Требования к табличным и текстовым документам

Новгородский агротехнический техникум

 

Реферат на тему:

Требования к табличным и текстовым документам.

Студентки 3 курса, группы 1910.

Коньковой Евгении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Преподаватель:

Алимурзаева И.И.

15.04.2014

 

Основные требования к табличным текстам:           Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.)        Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.  Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальной – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).  Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.         Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые условные обозначения.

 

 
 
Уточним, что связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило, объединенных в абзацы.  
 
Подобный способ представления текста применяется в организационно-распорядительных документах, а также письмах, служебных записках, актах, справках. Заметим, что содержание, представленное в виде связного текста, должно формулироваться исполнителем документа по возможности кратко, четко и ясно. 
 
Что касается формализованных бухгалтерских документов (прежде всего первичных учетных документов), то их текст в большинстве случаев представлен в табличной или комбинированной форме.  
 
Вторым обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления в указанных документах ошибок. Указанный порядок, в частности, допускает: 
 
исправление ошибок в бухгалтерских документах (за исключением кассовых и банковских, см. ниже) зачеркиванием неправильного текста (суммы и др.) с последующим надписыванием (над зачеркнутым фрагментом) исправленного текста (суммы); 
исправление ошибки в первичном учетном документе с оформлением надписи «Исправлено» за подписью лиц, подписавших документ, и с указанием даты исправления; 
построчный «прямой» перевод на русский язык первичных учетных документов, составленных на иных языках. 
 
Внесение исправлений в содержание кассовых и банковских документов в соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете» не допускается. Кроме того, в тексте (включая цифровые данные) учетных регистров и первичных учетных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. 
 
В качестве специфических требований к содержанию бухгалтерских документов следует также рассматривать ведение учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) в валюте Российской Федерации (российских рублях); соответствие содержания сводных учетных документов содержанию первичных документов; формирование содержания учетных регистров в хронологической последовательности с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета.(Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н). Соответствующие дополнительные требования установлены и в отношении содержания некоторых других видов учетных бухгалтерских документов. 
 
К примеру, требования к содержанию документов по оценке имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности определены упоминавшимся выше Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.  
Основными требованиями к содержанию бухгалтерской отчетности следует полагать достоверность и полноту. На практике это означает, что содержание итоговой (годовой) бухгалтерской отчетности должно соответствовать содержанию промежуточной (месячной, квартальной) бухгалтерской отчетности, содержание сводной бухгалтерской отчетности – бухгалтерской отчетности структурных подразделений и т.п.  
 
Применение содержания отчетов и приложений к ним должно осуществляться последовательно (от одного отчетного периода к другому) и строго в пределах отчетного периода. Содержание отчетных документов (данных) за период, предшествовавший отчетному году, несопоставимое с содержанием данных за отчетный период, подлежит корректировке в соответствии с правилами, действующими на предприятии. Каждая существенная корректировка должна быть раскрыта (обоснована) в пояснительной записке.  
 
Изменения в содержании бухгалтерской отчетности, относящиеся к отчетному году (предшествовавшим периодам) (после ее утверждения), отражаются в отчетности за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.

 

 

 

 

Требования к текстовым документам.

Общие положения

3.1. Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие в основном сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в виде электронного документа (ДЭ).

3.2. Текстовые документы  выполняют на формах, установленных  соответствующими стандартами Единой  системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации  для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3. Подлинники текстовых  документов выполняют одним из  следующих способов:

- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

- рукописным - чертежным  шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой  букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры  и буквы необходимо писать  четко черной тушью;

- с применением печатающих  и графических устройств вывода  ЭВМ (ГОСТ 2.004);

- на электронных носителях  данных.

3.4. Копии текстовых документов  выполняют одним из следующих  способов:

- типографским - в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к изданиям, изготовляемым типографским  способом;

- ксерокопированием - при  этом рекомендуется размножать  способом двустороннего копирования;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

- на электронных носителях  данных.

3.5. Вписывать в текстовые  документы, изготовленные машинописным  способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации  следует черными чернилами, пастой  или тушью.

3.6. Расстояние от рамки  формы до границ текста в  начале и в конце строк - не  менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в Приложении А.

3.7. Опечатки, описки и  графические неточности, обнаруженные  в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой  или закрашиванием белой краской  и нанесением на том же месте  исправленного текста (графики) машинописным  способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным  способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускается.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8. Для размещения утверждающих  и согласующих подписей к текстовым  документам рекомендуется составлять  титульный лист и (или) лист утверждения  в соответствии с разделом 6 настоящего  стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9. К текстовым документам  рекомендуется выпускать лист  регистрации изменений в соответствии  с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

3.10. Содержательная и реквизитная  части ДЭ должны соответствовать  требованиям стандартов ЕСКД.

Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.

 
 

4. Требования к  текстовым документам, содержащим  в основном сплошной текст

4.1. Построение документа

4.1.1. Текст документа при  необходимости разделяют на разделы  и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02 и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер. Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу приведен в Приложении Б.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ 21.101.

4.1.2. Разделы должны иметь  порядковые номера в пределах  всего документа (части, книги), обозначенные  арабскими цифрами без точки  и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию  в пределах каждого раздела. Номер  подраздела состоит из номеров  раздела и подраздела, разделенных  точкой. В конце номера подраздела  точка не ставится. Разделы, как  и подразделы, могут состоять  из одного или нескольких пунктов.

4.1.3. Если документ не  имеет подразделов, то нумерация  пунктов в нем должна быть  в пределах каждого раздела  и номер пункта должен состоять  из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера  пункта точка не ставится, например:

    1 Типы и основные  размеры

    1.1

    1.2 }         Нумерация пунктов первого раздела документа

    1.3

    2 Технические  требования

    2.1

    2.2 }         Нумерация пунктов второго раздела документа

    2.3

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

    3 Методы испытаний

    3.1 Аппараты, материалы  и реактивы

    3.1.1

    3.1.2 }       Нумерация пунктов первого подраздела третьего

    3.1.3         раздела документа

    3.2 Подготовка  к испытанию

    3.2.1

    3.2.2 }       Нумерация пунктов второго подраздела третьего

    3.2.3         раздела документа

4.1.4. Если раздел или  подраздел состоит из одного  пункта, он также нумеруется.

4.1.5. Если текст документа  подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами  в пределах документа.

4.1.6. Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую  нумерацию в пределах каждого  пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

4.1.7. Внутри пунктов или  подпунктов могут быть приведены  перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример.

    а) _______________________

    б) _______________________

       1) ____________________

       2) ____________________

    в) _______________________

4.1.8. Каждый пункт, подпункт  и перечисление записывают с  абзацного отступа.

4.1.9. Разделы, подразделы  должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм. При выполнении текстовых документов автоматизированным способом допускается применять расстояния, близкие к указанным интервалам".

4.1.10. Каждый раздел текстового  документа рекомендуется начинать  с нового листа (страницы).

4.1.11. В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на  последующих листах помещают  содержание, включающее номера и  наименования разделов и подразделов  с указанием номеров листов (страниц).

Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).

Слово "Содержание" записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.