Учет и хранение документов в архивах

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

по архивоведению 

по теме: «Учет и хранение документов в архивах» 
 

Выполнила студентка гр.     

Специальность  

Проверил  преподаватель 

Оценка __________

Подпись _________

Дата  сдачи _________ 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2005

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………..……3

1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах.5

2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда …….…………….15

3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах…..……19

3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование…………….………20

3.2. Порядок выдачи дел из хранилища ……………………………………………….26

4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф………………….....29

Заключение……………………………….………………………………………………34

Список использованной литературы…………………………………………………...36

Алфавитный указатель………………………………………………..…………………37

Приложения………………………………………………………………………………38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

       Тема  моей курсовой работы называется «Учет и хранение документов в архивах», прежде чем начать рассматривать тему, я хотела бы объяснить несколько понятий встречающихся в работе.

       Архив – это организация или ее структурное  подразделение, осуществляющие прием  и хранение документов в целях  использования ретроспективной  документной информации.

       Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». И поскольку архивоведение определяется как комплексная научная дисциплина, то можно выделить составляющие ее компоненты:

• Теория и методика архивоведения (ТИМА);
• История организации архивного дела;
• Археография (наука о публикации источников);
• Архивное право;
• Архивоведческое терминоведение;
• Архивный менеджмент;
• Архивная статистика;
• Автоматизированные архивные технологии;

        ТИМА является одной из основных  научных дисциплин, входящих в  понятие архивоведения.

      Таким образом, архивоведение, тесно связано  с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения и  само способствует развитию соответствующих  отраслей науки.

     Архивист  как хранитель фондов должен знать  вверенное ему документальное богатство  с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько  ценных источников сохраняется в  его архивах. ГОСТ 16487 — 83 так определяет эту функцию: “обеспечение физической сохранности документов и их учет”. За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Проанализировав свою курсовую работу по теме «учет и хранение документов в архиве» я точно могу сказать, что архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

      Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один ‘сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

      Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

      Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988
3. Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4
4. Никанорова В.В. Организация работы читального зала ЦАОДМ. Отечественные архивы. – 1998. - № 3, 4.
5. Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000
6. Интернет www.mail@.ru
7. Интернет www.rambler.ru
8. Интернет www.yandex.ru
9. Интернет www.referat.ru

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

АЛФАВИТНЫЙ  УКАЗАТЕЛЬ

АСНТИ – автоматизированная система научно-технической информации, с. 8

АФ –  Архивный фонд, с.с. 5, 6, 8, 11, 15, 26, 28, 29

ГАС –  государственная архивная служба, с. 6

Госархив  – государственный архив, с.с. 5, 20, 22, 30

ЕГСД  – единая государственная система  делопроизводства, с. 21

НСА –  научно-справочный аппарат, с. 9

Росархив  – Государственная архивная служба России, с.с. 6, 8, 9

РФ –  Российская Федерация, с.с. 5,6

ЦФК –  центральный фондовый каталог, с.с. 6,8

ЦЭК –  центрально экспертная комиссия, с.16

ЭПК –  экспертно-проверочная комиссия, с.с. 14, 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение  1

Наименование  организации

Наименование  архива

Карточка постеллажного  топографического указателя Стеллажа

Стеллаж № 8                                                                                                                       Хранилище № 1

Шкаф  №	Полка №	Фонд №	Опись № (н/д)	Дела с № __ По № __	Примечание
1	2	3	4	5	6
…	…	…	…	…
2	1	№ 10 УМТС	8 за 1874г.	121-126
	2		8 за 1874г. 8 за 1875	127-165 166-184
	3		8 за 1875г.	185-209
	4	№ 4 УКС	6 за 1877г.	356-389
	5		6 за 1877г.	376-389

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  № 2

Наименование  организации

Наименование  архива

Карточка постеллажного  топографического указателя Стеллаж ?‘1

Фонд № 8                                                                                                                     Хранилище № 1, 2, 4

Название фонда  Управление материально-

технического  обеспечения

Опись № (н/д)	Дела с № __ По № __	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечание
…	…	…	…	…	…
8 за 1874г	121-126	8	2	1	Хранилище  №  1
8 за 1874г	127-165			2
8 за 1875г	166-184
8 за 1875г	185-209			3
…	…	…	…	…	…
8 лс  за 1974 г.	78-150	3	1	1-3	Хранилище № 2
8 лс  за 1975 г.	151-254			4-5
…	…	…	…	…	…
Н/д за 1982 г.	С 13–26 По 13-34	5	3	5	Хранилище № 4
Н/д за 1982 г.	С 13-26 По 13-35			5
…	…	…	…	…	…