Технотронные архивы

                      Контрольная работа к экзамену

по предмету «Технотронное  документирование»

                     Тамаровская Ксения Петровна

                         документоведение и ДОУ, 4 курс

                                                              тема №11

 

Технотронные  архивы

1. Понятие и  виды технотронных архивов

Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные виды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Видеодокумент — документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвукозаписи.

Научно-техническая документация — совокупность научных и технических  документов, фиксирующих процесс  и результаты научных исследований, технических разработок, а также  направления и методы их внедрения в производство. К научно-техническим документам относятся научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная документация, документация по изобретательству и рационализации. Поскольку носителем научно-технической документации является бумага, то работа с ней более приближена к работе с традиционной документацией.

 

2. Ведущие технотронные  архивы

Ведущими технотронными  архивами являются РТА кинофотодокументов, РГА фонодокументов, РГ научно-технический  архив. В остальных архивах технотронные документы хранятся в специализированных отделах. Кинофотофоновидеодокументы, в зависимости от функционального назначения составляют две группы:

- документы, создаваемые  в процессе документирования  деятельности фондообразователя включаются в состав их фондов;

- документы, являющиеся  результатом деятельности фондообразователя,  организуются самостоятельно и  учитываются самостоятельно.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

- кино- и видеодокументы  систематизируются по видам —  фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности (на каждый вид составляется отдельная опись, внутри которой киновидеодокументы систематизируются по времени из изготовления, произ¬водственным номерам, материалу и формату носителя);

- фотодокументы систематизируются  по видам – негативы различной  цветности и размера, слайды (диапозитивы)  различной цветности, позитивы, фотоотпечатки,  фотоальбомы, диафильмы (на каждый  вид составляется отдельная опись,  внутри которой фотодокументы систематизируются по авторам, объектам, местам съемки);

- фонодокументы систематизируются  по видам записи звуковой информации  — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной,  лазерной.

3. Порядок хранения  документов в технотронных архивах

Хранение кинофотофоновидеодокументов  обусловливается их носителями. Научно-техническая  документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным  рабочим слоем в хранилищах с  постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы  от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове  запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу.

Основные параметры  температурно-влажностного режима:

Вид документа	Температура °С		Относительная влажность  воздуха, %
	черно/белые	цветные	черно/белые	цветные
Документы на кинопленке
Нитрооснова	не выше 10°	не выше -5°	40-55	40-55
Безопасная основа	не выше 15°	не выше -5°	40-55	40-55
Фотодокументы
Стекло	15-20°		40-55
Пленка	не выше 15°	не выше -5°	40-55	40-45
Бумага	15-20°	2-4°	40-55	40-55
Документы на магнитной  ленте и дисковых носителях	15-20°		50-65

 

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металлических стеллажах  при условии их размагничивания  и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стеллажа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера  упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки.

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы  на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в коробках, папках, другой вторичной упаковке.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку. Научно-техническая  документация хранится в сфальцованном  виде в папках не более 50 листов формата  А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая  научно-техническая документация хранится как документы на бумажной основе.

Проверка наличия и  состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных  архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для документов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных документов — ежегодно. При оценке технического состояния документов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Документы на нитрооснове проверяются на стабильность.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной  ленте и дисковых носителях —  до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 + 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В процессе хранения документы проверяются на их техническое состояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов.

В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных  и консервационных работ. Документы  очищаются от пыли и укрепляются. Документы на магнитной ленте  очищаются, перематываются с целью  снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защитным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку.

Страховой копией кинодокумента  является первая совмещенная копия  оригинала, изготовленная на пленке методом контактной печати, в фонде  пользования находятся позитивная совмещенная копия, промежуточный  позитив изображения, контратип  фонограммы.

Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, фонд пользования также представлен копией на магнитной ленте.

Видеодокумент имеет  страховой фонд в виде первой копии  оригинала, изготовленной в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования находятся его копии.

Учет документов в  технотронных архивах аналогичен учету  в обычных архивах.

В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации.

В опись фотодокументов включаются данные заголовка или  аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов граммофонной записи вносят: номер  стороны грампластинки (единица  хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал – копия), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись видеодокументов  вносят, кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации.

При оформлении учетных  документов необходимо:

- учитывать количество  фотоотпечатков в фотоальбоме  во внутренней его описи и  в описи фотоальбомов;

- количество единиц  хранения документов учитывать  в соответствующих описях;

- единицы хранения  диафильмов располагать по порядку  номеров рулонов;

- единицы хранения  кинодокументов располагать по  элементам комплекта, внутри которого  нумеруются по порядку номеров  частей;

- единицы хранения  фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала – оригиналы, затем — копии;

- при описании фотоальбомов  фотоотпечатки нумеровать сверху  вниз слева направо на каждом  листе, в заверительную запись  выносить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома.

Учет ведется после  систематизации документов в архиве. Документы поступают на государственное  хранение в течение следующих  сроков:

- научная, технологическая,  патентная документация — через  10 лет после ее изготовления;

-  конструкторская  документация — через 15 лет;

- проектная документация  по капитальному строительству  — через 25 лет;

- кинофотофоновидеодокументы  — через 3 года.

Документы принимаются  в следующем составе:

- кинодокументы –  негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки; промежуточный позитив изображения, установочные ролики, паспорта для цветных кинодокументов, монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- (ротодокументы —  негатив, контрольный фотоотпечаток,  аннотация;