Стандарты на электронные документы и электронный документооборот в зарубежной практике

В Великобритании также как  и в США (хотя и позже) получили распространение архивные АИПС. В  Государственном архиве была внедрена поисковая система PROSPEC и автоматизированная система контроля выдачи документов PROMT, которая печатала требования на документы, осуществляла проверку запросов, которые пользователи вводили с  терминалов в специальном справочном зале.[1]

Государственный архив выпускает  стандарты, руководства и методики по управлению документами любого формата  на протяжении их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения  или передачи на государственное  хранение. В 1995 году Государственный  архив ввел программу управления служебными электронными документами  правительственных учреждений - EROS. В нее входили различные стандарты  и методики, а именно:

"Руководство по управлению, оценке и сохранности электронных  документов";

"Корпоративная политика  в области электронных документов";

"Практические рекомендации  по управлению электронными данными  при использовании программы  Office 97 в локальной сети";

"Руководство по управлению  электронными документами на  веб-сайтах и в локальных сетях";

"Руководство по совершенствованию  методики управления электронной  почтой".

В 2001 году для Европейского Союза британской компанией Cornwell Affiliates plc. была подготовлена спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq).[5] MoReq содержат функциональные требования к системе управления электронными документами и предназначены как для управляющих документацией и архивистов, так и для всех офисных служащих и технических работников государственных и коммерческих организаций, ежедневно создающих, получающих и ведущих поиск документов, а также учебных заведений, разработчиков, поставщиков и пользователей систем управления электронными документами, поставщиков услуг в области управления документацией и их потенциальных клиентов.

Государственный архив на основе MoReq в 2002 году разработал "Функциональные требования к системам управления электронными документами", а также "Стандарт метаданных".

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.Зарубежные стандарты на электронный документ.

 

DoD 5015.2-STD .

Стандарт министерства обороны  США DoD 5015.2 впервые был введен в 1997 году, действующая сейчас вторая редакция появилась в марте 2002 года.

     Стандарт обязателен для всех подразделений и агентств министерства обороны, которые имеют право закупать и использовать только сертифицированные программные продукты для нужд электронного документооборота ведомства.

    Сертификацией занимается группа тестирования JITC Агентства информационных систем Министерства обороны США. Сертификация действительна в течение двух лет.

    На сегодня данный стандарт – единственный в мире обязательный стандарт данного класса. Он также быстро стал «де-факто» обязательным стандартом для всей отрасли, производящей математическое обеспечение для нужд электронного документооборота.

     Стандарт состоит из четырех глав, содержащих соответственно: общую информацию, обязательные требования, необязательные требования, и требования, обязательные для систем, поддерживающих работу с грифованными документами.

     Известен также стандарт MoReq Европейского Союза в области управления документами, принятый в 2001 г.

     Стандарт MoReq проводит различие между основными типами систем управления документами: информационными системами и системами электронного документооборота. Н.А. Храмцовская считает,[7] что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронного документа. После регистрации информационного материала в качестве документа тот не может быть изменен или уничтожен, если он не имеет статуса документа временного срока хранения. В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем с системами электронного документооборота.

    Стандарт MoReq содержит основные требования к:

- самой системе электронных  документов;

- классификационной схеме (электронной  номенклатуре дел);

- средствам обеспечения безопасности  документов;

- хранению документов в течение  установленного срока, их передаче  и уничтожению;

- вводу документов в систему;

- идентификаторам объектов;

- поиску, извлечению и выводу  документов;

- метаданным и эталонной модели.

    В требованиях MoReq также рассмотрены:

- автоматическая защита аутентичности  документа;

- экспертиза ценности, сроки хранения  документов, уничтожение документов;

- организация долговременного  хранения электронных документов;

- важнейшие документы и восстановление  деятельности после катастроф.

  Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб инженерно-технической и документационного обеспечения управления.

     Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетными направлениями при разработке MoReq2 стали следующие:

 - разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;

- переработка уже существующих  базовых требований, включая оценку  соответствия стандарту ISO;

- управление тематическими  делами, организация;

- эффективное управление  гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;

- интеграция с системами  управления контентом (управление  информационными материалами на  веб-сайтах).

        Национальные требования Норвегии к управлению электронными документами и их архивации NOARK-5. Несмотря на успех европейского стандарта MoReq/MoReq2 ряд европейских стран разрабатывает свои национальные требования к СЭД и регулярно их обновляет. Чаще всего это связано с тем, что в данных странах есть особенности в области управления документами, которые необходимо учесть при разработке СЭД. Примером является Норвегия, продолжающая развивать собственный стандарт NOARK.

В 2008 г. Национальные Архивы Норвегии опубликовали новую редакцию требований к управлению и архивации  электронных документов NOARK-5, которая  заменит применявшийся ранее  стандарт NOARK-4.

   NOARK-5 должен использоваться во всех архивных органах, независимо от их типа и используемого технологического решения. Решение, обеспечивающее формирование архивов, должно охватывать все виды деятельности, в ходе которых создаются документы, которые необходимо сохранить в аутентичном виде. Требования NOARK-5 не зависят от того, относится организация к государственному или частному сектору, обрабатываются ли документы традиционным образом, каков их срок хранения и будут ли они передаваться на архивное хранение.

   Стандарт разработан с позиций целостного подхода к архивному хранению документов в электронной среде. Основное внимание было уделено разработке требований, нацеленных на то, чтобы создаваемые решения обеспечивали должное управление электронными документами и архивами.

  В NOARK-5 предусмотрены три уровня требований: ключевые требования («ядро»), расширения «ядра» и требования к полномасштабным реализациям NOARK-5. Решения, основанные на «ядре» NOARK-5, используются для обеспечения надлежащей регистрации документов, и они могут также использоваться для управления электронными документами в организациях частного сектора Норвегии.

  NOARK-5 заменяет NOARK-4, при этом предусмотрена «обратная совместимость» с NOARK-4, т.е. будет возможна миграция документов из систем, основанных на ранее действовавшем стандарте, в новые системы. Это учтено при разработке как структуры электронного архива, так и метаданных.

  Системы, используемые для приема государственных документов в электронном виде, должны отвечать соответствующим требованиям NOARK-5 и должны быть одобрены для этой цели руководителем архивной службы страны.

  Архивист страны (руководитель архивной службы) должен обеспечить постоянное обновление и поддержание NOARK-5 в виде новых версий стандарта. Они публикуются на сайте Национальных Архивов (первая версия NOARK-5 была опубликована 4 июля 2008 г.).

  Интересен норвежский стандарт еще и тем, что он учитывает особенности норвежской регистрационной системы делопроизводства, напоминающей традиционную российскую, но только еще более сложную, и особенности делопроизводства коллегиальных органов.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение:

 

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следующим выводам:

- международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;

- нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;

- в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте

Совершенствование документационного  обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. – М.: 2005. – С. 115.

2.Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. – 2007. – № 1. – С. 72.

3. Ларин М. В. Форум по электронным документам //Отечественные архивы. – 2009. - №2. – С. 100.

4. Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2010. - № 3. – С. 58.

5. Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2006. - № 3. – С. 63.

6.  Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? //Отечественные архивы. – 2006. - №5. – С. 19.

7. Храмцовская, Н.А. Зарубежный опыт: модернизация системы управления документами Еврокомиссии[текст]/Н.А.Андреева//Делопроизводство.-2010.-№11.С.23-27.