Требования к оформлению документов по личному составу

 

 

                                                                                  

     Введение 

 

Профессия   делопроизводителя   требует   от   человека,   избравшего  её,   высокого   уровня   подготовленности   и   целого   комплекса   деловых    и   личностных   качеств.

Специфика   работы   делопроизводителя   заключается   в   том,   что   ему   приходится   выполнять   работу   не   только   с   документами   (составлять,  редактировать,   оформлять,   систематизировать,   готовить   документы   на   архивное  хранение)  используя   современную   оргтехнику,    средства   связи,   в  том,   числе   и   ПК,   но   и   осуществлять  многочисленные   контакты   с   различными   должностными   лицами,   посетителями;  решать   вопросы   по   телефону,   активно   участвовать   в   подготовке  заседаний,   совещаний;   работу  хозяйственного  характера.    Делопроизводитель   должен   иметь  широкий   кругозор   и   обладать    развитым   интеллектом,   но   еще   важнее  –  психологическую    компетентность   и   способность   к   сопереживанию,   готовность   к   сотрудничеству,   эмоциональную   зрелость.

Очень  важным  фактором  в  работе  делопроизводителя  является  хороший  контакт  с  руководителем,  умение  выполнять  работу  в  его  стиле,  оказывать  максимальную  помощь  руководителю  и  экономить  его  время.

За  последние  годы  профессия  претерпела  существенные  изменения.  С  появлением  информационных  технологий  упростились  процедуры  подготовки  документов,  их  регистрации,  поиска,  хранения  и  пересылки  адресату.  В  то  же  время  возросла  роль  секретаря  как  организатора,  диспетчера,  консультанта.

От  профессионального  уровня  делопроизводителя  во  многом  зависит  престиж  и  успешная  деятельность  организации.

Цель  данной  работы:  Изучение  правил  оформления  и  составления  документации  по  личному  составу. 

 

Исходя  из  поставленной  цели  ставлю  перед  собой  следующие  задачи: 

-    Охарактеризовать  структуру  документов  по  личному  составу;   
-    Изучить  правила  оформления  трудового  договора,  определить  особенности 

составления  трудового  договора;   
-    Изучить  и  охарактеризовать  особенности  оформление  приема  на  работу;   
-    Изучить  и  охарактеризовать  особенности  оформления  следующих  документов  по  личному  составу:   
-    заявления;   
-    трудовой  книжки;   
-    личной  карточки;   
-    личного  дела.   
-    Изучить  требования  подготовки  документов  по  личному  составу  к  архивному  хранению 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава  1.  Делопроизводство  по  личному  составу  .

 

Распорядительная  деятельность  органов  управления  включает  также  решение  вопросов  подбора  и  расстановки  кадров,  приема  граждан  на  работу,  перевода  на  другую  работу  и  увольнение.  Документы,  создаваемые  при  оформлении  приема,  увольнения  и  перемещения  сотрудников,  предоставления  отпуска,  поощрения,  составляют  группу  документов  по  личному  составу.  Это  –  приказы  по  личному  составу,  заявления,  характеристики,  трудовые  книжки,  личные  карточки,  а  также  все  документы,  входящие  в  личное  дело.  Значение  кадровых  документов  определяется  тем,  что  в  них  фиксируются  сведения,  необходимые  для  осуществления  гражданами  права  на  труд,  образование,  пенсионное  обеспечение  и  т.д. 

К  сожалению,  в  последнее  время  сохранности  документов  по  личному  составу  уделяется  недостаточное  внимание.  Анализ,  проведенный  Комитетом  государственной  архивной  службы,  показал,  что  из  1458  проверенных  предприятий  только  20%  имеют  специальное  помещение  для  хранения  таких  документов.  Как  правило,  документы  рассредоточены  по  столам,  шкафам,  подсобным  помещениям,  находятся  в  бесхозном  состоянии.  При  этом  ответственные  за  данную  работу  лица  часто  меняются.  Только  в  30  организациях  есть  штатные  единицы,  отвечающие  за  сохранность  документов  по  личному  составу,  а  в  300  –  не  назначены  даже  ответственные.  В  результате  в  каждой  четвертой  из  проверенных  организаций  обнаружена  частичная  или  полная  утрата  документов.  Проверка  20  уже  приватизированных  предприятий  Самары  показала,  что  они  практически  остались  без  архива. 

Распоряжением  Правительства  Российской  Федерации  от  23.04.92  №  381-р  было  рекомендовано  рассмотреть  вопросы  о  создании  архивов  для  хранения  и  использования  документов  по  личному  составу  и  выделении  для  этих  целей  соответствующих  помещений,  штатных  единиц  и  фонда  оплаты  труда  работников. 

Работники,  отвечающие  за  делопроизводство  по  личному  составу,  обязательно  должны  знать  Трудовой  кодекс  РФ.  На  основании  статей  Кодекса  на  предприятии  должен  быть  установлен  единый  порядок  оформления  приема,  увольнения  и  перевода  сотрудников  .   
К  документам  по  личному  составу  относятся:   
-  заявления  о  приеме,  увольнении,  переводе,  трудовые  договоры;   
-  приказы  по  личному  составу  (о  приеме,  увольнении,  переводе);   
-  трудовые  книжки;   
-  личные  дела;   
-  личные  карточки  формы  Т-2;   
-  лицевые  счета  по  заработной  плате  и  др.   
 На  основании  ст.  65  нового  Трудового  кодекса  РФ  при  заключении  трудового  договора  лицо,  поступающее  на  работу,  предъявляет  работодателю:   
1)  паспорт  или  иной  документ,  удостоверяющий  личность;   
2)  трудовую  книжку,  за  исключением  случаев,  когда  трудовой  договор  заключается  впервые  или  работник  поступает  на  работу  на  условиях  совместительства;   
3)  страховое  свидетельство  государственного  пенсионного  страхования;   
4)  документы  воинского  учета  –  для  военнообязанных  и  лиц,  подлежащих  призыву  на  военную  службу;   
5)  документ  об  образовании,  о  квалификации  или  наличии  специальных  знаний  –  при  поступлении  на  работу,  требующую  специальных  знаний  или  специальной  подготовки.

В  отдельных  случаях  с  учетом  специфики  работы  настоящим  Кодексом,  иными  федеральными  законами,  указами  Президента  Российской  Федерации  и  постановлениями  Правительства  Российской  Федерации  может  предусматриваться  необходимость  предъявления  при  заключении  трудового  договора  дополнительных  документов. 

Запрещается  требовать  от  лица,  поступающего  на  работу,  документы  помимо  предусмотренных  настоящим  Кодексом,  иными  федеральными  законами,  указами  Президента  Российской  Федерации  и  постановлениями  Правительства  Российской  Федерации. 

 

1.   Заявление  о  приеме  на  работу

 

Заявление  –  документ,  адресованный  организации  или  должностному  лицу,  с  просьбой  о  приеме  на  работу,  увольнении,  переводе,  предоставлении  отпуска. 

При  поступлении  на  работу  граждане  подают  письменное  заявление,  в  котором  излагают  просьбу  о  зачислении  на  предприятие,  в  организацию,  учреждение,  указывая  свою  профессию,  квалификацию,  специальность,  должность.  В  настоящее  время  основанием  для  приема  на  работу  является  еще  и  контракт. 

Заявление  о  приеме  на  работу  составляется  в  произвольной  форме,  пишется  от  руки.  Писать  его  рекомендуется  на  бумаге  формата  А4  –  формат   листов  документов  личного  дела,  в  которое  подшивается  и  заявление  о  приеме  на  работу. 

В  заявлении  не  принято  употреблять  архаизмы  и  канцеляризмы  («весьма  убедительно»,  «заранее  признателен»,  «прошу  не  отказать»  и  т.п.).

Для  заявления  о  приеме  на  работу  характерны  следующие  реквизиты:  адресат  (кому  адресуется  заявление),  заявитель,  наименование  вида  документа  (заявление),  текст,  подпись,  дата  составления.

Заявление  о  приеме  на  работу  после  его  рассмотрения,  а  также  ознакомления  с  остальными  необходимыми  документами,  является  основанием  для  издания  приказа  о  приеме  на  работу.  В  случае  принятия  отрицательного  решения  заявителю  сообщают  о  нем  устно  или  письмом  (по  указанному  в  заявлении  адресу).

Заявление  о  предоставлении  отпуска  на  крупных  предприятиях  оформляется  на  трафаретном  бланке,  выполненном  типографским  способом.

Такие  виды  заявлений,  как  заявление  о  предоставлении  учебного  отпуска,  по  беременности  и  родам  и  т.п.,  должны  содержать  в  тексте  указание  на  наличие  необходимых  документов  (больничного  листа,  справки  с  места  учебы  и  т.п.),  без  которых  решение  вопроса  о  предоставлении  отпуска  невозможно.  В  этих  случаях  соответствующие  документы  представляются  на  рассмотрение  вместе  с  заявлением. 

Прием  на  работу,  перемещение  по  службе,  увольнение,  предоставление  отпусков,  объявление  поощрений,  применение  мер  воздействия  к  нарушителям  дисциплины  и  т.п.  оформляются  приказами  по  личному  составу.  На  крупных  предприятиях  эти  же  правоотношения  иногда  регулируются  приемными,  увольнительными,  переводными  и  отпускными  записками.  Встречается  и  смешанная  форма,  когда  прием,  перемещение  и  увольнение  руководящего  состава  и  инженерно-технического  персонала  оформляются  приказами,  а  рабочих  массовых  профессий  –  записками.  Оформляют  приказы  по  личному  составу  на  общих  бланках.  В  заголовке  к  тексту  такого  приказа  пишут:  «О  приеме  на  работу»,  «О  переводе  на  другую  работу»,  «Об  увольнении»,  «О  предоставлении  отпуска»,  «О  поощрении»,  «О  нарушении»,  «О  наложении  административного  взыскания»  и  т.п. 

В  приказах  по  личному  составу  констатирующая  часть  может  отсутствовать.  Распорядительная  часть  делится  на  пункты. 

Каждый  пункт  приказа  по  личному  составу  начинается  глаголом,  обозначающим  действие:  НАЗНАЧИТЬ,  ПЕРЕВЕСТИ,  ПРЕДОСТАВИТЬ,  ОБЪЯВИТЬ  БЛАГОДАРНОСТЬ,  ОСВОБОДИТЬ  и  т.п.  Эти  глаголы  печатают  прописными  буквами  от  0-го  положения  табулятора.  От  1-го  положения  табулятора  начинают  печатать  содержание  текста  распорядительной  части.  Фамилию  печатают  полностью  прописными  буквами,  а  имя  и  отчество  –  строчными,  затем  указывают  должность,  структурное  подразделение,  содержание  действия  в  отношении  лица,   

о котором  издается  приказ.  Кроме  того,  в  пункте  приказа  о  назначении  на  должность  указывают,  на  какую  должность,  с  какой  даты  и  с  каким  окладом  принимается  сотрудник.  В  приказе  о  предоставлении  отпуска указывают  вид  отпуска,  количество  предоставляемых  рабочих  дней  и  даты  начала  и  окончания  отпуска. 

 

1.2  Оформление  трудового  договора.

 

Трудовой  договор - соглашение  между  работодателем  и  работником,  в  соответствии  с  которым  работодатель  обязуется  предоставить  сотруднику  работу  по  обусловленной  трудовой  функции,  обеспечить  условия  труда,  предусмотренные  трудовым  законодательством  и  иными  нормативными  правовыми  актами,  содержащими  нормы  трудового  права,  коллективным  договором,  соглашениями,  локальными  нормативными  актами  и  данным  соглашением,  своевременно  и  в  полном  размере  выплачивать  работнику  заработную  плату,  а  работник  обязуется  лично  выполнять  определенную  этим  соглашением  трудовую  функцию,  соблюдать  правила  внутреннего  трудового  распорядка,  действующие  у  данного  работодателя.

 
Стороны  трудового  договора  -  работник  и  работодатель.

 

Правильное  оформление  трудового  договора  важно  для  работника  и  работодателя,  поскольку  это  основной  документ,  на  котором  основываются  трудовые  отношения.

 

Однако  правильность  оформления  трудового  договора  может  также  проверить  трудовой  инспектор,  и  при  обнаружении  ошибок  в  оформлении  или  в  условиях  договора  работодатель  может  быть  привлечен  к  административной  ответственности,  установленной  за  нарушение  трудового  законодательства..

Трудовой  договор  заключается  в  письменной  форме  (ст.  67  ТК  РФ). Письменная  форма  предусмотрена  для  всех  видов  трудовых  договоров.  Поэтому  независимо  от  того,  заключается  ли  срочный  трудовой  договор  или  договор  на  неопределенный  срок,  является  ли  место  работы  для  работника  основным  или  это  работа  по  совместительству,  необходимо  оформлять  трудовые  отношения  путем  заключения  письменного  трудового  договора.

Если  трудовой  договор  не  оформлен  в  письменной  форме,  этот  факт  является  основанием  для  привлечения  работодателя  к  ответственности  за  несоблюдение  трудового  законодательства. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава  2.  Оформление  документов  по  личному  составу.

 

Документы  по  личному  составу  -  это  те  документы,  которые  регламентируют  отношения  работодателя  и  сотрудника.  К  ним  относятся  трудовые  договора,  распорядительные  документы,  списки  личного  состава,  тарификационные  ведомости  и  прочие  документы,  на  основе  которых  ведется  кадровый  учет  предприятия.