру туралы педагогикалық кеңес шешімінің  күні көрсетіледі; жалпы орта білім  туралы аттсетат алғаны жөнінде қол  қойылады.

Осы кітапта бір немесе бірнеше оқу пәнінен қанағаттанарлықсыз баға алған 11 сынып оқушыларына анықтама, орта жалпы білім туралы аттестаттың  төлқұжаты, экстерн аттестатын беру туралы белгі жасалады.

Кітап берік түптелген  қалың қағаздан дайындалады.

«Үздік табысы және үлгілі тәртібі үшін» мақтау қағазын  және «Жекелеген пәндерді оқып-үйренудегі ерекше табыстары үшін» (14 қосымша) мақтау грамотасын есепке алу кітабы әрбір жалпы орта білім беретін  мектепте жүргізіледі.

Мақтау қағазы және грамоталар бойынша есепке алу жеке жүргізіледі. Оқушы марапатталған жыл және марапаттау түрі кітаптың ортасында  марапатталған оқушының тегі, аты, әкесінің аты алдында көрсетіледі. Кітап  беттері нөмірленіп, бау өткізіліп  мектеп директорның қолы және мөрімен  бекітіледі.