Ведомственный архив

Ведомственный архив

 

Выполнила: студентка группы

ГМУз-09-1

Матвеева  Ирина

Виды ведомственных  архивов

 

В зависимости от объема документов:

• самостоятельное структурное подразделение организации
• подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства)

В зависимости от компетенции (функций) организации

 

1. центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
2. центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

В зависимости от компетенции (функций) организации

 

1. объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
2. архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
3. центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться

 

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

 

в состав хранящихся документов входят

 

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

в состав хранящихся документов входят

 

• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

в состав хранящихся документов входят

 

• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях.

в состав хранящихся документов входят

 

• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основные задачи архива

 

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями

Функции ведомственных  архивов

Функция комплектования архива

 

прием документов

проведение экспертизы ценности документо

Функция обеспечения  сохранности документов

 

создание условий, обеспечивающих сохранность документов

организация учета документов

создание страхового фонда  копий на наиболее ценные документы

Улучшение состояния документов

топографирование документов архива

Функция подготовки документов к передаче на государственное  хранение

 

подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными  сроками

отбор ценных документов

фондирование принятых в  архив дел и документов

составление научно-справочного  аппарата к документам

Функция использования  документов

 

1. информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2. исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3. организацию учета использования документов архива

 

Функции контроля и  оказания помощи

 

• архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива
• заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводствуЗаведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников
• архив контролирует качество составления номенклатур

В своей практической деятельности архивы организаций руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят

 

Не отображается!!

 

1