Учет архивных документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

      В заключение надо отметить, что учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.

      Государственный учет документов заключается в определении  их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

      Учету документов уделяется  огромное внимание и в законодательстве,  так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.

      Немалая роль принадлежит проверке наличия  и состояния документов, она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

      О важности учета свидетельствует  и то, что с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов – требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

      В развитие системы автоматизированного  централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных  и муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива. Ввод данных осуществляют 12 федеральных архивов, 96 архивных субъектов РФ, 325 муниципальных архивов и 54 субъекта РФ. БД «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах РФ. Темпы ввода информации архивами ежегодно увеличиваются. Сведения о динамике роста объемов БД «Архивный фонд», о динамике внедрения, об объемах данных по архивам, об объемах данных по отрасли, о ведении ПК «Архивный фонд» приведены в справке о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тысяч описаний фондов.¹² Значительный объем введенных сведений делает актуальным вопрос об организации использования автоматизированного ЦФК Росархива. Отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий ведется постоянная работа по приему и учету присылаемых данных, их проверке и корректированию, по восстановлению запорченных в архивах массивов, по совершенствованию программного обеспечения. Процесс развития системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ, хранящийся в государственных и муниципальных архивах. На мой взгляд, развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, имеются недостатки. Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки из-за низкой квалификации сотрудников и небрежности при подготовке данных к передаче. Как правило, не полностью соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «Архивный фонд», Работа по ведению БД «Архивный фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации архивных учреждений. Архивные учреждения, за редким исключением, не соблюдают требований по представлению в Росархив сведений по имеющейся компьютерной технике, что затрудняет контроль и анализ развития системы автоматизированного государственного учета. Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного государственного учета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой.                      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Источники.

1.1. Об  архивном деле в Российской  Федерации: Федеральный закон  от 27.10.2004 г. / Российская газета.-2004.-№125.

1.2. Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ. Одобрен коллегией Федеральной архивной службы России. Протокол №17 от 29.05.1996.

1.3. Регламент государственного учета документов АФ РФ от 8 июля 1997 года. Режим доступа: www.garant.ru. /reglament/afrf/index.php?a=vconf&c=getForm&r=thesisDesc&CounterThesis=1&id thesis=749.

1.4. Регламент государственного реестра уникальных документов АФ РФ. Утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001 / Отечественные архивы. Протокол №2 от 27.10.2000. П.1.5.

1.6. Решение коллегии ФАС России от 27.03.2002 г. О развитии системы автоматизированного государственного учета документов хранящихся в государственных и муниципальных архивах. [электронный ресурс] (сайт «Архивы России».- Режим доступа: http://rusarcives.ru/news/spr_kollegia/fas #w).

1.7. Справка о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся  в государственных и муниципальных архивах. [электронный ресурс] (сайт «Архивы России». – Режим доступа:http://rusarcives.ru/news/spr_sacgud/shtml #w). 

2.Литература.

2.1. Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. // Делопроизводство. – 2004.- №3.-С.89-91.

2.2. Алексеева  Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве. Учет документов в архиве организации / Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева., Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.-2001.-№1.-С.56-62.

2.3. Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве /Л.П. Афанасьева // Делопроизводство.-2005.- №1.-С.76-85.

2.4. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов./В.Д. Банасюкевич, В.А. Устинов // Отечественные архивы.-2000.-№1.-С.10-17.

2.5. Дерусова  Е.В. О внедрении автоматизированной  архивной технологии в РГАЭ/Е.В.  Дерусова // Отечественные архивы.1994.№2.С.104-106.

2.6. Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г. // Информационный бюллетень/Федеральная архивная служба России.-2003.-№38-39.-С.51

2.7. Попова  Е.П. Проверка наличия и состояния  документов/Е.П. Попова//Делопроизводство.-2005.-№1.-С.26-34.

2.8. Попова  Е.П. Что нужно знать для  проведения проверки наличия  и состояния документов/ Е.П. Попова // Секретарское дело.-2004.-№3.-С.67-72.