Унифицированные системы документов

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при  приеме на работу и увольнении рабочих  и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.   

 

 

 

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.        

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации  их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных  систем документации по одноименным  и смежным функциям управления, более  эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью  поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию  работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения  и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и  стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и  типизация их построения.

Она применяется  не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные  и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от  общего к частному. Заключается  в построении формуляра - образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  на его основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного  документа и т. д.;     

2) Единообразие  форм документов и правил их  построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность  унификации. При ее проведении  должны предусматриваться все  требования к документу на  всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность.  Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документа;     

5) Сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет совершенствования методов  управления, например, в направлении  повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и  отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с  действующими системами классификации  и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы 

 

I.Источники

1.   ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2.   Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.

3.   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4.   Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

5.   Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6.   Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7.   Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8.   Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. — М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9.   Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

 

 

[1] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.

[2] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.

[3] Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

[4] ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,2003