Ведение трудовых книжек

в) других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

          Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

          В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание, забеливание, заклеивание внесенных ранее неточных или неправильных данных не допускается. Также не допускается исправление записей на полях.

          Дубликат трудовой книжки заполняется и ведется в соответствии с действующими правилами о порядке ведения трудовых книжек. Действующими правилами работы с трудовыми книжками предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата - копии имеющей силу подлинника. К ним относятся случаи потери трудовой книжки работником, внесения в нее кадровой службой ошибочных сведений, массовой утраты трудовых книжек работодателем. Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются такие документы, как трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, а также выписки из приказов, личных дел, личных карточек по форме № Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие, подтверждающие наличие трудового стажа.

          Документы, предоставляемые в копиях, должны быть соответствующим образом заверены.

 

 

 

 

2. Хранение и  учет трудовых книжек

         Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются документами строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним каждая организация должна вести следующие книги.

          1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - ведется бухгалтерией. В бухгалтерии хранятся также бланки трудовых книжек и вкладышей, являющихся документами строгой отчетности. Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка

          При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша к трудовой книжке с работника взимается их стоимость (сумма оплаты определяется исходя из расходов на приобретение бланка), что и отмечается в 9 графе приходно-расходной книги. Это установлено п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

          2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - ведется кадровой службой или лицом, ответственным за работу с кадровой документацией. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные работникам вновь, с указанием серии и номера. В крупных организациях в составе кадровой службы выделяется сотрудник, отвечающий за работу с трудовыми книжками. Он и осуществляет регистрацию трудовых книжек. При смене этих работников проводится сверка данных о хранящихся в кадровой службе трудовых книжках с книгой учета. Прием книжек производится по акту.

         Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью или опломбированы.

         За последней страницей концы шнура проклеиваются листом бумаги, содержащим заверительную надпись. Трудовые книжки и их дубликаты хранятся в кадровой службе (у работодателя) в течение всего периода работы в данной организации. Трудовые книжки должны храниться в закрывающихся шкафах (сейфах). В номенклатуру дел кадровой службы ежегодно включается дело "Трудовые книжки работников". Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) передаются в архив, где они хранятся в течение 50 лет. По истечении казанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке.

 

3. Ведение трудовых  книжек при совместительстве

 

Частью 5 ст. 66 ТК РФ предусмотрено внесение сведений о работе по совместительству. Такая запись может быть сделана при наличии следующих условий:

- запись делается только  в организации по основному  месту работы;

- работник должен изъявить  желание (устно или письменно);

- запись вносится только  на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству (надлежаще  заверенная копия приказа, справка).

Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит четкие правила внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника. Различие записи о приеме на работе по основному месту работы и по совместительству заключается в обязательном указании в графе 3 трудовой книжки на то, что работник принят или назначен совместителем. При приеме на основное место работы запись об основном месте работы делать не нужно.

Обратите внимание, что Инструкцией по заполнению трудовых книжек не предусмотрено внесение наименования работодателя в запись о работе по совместительству. Но в связи с тем, что наименование организации является обязательным реквизитом при заполнении трудовой книжки по основному месту работы, целесообразно и при внесении записи о работе по совместительству отразить такое наименование.

Запись о работе по совместительству может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после  записи о приеме на работу по основному  месту работы. Связано это с  тем, что работник мог начать работать по совместительству ранее, чем с  ним был заключен трудовой договор  по основному месту работы у данного  работодателя. Например, прежний работодатель по основному месту работы не внес запись о работе по совместительству, работник уволился и был принят на работу к другому работодателю, но все это время работал по совместительству в иной организации.

Запись об увольнении работника, работающего по совместительству, со ссылкой на основание увольнения может быть внесена в трудовую книжку по его желанию и только по основному месту работы (п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Помимо оснований прекращения  или расторжения трудового договора с совместителем, предусмотренных  Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами, ст. 288 ТК РФ устанавливает дополнительное основание прекращения трудового договора в этом случае - в связи с приемом на работу работника, для которого эта работа будет являться основной.

Обращаем внимание на то, что запись об увольнении совместителя не нужно заверять подписью, печатью  работодателя и подписью самого работника, так как такое требование предусмотрено  только для записей за время работы у данного работодателя (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

 

          Пример 1. Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

 

             

 

          При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что не указывается наименование организации.

 

          Пример 2. Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку.

 

 

          Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной.

          Пример 3. Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку.

 

  

 

 

 

4. Ведение трудовых  книжек индивидуальным предпринимателем

          Работодатель - физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Порядок их ведения устанавливается Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, в том числе Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В своем письме Минздравсоцразвития РФ от 30.08.2006 N 5140-17 сообщает, что работодателю - индивидуальному предпринимателю следует внести записи в трудовые книжки работников, принятых на работу до вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ, обязывающего работодателей вести трудовые книжки. Однако данное письмо носит рекомендательный характер, поэтому его положения необязательны для исполнения.     

Пример 4. Образец внесения записи индивидуальным предпринимателем.

 

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием  причин и ссылкой на статью, пункт  закона)	Наименование, дата и номер  документа, на основании которого внесена  запись
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4
...	...	...	...	...	...
				Индивидуальный предприниматель  Петров А.М.
10	30	03	2008	Принята на должность бухгалтера	Приказ №014-08-к от 30.03.2008 г.
11	15	09	2009	Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса  Российской Федерации	Приказ №019-09-к от 15.09.2009 г.
				_________________ / ИП  Петров А.М. (подпись предпринимателя)
				_________________/ _____________ (подпись работника) / (Фамилия И.О. работника)

 

 

5.  Дубликаты  трудовых книжек

 

Дубликат оформляется (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- работодателем по последнему  месту работы;

- по письменному заявлению  работника.

Для оформления дубликата  работодателю необходимо заполнить  чистый бланк трудовой книжки следующим  образом:

- на титульном листе  дубликата трудовой книжки делается  запись "Дубликат" (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек);

- затем вносятся сведения  о работнике;

- в разделы "Сведения  о работе" и "Сведения о  награждении" переносятся все  записи из трудовой книжки, за  исключением записи, признанной  недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Подробнее о внесении сведений о работнике см. п. 3 настоящего материала.

На первой странице трудовой книжки, в которую внесены сведения об увольнении и признании этой записи недействительной, делается запись "Взамен выдан дубликат" (с указанием  его серии и номера), и книжка возвращается владельцу.

Обращаем внимание на то, что в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек") необходимо внести информацию о дубликате трудовой книжки.

Аналогично происходит и  выдача дубликата работнику, у которого была признана недействительной запись о переводе на другую работу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).