Социальная сущность и функции документа

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

 

Заключение

Документ – явление сложное. Его изучение сегодня активно проводится многими научными дисциплинами (документоведение, архивоведение, делопроизводство и др.), но в изучении его природы и назначении еще много белых пятен. Полифункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ», и другие функции . Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ». Для изучения социальной сущности документа необходимо изучить его культурную, историческую, информационную, правовую, коммуникативную и многие другие функции.

Знание функций документа позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документационной информации ( в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществлять научную классификацию и типологию документа ( распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т. п.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

 

 

 

 

Приложение 1:

ЗОА  «Медприбор»   А К Т   №     Москва

УТВЕРЖДАЮ   Директор ЗАО «Медприбор»  А.Н. Петров 08.04.2001

 
Проверки работы с документами в 
отделе маркетинга

Основание: приказ директора от 01.04.2001 № 23 « О Совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор»

Составлен комиссией:

Председатель: зав. Канцелярией О.П. Иванова

Члены комиссии: 1. Зав. Производственным отделом К.А. Тихонов

2. Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлова

3. Секретарь-референт канцелярии Г.И. Пахомова

4. Менеджер по кадрам П.Е. Александров

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.И. Радионова

08.04.2001 комиссия проверила состояние  работы с документами в отделе  маркетинга.

В результате проведенной проверки установлено:

1.В отделе маркетинга несвоевременно  формируются в дела исполненные  документы.

2.Заголовки дел не всегда  соответствуют заголовкам, предусмотренным  номенклатурой дел.

3.Отсутствуют два дела с перепиской  за 2000 год.

4.Не проведена предархивная обработка документов 1999 года, подлежащих длительному хранению.

Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе меркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления

Составлен в четырех экземплярах:

1 экз. – в дело 01-09

2 экз. – зам. Директора по администратино-хозяйственным вопросам

3 экз. – зав отделом маркетинга

4 экз. – председателю комиссии

Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга С.И. Родионовой на 1л. в 1 экз. 

Председатель комиссии Иванова О.П. Иванова 

Члены комиссии Тихонова К.А. Тихонова

Павлова В.Е. Павлова

Пахомова Г.И. Пахомова

Александров П.Е. Александров 

С актом ознакомлены:

Зав. Отделом маркетинга   Егоров    Н.И.Егоров

09.04.2001

Секретарь отдела маркетинга  Родионова С.И Родионова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М., 1988.

Илюшенко М.П. К понятию “документ” (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С.26-31.

Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.

Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9.

Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С.41-44.