Современные функциональные системы документации в Российской Федерации

-          Подготовка и брошюрование издаваемой продукции .

Архив:

-          Приём, учёт, хранение и использование дел;

-     Оказание методической помощи в оформлении дел;

-     Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

-     Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

-      Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Функциональные системы документации в Российской Федерации

Внедрение современных информационных технологий в процесс государственного управления Межозёрного городского поселения поддерживается на самом высоком уровне. Подтверждением тому стал проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием в Администрации

Учалинского р-на, ставший пилотным среди муниципальных образований Межозёрного района.

В качестве программного продукта была определена ECM-система DIRECTUM, ранее успешно внедренная в администрации Межозёрного городского поселения.

Внедрение системы осуществлялось Учалинским представительством «ICL-КПО ВС» и было направлено на повышение эффективности управления специфичными для органов государственной власти бизнес-процессами, оптимизацию контроля выполнения задач и анализ деятельности администрации Учалинского района.

На сегодняшний день автоматизирована канцелярия и секретариат руководства администрации, осуществлен переход с используемых ранее систем делопроизводства на современную систему управления информацией, и в ближайшем будущем в электронный документооборот будут вовлечены сотрудники ключевых подразделений.

В рамках проекта работа канцелярии по регистрации документов была полностью переведена в систему DIRECTUM. Это позволило упорядочить регистрацию всех видов документации. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию снизился риск потери информации, сократилось время на поиск документов и повысилась конфиденциальность работы с документами за счет гибкого назначения прав доступа.

Специалисты отдельных подразделений быстро оценили возможности системы. Управление делами начало регистрировать документацию только

 

в системе DIRECTUM.

Как отмечает ведущий специалист управления делами Татьяна Абольянина:

«...В результате выполненного проекта мы получили возможность на новом качественном уровне управлять работой канцелярии. В рамках внедрения были автоматизированы процедуры регистрации входящей документации, и в ближайшем будущем мы приступим к автоматизации работы с приказами, распоряжениями и исходящей документацией. Внедрённая система также позволит нам выполнять автоматическую печать конвертов для исходящей документации, что очень важно в условиях актуального направления работы с обращениями граждан и организаций. Всё это, несомненно, улучшит скорость и качество нашей работы, а значит — ведет к совершенствованию механизмов предоставления государственных услуг обществу».

Следующим этапом на пути к построению электронного документооборота Межозёрного городского поселения будет организация взаимодействия системы электронного документооборота Администрации.

Обеспечение сквозных процессов, передачи документов и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM специалисты ICL-КПО ВС реализуют на базе нового инструмента DIRECTUM Intersystem Cooperation Services.

Службы взаимодействия независимых систем DIRECTUM эффективно решают задачу оперативного взаимодействия: распространения и доведения до сотрудников администрации Учалинского района приказов и регламентов из администрации Главы Межозёрного поселка, согласования документов, работы над общими задачами, ведения деловой переписки, выдачи и контроля поручений сотрудникам муниципальных образований  Межозёрного городского поселения.

На этом взаимодействие компании ICL-КПО ВС и муниципалитетов Межозёрного поселка не прекращается. В дальнейших планах развитие единой системы взаимодействия органов государственной власти Астраханской области, подключение к единому информационному пространству приемных глав муниципальных районов Межозерного поселка и расширение функциональных

 

возможностей системы за счет внедрения новых решений и развития существующих на единой платформе DIRECTUM.

 

2.1. Система организационно-распорядительной  документации (ОРД)

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1.   система организационной (или организационно-правовой) документации

2.   система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельность  организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а также  некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

 

 

Система плановой документации

Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации

состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы – отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационная система

состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

1.документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт,трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим 

 

работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.

3. документы, составляемые гражданами  и направляемые в адрес администрации  или профсоюзной организации  с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

4. служебные документы, характеризующие  деловые, профессиональные, личностные  качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению  гражданином среднего и высшего  образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению  учетных степеней и ученых  званий 

(стенограмма заседания диссертационного  совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

- документация по прохождению  воинской службы;

- документация по повышению  квалификации рабочих и служащих  и т.д.[4]                         

Система научно- исследовательской документации

возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам этой системы относятся:

- отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских,

 

опытно -технологических и экспериментально-проектных работ;

- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках  специалистов;

- программы научно-исследовательских работ;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации и авторефераты  к ним, другие научные публикации  и отзывы на них;

- депонированные рукописи;

- первичная документация, образующаяся  в ходе проведения научно-исследовательских  работ (результаты анализов, журналы  записей экспериментов и т.п.). [5]

 

2.2. Унифицированные системы документации

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16

 

унифицированных систем документации.

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

 Все формы управленческой  деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые  выступают способом и средством  реализации возложенных на аппарат  управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации -- это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998..

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем

 

документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой -- в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.