Теоретические основы функционирования документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему:

«Теоретические  основы функционирования документов»

 

 

Содержание:

Введение

Глава 1. Сущность и назначение документов

1. Документ: понятие, цели и  задачи создания документов
2. Функции документов

Глава 2. Свойства документов

2.1. Атрибутивные свойства  документов

2.2. Прагматические свойства  документов

Заключение

Библиографический список литературы

 

Введение

Тема для данной курсовой работы выбрана, потому что документы  используются ежедневно в жизни  каждого человека, но лишь малая  часть населения земли знает  определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались, и их функционировании.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании  человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом  курсовой работы выступают теоретические основы функционирования документов, а так же изучение его понятия и предмета в основном как источника и носителя информации, выполняющего определенные функции. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

Предметом работы являются свойства и функции документа, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет.

Целью данной работы является анализ свойств и функций документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документ»;
2. Определить  функции «документа»;
3. Проанализировать свойства документа.

Для решения поставленных задач при написании данной курсовой работы, были использованы работы следующих  авторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Данная курсовая работа состоит  из введения, главы 1 «Сущность и назначение документов», главы 2 «Свойства документов», заключения и библиографического списка литературы.

 

Глава 1. Сущность и назначение документов

1. Документ: понятие, цели и  задачи создания документов

В документной науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто  исследует проблемы информационно-документационной деятельности.

Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения, производный от слова “docere” – учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале 8 века – и в русский язык [ 8, С. 44].

На разных этапах истории  и в разных странах термину  «документ» приписывалось разное содержание. Как известно, любое понятие –  это представление о наиболее существенном, самом важном, главном  в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все  и признаки, свойства, стороны. По мере проникновения вглубь изучаемых  предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений  о них, а, следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.

В древнем мире слово documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века [9,  С. 58].

В России он был переведен  Петром 1 именно как «письменное  свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия  «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к  выделению, помимо правового, также  и управленческого аспекта, что  нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся  как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине 2 столетия в отечественном  документоведении получил определенность еще один важнейший аспект документа  – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

Между тем за рубежом еще  в начале 20 века было предложено гораздо  более широкое толкование понятия  «документ». Уже упоминавшийся бельгийский  ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культурологическом контексте. «Документом, - писал он, - называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».

Следует отметить, что такое  понимание документа нашло положительный  отклик и в России. В частности, в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося в начале 20 века Ф.А. Брокгаузом и И. А. Ефроном, в соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) было сформулировано определение понятия «документ» не только в узком, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевленный предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности». Однако понадобилось несколько десятилетий, чтобы отечественная теория и практика работы с документами восприняли подобный подход [8, С. 68].

Между тем в первой половину 20 столетия было существенно предусмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую [12,  С. 18].

Однако незавершенность  научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» не могли не отразиться и на определении  понятия «документ». Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот  уже в течение нескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных  подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получала название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают ее с функционированием  самоорганизующихся систем, не признавая  наличия информации в неживой  природе (функциональная концепция). В  свою очередь, среди сторонников  второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых  системах, и антропоцентристы, которые  относят информацию лишь к человеческому  обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения  внутри вещества и энергии, а также  между веществом и энергией. Часть  их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация, в сущности, есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе [5, С. 26].

Такое представление объясняет, почему одно и то е сообщение по-разному  понимается различными субъектами или  не понимается ими вовсе.

Антропоцентристы фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1. «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2. Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3. «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4. «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события»[8, С. 89].

Однако все авторы, в  конечном счете, сходятся на том, что  социальная жизнь невозможна без  информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в  орбиту общественной жизни».

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

• массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
• специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);
• личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало  в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального  носителя, а также ряд функциональных аспектов [12, С. 46].

Вместе с тем определения  понятия «документ» в различных  науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т  выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется  внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно  как средство документирования и  доказательства правовых отношений. В  сфере управления документ исследуется  главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы  рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В связи с этим перед документоведение, изучающим в историческом развитии все типы, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чем свидетельствуют имеющееся многообразие дефиниций и продолжающиеся дискуссии на эту тему [15, С.11].