Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?

Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) личное дело формируется в течение всего периода работы данного лица в организации.

После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

 

                         Лист-заверитель дела N 39

 

В деле прошито и пронумеровано 102 (сто два) листов,

                               ────────────

в том числе:

литерные номера листов 10а, 29а, 57б

                       ───────────────

пропущенные номера листов

                         ─────────────

+ листов внутренней описи 3 (три)

                          ────────

┌─────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┐

│Особенности физического состояния и формирования │Номера листов        │

│дела                                             │                     │

├─────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────┤

│                                                 │                     │

└─────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────┘

 

Специалист отдела кадров               Морозова          /Н.В. Морозова/

20.05.2010

 

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором урегулировать вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. В таком документе можно предусмотреть упрощенный порядок ведения личных дел (например, не прошивать листы и не составлять опись).

Кадровики часто задают вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? Не только можно, но и нужно. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник, как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных, на свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

На основании п. 3 ст. 14 Закона N 152-ФЗ доступ к своим персональным данным предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника или его законного представителя. А статья 20 Закона N 152-ФЗ обязывает работодателя, как оператора персональных данных, при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты получения его запроса.

Исходя из анализа законодательных актов работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за исключением случаев, когда:

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

- обработка персональных данных  осуществляется органами, задержавшими работника по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими ему обвинение по уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев, когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

- предоставление персональных  данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения или даты получения запроса (ст. 20 Закона N 152-ФЗ).

 

Порядок передачи личных дел в архив

 

Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения личное дело нужно подготовить к передаче в архив. Для этого несколько личных дел объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен превышать 250 листов (том).

Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Согласно п. 337 Перечня личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

 

Ответственность за ведение личных дел

 

Напомним, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы). Помните, что лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.

Например, в случае разглашения сведений, составляющих государственную и иную тайну, или служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, в том числе персональных данных, он может быть уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ).

Административным законодательством также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1 000 руб. для должностного лица.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб.

К гражданским служащим могут быть применены нормы уголовного законодательства. Например, если установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то в соответствии со ст. 283 УК РФ его могут наказать арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в силу ст. 137 УК РФ наказываются штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб. или в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 ч, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6 месяцев.

 

Т. Шадрина,

эксперт журнала "Бюджетные учреждения: ревизии

и проверки финансово-хозяйственной деятельности"

 

"Бюджетные учреждения: ревизии  и проверки финансово-хозяйственной  деятельности", N 8, август 2010 г.

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(2) Введен в действие Постановлением Госкомстата РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

*(3) Утвержден Росархивом 06.10.2000.

*(4) ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госкомстата РФ от 27.02.1998 N 28.