Унифицированная система организационно-распорядительной документации

ФИНАНСОВО ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

 

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

ДИСЦИПЛИНА: «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

Контрольная работа на тему:

«Унифицированная  система 

организационно-распорядительной

документации»

 

 

 

 

Выполнила: Платонова  Ксения

Студентка гр.ЭМЭ-02

Проверила: Свистухина Т.С.

 

 

 

 

 

2013 г.

Содержание

Введение

1. Экспертиза ценности документов.
2. Критерии оценки документов.
3. Экспертные комиссии.
4. Проведение экспертизы ценности.
5. Оформление дел.
6. Составление описей дел.
7. Порядок передачи дел в архив.
8. Хранение документов в электронной форме.
1. Систематизация документов.
2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме.
3. Архивное хранение.

Заключение

Список используемой литературы и интернет ресурсов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Не нужно  доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Суть унификации и стандартизации в производстве.

Любой документа  функционирует совместно с другими  документами. Совокупность взаимосвязанных  документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям  и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной  и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется  разнообразим и повторимостью рабочих  ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном  порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

В разработке унифицированных  систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

 

 

2. Область применения унифицированной системы организационно распорядительной документации

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Виды деловых документов на предприятиях и в организациях

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту  составления, степени сложности и др.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,решения, указания);

- иформационно-справочная  документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная  документация (уставы, положения, правила, инструкции,штатные расписания).

    Классификация  организационно-распорядительной документации  позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

1. Формуляр организационно-распорядительной документации

Совокупность  закрепленных мест в площади листа  бумаги определенного формата под  размещение информационных элементов  документа называют формуляром.

    ГОСТ  Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной  документации два основных формата  документов- А4 и А5 . допускается  применение формата А6. Формуляры  установленные для наиболее широко  применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

    Формуляр  делит площадь формата на три  зоны: служебное поле документа,  поле для размещения углового  штампа и рабочее поле документа.  Служебным полем документа является  часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата  заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные  элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

    Символические  знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

 

3.2 Состав реквизитов организационно-распорядительной документации

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный  герб РФ;

02- герб субъекта  РФ;

03- эмблема организации  или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы  документа;

06- наименование  организации;

07- справочные  данные об организации;

08- наименование  вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный  номер документа;

11- ссылка на  регистрационный номер и дату  документа;

12- место составления  или издания документа;

13- гриф ограничения  доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения  документа;

16- резолюция;

17- заголовок  к тексту;

18- отметка о  контроле;

19- текст документа;

20- отметка о  наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия  документа;

23- виды согласования  документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об  исполнители;

27- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

28- отметка о  поступлении документа в организацию;

29- отметка для  автоматического поиска документа.

    Для  изготовления бланков документов  используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

    При  оформлении документов следует  использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Схемы расположения реквизитов документов находятся в приложении №1.

3.3 Бланк документа

Бланком документа  называют лист бумаги разрешенного формата  с нанесенными на нем постоянными  реквизитами. Применение бланков сокращает  трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

    Бланки  конструируются на основе как  углового, так и продольного расположения  реквизитов. Бланки с угловым  расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить  до 20% площади места бумаги. Формуляр предусматривает именно такое расположение.