Сучасні вимоги до оформлення службових документів

1. Сучасні вимоги до складання та оформлення службових документів

Для прискореного виконання  документів і правильного формування справ у діловодстві потрібно дотримуватися певних правил щодо оформлення тексту, датування і засвідчення документа. 
Крім того, публікація знайомить із примірним переліком документів, що підлягають затвердженню, й документів, на яких ставиться гербова печатка. Також роз’яснюється, як оформляється реквізит «Адресат», виготовляються копії, оформляються додатки до документів.

Для складання службових  документів в установах потрібно використовувати папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складати документи на папері довільного формату не дозволяється.

Зазвичай усі  службові документи повинні оформлятися  на бланках установи. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства  у міністерствах, інших центральних  органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, з обов’язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків — бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору і мати такі береги: лівий — 20 мм, верхній — не менш як 10 мм, правий і нижній — не менш як 8 мм.

Деякі внутрішні  документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

2. Оформлення тексту

Задля прискореного виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнених документів.

Текст документа  повинен містити певну аргументовану  інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів.

Текст документа  оформляється як суцільний складний текст, анкета, таблиця або як поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовуватися під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Зазвичай  тексти розпорядчих документів і  листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатувальної, лист — прохання без пояснення.

Форма анкети використовується для викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується для викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

3. Оформлення документа

Складений документ мусить бути належним чином оформлений. Він повинен мати обов’язкові реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування установи — автора документа;
• назву виду документа (не зазначається в листах);
• дату;
• індекс;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• візи;
• позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Нормативно-правові  акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів  виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 року № 493/92 заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 мм) для запису про державну реєстрацію.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок мусить граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення комісії, установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо в документі  порушено кілька питань, заголовок  може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4. Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню:

• датою документа є дата його підписання;
• для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;
• для документа, що затверджується, — дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.

Дату на документі  проставляє особа, яка підписує або затверджує його.

Дата  підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний вицвітати.

5. Засвідчення документа

Засвідчуються документи підписанням, затвердженням та проставлянням печатки. Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує лише керівник установи або його заступник відповідно до своїх повноважень. Документи, що надсилаються галузевим організаціям, підписує керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо документ надсилається одночасно кільком установам  вищого рівня, керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, — підписується лише оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписує зазвичай одна особа, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — дві або більше осіб. При цьому їх підписи розміщуються один під одним відповідно до посади.

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписує той, хто головує на засіданні колегіального органу, і секретар.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Особливим способом засвідчення документа після підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належать вирішувані питання, викладені в цьому документі.

Примірний перелік  документів, що підлягають затвердженню

• Акти (перевірок і ревізій, приймання закінчених будівельних об’єктів, списання; експертизи; передавання справ; ліквідації установ).
• Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
• Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
• Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
• Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
• Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).
• Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).
• Програми (виконання робіт і здійснення заходів, відряджень тощо).
• Розцінки на виконання робіт.
• Статути державних підприємств (об’єднань).
• Структура і штатна чисельність.
• Форми уніфікованих документів.
• Штатні розписи.

Затверджують  документ за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких  елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що засвідчують права громадян і  юридичних осіб, фіксують факт витрати  грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які треба скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

• Акти (приймання закінчених будівельних об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
• Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
• Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.
• Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо).
• Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
• Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічну співпрацю, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
• Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
• Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
• Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
• Посвідчення про відрядження.
• Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
• Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
• Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
• Протоколи (погодження планів поставок).
• Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
• Специфікації (виробів, продукції тощо).
• Статути державних підприємств (об’єднань).
• Титульні списки.
• Штатні розписи.

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

6. Оформлення реквізиту

Документи адресуються  установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

Якщо документ адресується  установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному.

Якщо документ адресується  керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується  багатьом однорідним організаціям, адресата слід зазначати узагальнено.

Слово «Копія» перед  зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається перелік на розсилку і на кожному документі зазначається лише один адресат.

До реквізиту  «Адресат» може входити адреса. Порядок  і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам.

У разі надсилання документа громадянинові спершу зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса.

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із надрукованими адресами.

Кожен документ повинен  мати відмітку про безпосереднього  виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

7. Виготовлення копій

Копії документів виготовляються і видаються лише з дозволу  керівника установи або керівника  відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Вирішуючи питання  про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчуючи їхні трудові, житлові та інші права, а також  формуючи особові справи працівників, установа може виготовляти копії  документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту тощо).

Копія документа  виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної  поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи про відповідність копії оригіналу. Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення  документа складається із слова  «Згідно», найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис».

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових  осіб, з якими їх погоджено, та візи виконавців; напис про засвідчення  документа, завірений печаткою з  найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Додатки до документів

Додатки до документів доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
• додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні  оформлятися на стандартних аркушах  і мати всі потрібні для конкретного  виду документа реквізити.

У розпорядчому документі  відомості про наявність додатків зазначають у тексті, наприклад:

Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з посиланням на цей розпорядчий  документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому березі першого аркуша додатка.

Якщо є кілька додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих  документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність  додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:

• якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за такою формою:

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх треба перелічити після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників, наприклад:

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

• якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається:

• якщо велика кількість додатків — на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:— якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою: