Теоретичні основи управлінського документознавства

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ ПІДРОЗДІЛ

"МИКОЛАЇВСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ  І БІЗНЕСУ КИЇВСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ  КУЛЬТУРИ"

 

 

 

 

 

кафедра документознавства та інформаційної діяльності

 

 

 

 

Реферат

 

з дисципляни: "Кадрова документація"

 

 

 

 

на тему: "Теоретичні основи управлінського документознавства"

 

 

 

Виконала:

студентка групи ДМ-143

заочної форми навчання

Число О. Ю.

 

 

 

Викладач: доцент

Єрмолаєва Г. А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Миколаїв, 2014

 

 

 

Зміст

 

 

 

 

 Основні поняття управлінського  документознавства..................................3.

Об’єкт і предмет управлінського документознавства...................................5.

Завдання управлінського документознавства. Головні напрями наукових досліджень..........................................................................................................6.

Зв’язки з іншими галузями знань....................................................................10.

Література..........................................................................................................14.

 

 

 

 

 

 

Теоретичні основи управлінського документознавства

1. Основні поняття управлінського  документознавства

Як і кожна наукова дисципліна, управлінське документознавство оперує комплексом понять, що складають його терміносистему. Вони позначають об’єкти, процеси та явища, що досліджуються ним. Як вже зазначалося, управлінське документознавство зосереджує увагу на створенні та обігу в установі документів, що містять управлінську інформацію. Процес створення документів називається документуванням. Звідси документування управлінської інформації (в установі) – це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

 

А службовим документом, як правило, називають документ, який установа створила або отримала в процесі діяльності. Однак, серед отриманих документів слід вважати службовими тільки ті, що були в цій установі зареєстровані. Відповідно до загально-документознавчого поділу документів як засобів комунікації, службові документи, по-перше, на відміну від зовнішньообігових є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують тільки в установі (навіть у разі пересилання документа, наприклад листа, однією установою іншій). По-друге, вони відносяться також до неопублікованих документів, тобто документів, що на відміну від опублікованих, не є виданнями чи їхніми частинами.

Службові документи належать до певного жанру чи номіналу. Жанри – це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (звіт про науково-дослідну роботу, монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальну характеристику мають, як правило, документи управлінські. Номінал управлінського документа – це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного виду документованої управлінської інформації (наказ, акт, протокол тощо).

У результаті діяльності установи в ній нагромаджується певна сукупність службових документів. Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення – “управлінська документація”, “будівельна документація”, “документація такої-то установи”, “документація такого-то підрозділу (відділу, лабораторії, сектора)”.

Втім, документація установи – це загальна назва сукупності всіх її службових документів. В результаті упорядкування та формування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності, і склад та процес формування якого визначають нормативні документи. Склад та процес формування документаційного фонду в установі визначають такі нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів зі строками зберігання. Це вже поняття іншої галузі знань – діловодства.

Більша частина або навіть весь документаційний фонд установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Під системою документації розуміють сукупність взаємопов’язаних службових документів, що застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. У свою чергу управлінська документація установи складається зі службових документів, що належать до різних класів управлінської документації – організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, фінансових, планових, банківських, звітно-облікових тощо. Особливу увагу управлінське документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.

Виконання документами, що належать до управлінської документації, функції управління, забезпечується їхньою юридичною силою. Її можна трактувати як надану чинним законодавством властивість службового документа бути підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання та/чи управлінські функції (організаційні, розпорядчі, планування тощо). Законами та підзаконними актами встановлюється склад ознак, за яких документ набуває юридичної сили, зокрема наявність у ньому певних реквізитів – підпису, відбитку печатки, елементів бланка тощо.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін “управління документацією”, який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування службових документів.

Значна частина термінів управлінського документознавства, що пов’язана з класифікуванням, уніфікацією та стандартизацією документів, наведена у наступних частинах посібника.

Всі вищезазначені терміни та їх визначення входять також у термінологію діловодства, що є сферою практичного застосування результатів досліджень у галузі управлінського документознавства. Тому вони включені до змісту проекту Державного стандарту України “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”, що розроблений на заміну ДСТУ 2732-94 з аналогічною назвою.

 

2. Об’єкт і предмет управлінського  документознавства

Кожна наукова дисципліна має специфічні, притаманні тільки їй предмет та завдання і відповідно до них – напрями наукових досліджень. Саме їх зміст відрізняє цю дисципліну від інших галузей наукових знань. Часто наукова дисципліна має й особливі об’єкт (чи об’єкти) та методи дослідження. Однак, на сьогодні, внаслідок інтеграції та диференціації наук, їх дослідницькі методи або співпадають, або споріднені. Однакові об’єкти дослідження (природного чи штучного походження, різні процеси, явища тощо) можуть досліджуватись різними науками, науковими дисциплінами, галузями наукових знань, але предмет їх дослідження (тобто характеристики цих об’єктів, процеси їхньої актуалізації, функціонування тощо) завжди буде іншим, і це зумовлює відмінність завдань досліджень цих об’єктів. Наприклад, архівний документ досліджується різними дисциплінами – палеографією, сфрагістикою, філігранологією, архівознавством, археографією тощо, однак кожна з них має свій напрям його вивчення, опрацьовуючи якусь окрему характеристику чи процеси, пов’язані з функціонуванням документа (текст, відбитки печаток, водяні знаки, процеси зберігання та функціонування документа, що перестав виконувати свою основну функцію, процеси опублікування його інформації тощо).

Об’єкт управлінського документознавства має складну структуру. Його центральною ланкою є управлінська документація. Власне похідними від центральної ланки є й інші складові об’єкта – сфера створення управлінської документації та сфера функціонування управлінської документації. Втім, безперечно, такий об’єкт досліджують й інші галузі знань. Наприклад, безпосередньо управлінську документацію та процеси її створення й обігу може вивчати така дисципліна, як “Інформаційний менеджмент”, що розглядає різні аспекти функціонування управлінської інформації в установі. Подібний об’єкт має також й документна лінгвістика, яка до складу своїх завдань включає дослідження мовностилістичних аспектів підготовки та побутування документів у сфері ділового спілкування (так звані “ділове мовлення” чи “ділова мова”).

Предметом управлінського документознавства є дослідження еволюції і сучасного змісту характеристик управлінської документації, процесів створення цієї документації та її функціонування у динамічному стані. Тут слід пояснити, що до складу таких характеристик входять зовнішні та інформаційні характеристики управлінських документів, їхні класифікаційні (типологічні) ознаки, властивості, якості, характеристики їх ролі не тільки в установі, а й в державі та суспільстві у цілому. Управлінське документознавство вивчає обіг в установі управлінських документів тільки як динамічних об’єктів, тобто у тому оперативному стані, коли вони виконують функцію, заради реалізації якої були створені. Функціонування управлінських документів вже у статичному стані, тобто вже як архівних (тих, що зберігаються або підлягають зберіганню в архіві через їхню культурну чи практичну цінність для держави, суспільства, особи), аналізує архівознавство. Втім, дослідження життєвого циклу управлінського документа є спільним науковим напрямком цих двох дисциплін, оскільки часто, перебуваючи на зберіганні в архівному підрозділі установи, документ продовжує виконувати деякі функції свого оперативного стану.

 

3. Завдання управлінського  документознавства.

Головні напрями наукових досліджень

Основними завданнями управлінського документознавства як наукової дисципліни є:

• визначення ролі та місця управлінської документації в суспільстві;
• формування державної політики у сфері створення та функціонування управлінської документації;
• уніфікація термінології управлінського документознавства;
• оптимізація процесів створення та функціонування управлінської документації, їхня уніфікація та стандартизація, створення уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації;
• розроблення та удосконалення класифікаційної схеми управлінської документації;
• вирішення проблем створення та обігу електронної управлінської документації в установі;
• узгодження теоретичних засад управлінського документознавства із загальносвітовими нормами управління документацією, зокрема міжнародними стандартами у цій сфері.

Серед головних напрямів наукових досліджень можна виділити такі їх групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні. Коротко охарактеризуємо їх зміст.

Теоретико-фундаментальні:

• дослідження управлінської документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам’яті;

• виявлення впливу управлінської документації на зміст та наслідки управлінських дій у суспільстві;
• вивчення соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до її інформації;
• аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та електронної управлінської документації (їхніх систем, потоків, комунікацій);
• виявлення закономірностей розвитку управлінської документації.

Теоретико-прикладні дослідження:

• дослідження сутності управлінського документа (як елемента управлінської документації);
• вивчення функцій управлінської документації;
• вирішення класифікаційних (типологічних) проблем управлінської документації;
• дослідження властивостей управлінських документів та їхньої документної інформації;
• побудова уніфікованих моделей документів та їхніх систем, у тому числі електронних;
• вирішення понятійно-термінологічних питань.

Історичні дослідження:

• дослідження генезису управлінського документа;
• аналіз еволюції характеристик змісту і форми управлінських документів;
• визначення змісту процесів формування і розвитку видів і типів (класів) управлінських документів та управлінської документації, виявлення закономірностей в цих процесах;
• вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації.

Науково-технологічні дослідження:

• вироблення раціональних наукових методик створення управлінських документів;
• розроблення методик роботи з управлінською документацією, вивчення життєвого циклу управлінського документа;
• підготовка методик впровадження уніфікованих форм управлінських документів та уніфікованих систем управлінської документації;
• розв’язання практичних проблем створення електронних управлінських документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв’язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов’язаних з подальшим користуванням документами у їхньому динамічному стані;
• впровадження класифікаційних схем управлінських документів.

Безперечно, що це тільки головні напрями досліджень, кожен з яких може бути деталізованим. Зокрема, зараз все більше актуалізується необхідність вирішення дослідницьких проблем електронної управлінської документації, що повністю співпадають із загальними проблемами підготовки та функціонування електронних документів (ЕД) в установі. Серед них можна відзначити: