Уничтожение документов

Сроки уничтожения  документов с истекшими сроками хранения  регламентируются в Российском законодательстве:

• Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения ( Росархив 6 октября 2000 г.);
• Основными правилами работы архивов организации (Росархив 6 февраля 2002 г.)
• ст. 23 НК РФ;
• Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
• Федеральным законом  от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. "Об Архивном деле"

С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются  комплексы документов: 

   • временных (до 10 лет включительно);  
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;  
• постоянного срока хранения.

Порядок уничтожения документов

1этап. Выделение  документов с истекшими сроками  хранения к уничтожению.

Документы, имеющие сроки  хранения до 10 лет (включительно), в  архивы организаций не передаются и  хранятся в течение установленных сроков в структурных подразделениях, поэтому выделение этих документов к уничтожению - это задача структурных подразделений. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности документов.(проводится в начале года). В ходе такой работы осуществляется подготовка документов к передаче на архивное хранение.

При создании экспертной комиссии (ЭК) необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Члены ЭК помогают осуществить деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению, определяют сроки хранения документов.

2 этап. Согласование  актов о выделении документов  к уничтожению.

В организациях, передающих документы на постоянное хранение в  государственный или муниципальный  архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем  организации после утверждения  описей дел постоянного хранения за этот же период архивным учреждением.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акты о  выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации после согласования описей и актов экспертной комиссией организации. Акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел за тот же период времени.

3 этап. Составление акта  о выделении документов к уничтожению

Для начала составляются акты в каждом структурном подразделении, после их передачи в службу делопроизводства там формируется общий акт о выделении документов организации на уничтожение. В структурных подразделениях готовятся предложения к акту о выделении документов к уничтожению, в связи с чем в акте, подготовленном подразделением, достаточно подписи руководителя. Отметки о согласовании акта с ЭК, а в случае передачи документов в государственный или муниципальный архив - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, будут проставляться в общем акте, подготовленном службой делопроизводства на документы организации, выделенные к уничтожению всеми структурными подразделениями. В акте на уничтожение документов разделы, включающие документы одного структурного подразделения, отделяются с помощью заголовков, обозначающих названия структурных подразделений.

Акт о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению - это перечень заголовков дел (видов документов), подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку отдельно и в целом. Так же как и описи на дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты составляются на основании номенклатуры дел (в актах указывается индекс дела по номенклатуре дел) и содержат информацию о сроках хранения документов с указанием номера статьи по перечню, на основании которого проводилась экспертиза ценности документов. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению.