Совершенствование технологии системы электронного документооборота DocsVision

АКАДЕМИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ИНСТИТУТ  ГОСУДАРСТВЕННого  управления

Кафедра управления информационными ресурсами

Допущена к защите

Заведующий кафедрой

управления информационными  ресурсами

_________________     В.И. Новиков

«__»________________2008г.

ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

 

Совершенствование технологии системы электронного документооборота DocsVision

 

 

 

Специальность  «Управление информационными ресурсами»

 

Автор работы

Студент 5 курса, УИР-2	(подпись)	В.В. Сукало
Руководитель
Старший преподаватель	(подпись)	Т.И. Юранова

 

 

 

 

 

Минск 2008

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………….………	3
1. ОБЗОР РЫНКА СЭД……………….. ………………………………………	4
1.1. Система электронного документооборота «Дело»…………………...….	6
1.2. Система электронного  документооборота «LanDocs»…………………..	16
1.3. Система электронного документооборота «DWARF»…………………..	24
1.4. Система электронного документооборота «Канцлер»…………………..	30
1.5. Система электронного документооборота «DocsVision...…….…………	38
2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СЭД DOCSVISION НА ПРЕДПРИЯТИИ …………………………………………………………...	48
2.1. Использование СЭД DocsVision на РУП «Гомельтранснефть Дружба»………………………………………………………………………….	49
2.2. Совершенствование СЭД DocsVision……………………………………..	58
3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СЭД DOCSVISION ………...........................................................................................	71
3.1. Количественная оценка эффективности внедрения СЭД…………..……	73
3.2. Качественная оценка эффективности внедрения СЭД.………………….	76
Заключение …. …………………………………………………….………	80
Список  использованных источников ………………………….	81
Приложения ………………………………………………………………...	83

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время одной из самых  востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача автоматизации документооборота.

Отсутствие автоматизированного  документооборота на предприятии ведет к появлению ряда существенных проблем:

• недостаточный обмен информацией между подразделениями;
• многократный ввод одних и тех же данных;
• проблемы с контролем исполнения поручений;
• проблемы с поиском и структурированием информации;
• возможность потери документа;
• снижается производительность труда.

В настоящее время  в Республике Беларусь большое количество крупных предприятий, министерств, ведомств переходит от бумажного документооборота к автоматизированному электронному документообороту. Требования заказчика к системе электронного документооборота постоянно увеличиваются, конкуренция на рынке систем документооборота усиливается. Поэтому вопрос совершенствования системы электронного документооборота является актуальным.

Однако, не смотря на актуальность темы совершенствования системы  электронного документооборота DocsVision, она является слабоизученной и недостаточно освещенной в литературе. Обусловлено это тем, что система электронного документооборота DocsVision функционирует на рынке систем документооборота Республики Беларусь относительно короткий срок – 1 год, что может говорить о новизне выбранной тематики.

Целью данной дипломной  работой является обзор рынка систем электронного документооборота, практическое использование выбранной системы, выделение её недостатков, поиск и реализация возможных путей совершенствования.  

1. ОБЗОР РЫНКА СЭД

 

Главным критерием выбора СЭД для обзора было обеспечение ими следующих функций:

• поддержка русского / белорусского языков; 
• возможность подготовки проектов документов с оформлением установленных реквизитов; согласование; представление на подпись руководителя (утверждение); передача документа исполнителю по установленным правилам;
• возможность регистрации и движения документов в соответствии со структурой организации; регистрацию и рассылку исходящих документов внешним корреспондентам; контроль исполнения поручений к документам; списание документов в дела по номенклатуре; поиск документов; формирование сводной номенклатуры дел организации; разграничение прав пользователей;
• возможность архивной обработки и хранения документов: обработку документов и дел, завершенных в делопроизводстве, для передачи на ведомственное архивное хранение; систематизацию дел в архивном фонде; поиск дел и документов  по установленному критерию отбора.

Для обзора рынка систем электронного документооборота были выбраны  следующие системы:

• система «ДЕЛО» ООО «Электронные офисные системы» (Россия, г. Москва);
• система «LanDocs» ЗАО «ЛАНИТ» (Россия, г. Москва);
• система «DWARF» Центр информационных технологий БГУИР (Республика Беларусь, г. Минск);
• система «Канцлер» компания IBA СП ЗАО «Международный деловой альянс»  (Республика Беларусь, г. Минск);
• система «DocsVision» компания «DocsVision» (Россия, г. Санкт-Петербург).

Анализ СЭД проводился по следующим критериям:

• назначение системы;
• основные функции системы;
• информация о компании, разработавшей СЭД;
• опыт внедрения системы;
• партнеры компании;

Одним из важнейших критериев  оценки системы является анализ основных функций системы и ее назначение. Состав основных функций:

• обеспечение функций делопроизводства. В том числе, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов (регистрационная карточка, типы файлов, прикрепляемые к регистрационной карточке). Изменение или добавление реквизитов регистрационной карточки. Направление документов на исполнение вместе с поручениями по ним.  Контроль исполнения документов. Подготовка проектов документов, проведение процедур их согласования, визирования. Ведение номенклатуры дел;
• система справочников (настройка на организационную структуру предприятия);
• совместная работа над документами;
• работа с взаимосвязанными документами;
• система замещения – делегирование прав от одного работника другому;
• полнотекстовый и атрибутный поиск документов;
• формирование отчетов;
• маршрутизация документов;
• обеспечение информационной безопасности: ЭЦП и система шифрования;
• разграничение доступа пользователей;
• способность к взаимодействию с другими приложениями;
• обмен документами по электронной почте;
• передача дел в архив и ведение архива электронных документов;
• поиск хранящихся в архиве документов по запросам пользователей;
• сканирование / распознавание;
• поточный ввод бумажных документов;
• администрирование и настройка;
• Web-доступ к информации системы;
• поддержка нескольких языков в реквизитах регистрационной карточки.

 

1. Система электронного документооборота «Дело»

1.   Назначение и состав системы «Дело»

 

Система «ДЕЛО», разработанная  компанией ООО «Электронные офисные системы» (г. Москва),  - это промышленная система комплексной автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности.

Система «ДЕЛО» поставляется в нескольких вариантах: многопользовательском  «ДЕЛО-Предприятие» и однопользовательском  – «ДЕЛО- Секретарь». Система может применяться как в организациях с небольшой численностью сотрудников, так и в организациях, имеющих сложную структуру с большой численностью сотрудников.

«ДЕЛО-Предприятие» поддерживает полный жизненный цикл документа  в делопроизводстве организации от его первичной регистрации до передачи на хранение в архив. 

В состав системы «ДЕЛО» входят дополнительные подсистемы, которые  поставляются по мере необходимости.

Подсистема «Архивное  дело»  обеспечивает работу архива организации с электронными документами.  Подсистема также поддерживает возможность  постепенного перехода архивной службы организации   от работы с бумажными документами к безбумажным технологиям. Такой переход обеспечивается путем автоматизации работы архива с бумажными документами и одновременной обработкой и хранением электронных документов. Подсистема «Архивное дело» обеспечивает выполнение следующих функций:

• подготовку номенклатуры дел, в том числе: создание номенклатуры дел подразделения на основе ранее введённой номенклатуры; создания сводной номенклатуры дел организации; копирования требуемых заголовков в указанную номенклатуру дел подразделения из номенклатуры дел других подразделений. При составлении номенклатуры дел подсистемой поддерживается возможность выбора сроков хранения документов из перечней;
• подготовку дел и документов к передаче в  архив организации. Систематизацию документов в деле в том числе: разделение дела на тома, в зависимости от числа листов в деле;  систематизацию документов внутри дела; составление внутренней описи дела; оформление обложки дела; составление сдаточной описи дел структурного подразделения;
• прием и регистрацию дел в  архиве организации. Исполненные электронные документы, списанные в дела по номенклатуре в системе ДЕЛО, выгружаются в файл  формата XLS и передаются в  подсистему «Архивное дело». При этом автоматически создаются архивные карточки дела и архивные карточки документов дела. Если документы поступили в архив в бумажном виде, пользователь подсистемы «Архивное дело» создает архивные карточки дел и архивные карточки документов, а также, при необходимости,  прикрепляет электронные образы документов.  В данном режиме существует возможность добавления информации в подсистему «Архивное дело» путем применения технологии поточного сканирования;
• составление и оформление годового раздела сводной описи дел. Функция обеспечивает формирование и ведение годовых разделов сводной описи дел организации в соответствии со схемой систематизации фонда и  с учетом сроков хранения дел;
• подготовку дел, не подлежащих длительному хранению, к уничтожению. Для обеспечения  возможности выделения к уничтожению  документов и дел, не подлежащих хранению, в подсистеме предусмотрен режим подготовки актов об уничтожении дел. В данном режиме имеется возможность создания акта, редактирования его реквизитов, удаления акта. Кроме того, имеется возможность просмотра списка дел, входящих в конкретный акт, а также формирования отчетной формы акта  о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению; 
• перемещение дел и документов в архиве (выдача на руки, возвраты, выбытия). При этом осуществляется оперативный контроль возврата дел и документов, выданных на руки;
• атрибутивный поиск (как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов), а также контекстный поиск в файлах, прикреплённых к архивной регистрационной карточке.

Подсистема «Поточное  сканирование» позволяет автоматизировать процесс прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам. При регистрации документов на первых листах самих документов печатается назначаемый системой уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует регистрационную карточку документа и содержит информацию о параметрах сохранения прикрепляемых к ней файлов. По окончании регистрации пачка документов помещается в подающий лоток сканирующего устройства и автоматически обрабатывается. При этом первым листом в пачке должен быть первый лист документа со штрих-кодом, соответствующим данному документу. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам.

Подсистема «Дело Web»  предназначена для поиска, предоставления информации по документам и обеспечения  выполнения некоторых функций с документами, зарегистрированным в системе автоматизации документооборота и делопроизводства «ДЕЛО», путем обращения к базам данных системы  через сеть Интернет. Информационно-поисковые возможности подсистемы приближены к возможностям основной системы. «Дело Web» имеет дружественный интуитивно-понятный интерфейс. Подсистема  предоставляет возможность быстрого и удобного формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе «ДЕЛО». Пользователи «Дело Web» смогут осуществлять следующие функции:

• просматривать содержимое папок своих отделов (управлений); 
• осуществлять поиск документов по значениям практически любого реквизита регистрационной карточки;
• при просмотре информации о регистрационной карточке видеть все реквизиты регистрационной карточки.

Помимо информационно-поисковых  функций, подсистема позволяет пользователям в рамках предоставленных им прав выполнять некоторые операции с регистрационной карточкой документов:

• ввод новых резолюций; 
• ввод информации об исполнении резолюций; 
• ввод информации о визировании и утверждении проектов документов.

 

2. Описание функций  СЭД «ДЕЛО»

 

• обеспечение функций делопроизводства. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационная карточка, в которую заносятся сведения о документе (реквизиты документа) и сведения об истории работы с документом. К регистрационной карточке может быть присоединен  текст документа в виде файла. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы (приказы, распоряжения, договоры, акты, счета и т.д.), в том числе и проекты документов. Система поддерживает 4 типа регистрационных карточек: входящие, исходящие (внутренние), письма и обращения граждан, проекты документов. К регистрационной карточке могут быть добавлены файлы любого типа (например, графика, текст, аудио, видео и т.д.).
• Направление документов на исполнение. Направление документов исполнителям осуществляется по резолюции, которая содержит задание и список должностных лиц, назначенных исполнителями документа. Резолюция является составной частью регистрационной карточки. При работе с регистрационной карточкой  система позволяет пользователю просмотреть перечень резолюций документа. Информация размещается в виде списка в дополнительном окне и содержит все основные поля резолюций, созданных в текущей картотеке.
• Контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.